Tulorekisteri uuden yrittäjän näkökulmasta – 5 kysymystä ja vastausta KATRE:sta
Mikä on yritysmuotosi? Onko palveluksessasi työntekijöitä? Hoituuko palkanlaskenta itse vai ulkoistatko sen tilitoimistolle? Muun muassa nämä seikat vaikuttavat siihen, miten KATRE eli kansallinen tulorekisteri vaikuttaa arkeesi uutena yrittäjänä. Kokosimme vastaukset viiteen kysymykseen, jotka tuoreen yrittäjän tai yrityksen perustamista harkitsevan henkilön on syytä tietää tulorekisteristä.
1. Mikä on tulorekisteri?
KATRE eli kansallinen tulorekisteri otettiin käyttöön tammikuussa 2019. Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, jonne ilmoitetaan tiedot kansalaisille maksetuista palkoista, eläkkeistä sekä etuuksista, kuten työttömyys- ja sairauspäivärahoista.
Tulorekisterin tarkoitus on yksinkertaistaa yritysten palkanmaksuun ja palkkatietojen ilmoittamiseen liittyvää byrokratiaa. KATRE:n käyttöönoton ansiosta tietoja ei enää tarvitse ilmoittaa eri aikoihin useille eri tahoille, vaan kaikki tiedot kulkevat eteenpäin samalla vaivalla tulorekisterin kautta.
- Vuoden 2019 alusta lähtien yritysten on pitänyt ilmoittaa rekisteriin tiedot maksetuista palkoista, luontoiseduista, työkorvauksista sekä muista ansiotuloista. Myös verottomista matkakulukorvauksista, kuten maksetuista päivärahoista, kilometrikorvauksista ja ateriakorvauksista on annettava ilmoitus tulorekisteriin.
- Tiedot maksetuista etuuksista ja eläkkeistä kirjataan tulorekisteriin vasta vuodesta 2021 lähtien. Alkujaan etuus- ja eläkeilmoitusvelvollisuuden piti astua voimaan jo vuoden 2020 alussa, mutta muutosta siirrettiin vuodella eteenpäin.
Tulorekisterin kautta tiedot kulkeutuvat eteenpäin viranomaisille ja muille palkka- ja etuustietoja hyödyntäville tahoille, kuten esimerkiksi Verohallinnolle, Kansaneläkelaitokselle, työeläkelaitoksille sekä Eläketurvakeskukselle. Myöhemmässä vaiheessa tulorekisterin kokoamia tietoja hyödyntävät myös kunnat, työttömyyskassat, vahinkovakuutusyhtiöt ja lukuisat muut organisaatiot.
2. Keihin pienyrittäjiin tulorekisteri erityisesti vaikuttaa?
Tulorekisterin käyttöönotto on näkynyt muutoksina kaikille yrittäjille, jotka maksavat palkkaa itselleen tai työntekijöilleen. Pienyrittäjistä KATRE siis koskee eritoten sellaisia henkilöitä, jotka pyörittävät osakeyhtiötä. Oy-muodossa palkan, luontoisetujen sekä verottomien matkakorvausten maksaminen on mahdollista niin itselle kuin mahdollisille työntekijöille.
Toiminimien näkökulmasta tulorekisteri puolestaan on nopeasti käsitelty. Toiminimiyrittäjät nostavat rahaa käyttöönsä yksityisottoina, jolloin kyse ei ole palkanmaksusta. Yksityisottoja ei täten tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin. Myöskään työmatkakulujen korvaamisista maksettavia lisävähennyksiä – eli kansankielisesti toiminimen kilometrikorvauksia ja päivärahoja – ei ilmoiteta KATRE:en. Mikäli toiminimiyrittäjä on kuitenkin palkannut työntekijöitä, heille maksetuista palkoista ja etuuksista on annettava ilmoitus.
Erityisen paljon huomioitavaa tammikuu toi mukanaan sellaisille pienyrittäjille, jotka olivat tottuneet hoitamaan palkanlaskentansa itse ilman tilitoimiston apua. Käytännössä kaikista palkkajärjestelmistä löytyy kuitenkin jo vuodenvaihteessa tarkat ohjeistukset tulorekisteri-ilmoitusten antamiseen liittyen.
Tiedot KATRE:en kannattaa ilmoittaa suoraan palkkaohjelmistosta
Osakeyhtiötä pyörittävä ja palkkansa itse laskeva yksinyrittäjä voi ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkahallinto-ohjelmistosta teknistä rajapintaa hyödyntäen. Tekninen rajapinta on ohjelmiston ja tulorekisterin välille rakennettu yhteys, jonka kautta tiedot siirtyvät automaattisesti eteenpäin kahden sovelluksen välillä.
Moni niin sanottu omatoimipalkanlaskija hyödyntää esimerkiksi palkkaus.fi-palvelua, josta tiedot kulkeutuvat tulorekisteriin automaattisesti. Palkanmaksuominaisuus voi olla kytkettynä myös suoraan yrittäjän käyttämään laskutusohjelmaan. Esimerkiksi Isolta-laskutusohjelmassa palkkojen laskeminen ja maksaminen onnistuu yhdellä maksulla, eikä vaadi palkanlaskentaan liittyvää erityisosaamista.
Vaihtoehtoisesti yrittäjä voi kuitenkin ilmoittaa tulorekisteritiedot manuaalisesti verkkolomakkeella myös sähköisessä asiointipalvelussa osoitteessa tulorekisteri.fi.
Tiedot maksetuista palkoista, etuuksista ja korvauksista on annettava viiden päivän sisällä maksupäivästä. Tietojen ilmoittaminen tehdään palkansaajakohtaisesti eli kukin palkkaa saava henkilö käsitellään erikseen. Tulorekisteri koskee vain tietojen ilmoittamista, eli maksujen tilityksiin ja eräpäiviin se ei vaikuta.
Työnantajayritykset joutuvat lisäksi tekemään kerran kuussa erillisilmoituksen, josta selviää palkkojen perusteella muodostuneen työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä sekä siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset.
3. Entä jos tilitoimisto hoitaa kaiken palkanmaksuun liittyvän?
Jos palkanlaskenta on ulkoistettu tai ulkoistetaan heti yrityksen perustamisen yhteydessä, tilitoimisto huolehtii pitkälti kaikista tulorekisteriin liittyvistä käytänteistä ja ilmoitusvelvollisuuksista. Pienyrittäjiä enemmän tulorekisterin käyttöönotto toikin vuodenvaihteen tienoilla muutoksia tilitoimistoissa työskentelevien palkanlaskijoiden sekä palkkahallinto-ohjelmistojen kehittäjien arkeen.
Loppuvuodesta 2018 tilitoimistot tiedottivat asiakkaitaan ahkerasti tulorekisterin mukanaan tuomista muutoksista. Pienyrityksen ja tilitoimiston yhteisiä toimintamalleja saatettiin joutua hiomaan esimerkiksi sellaisissa yrityksissä, joissa maksettiin usein palkkaennakoita tai verottomia matkakorvauksia työntekijöille.
Muutoksen jälkeen tilitoimistot tarvitsevat asiakkailtaan aiempaa täsmällisemmin tietoja myös palkkoihin vaikuttavista sairauspoissaoloista, vanhempainvapaista sekä vuosilomista. Lisäksi pienyrityksen vakuutustietoja koskevat muutokset on aina muistettava ilmoittaa tilitoimistolle, sillä tätäkin informaatiota tarvitaan tulorekisteritietojen ilmoittamista varten.
Varsin monessa pienessä osakeyhtiössä tulorekisterin käyttöönoton vaikutus yrityksen käytännön arkeen on kuitenkin jäänyt hyvin vähäiseksi, mikäli palkanlaskenta on hoidettu tilitoimiston kautta.
Jos olet vasta perustamassa yritystä ja ulkoistat heti kirjanpidon ja palkanlaskennan, tilitoimistosi evästää sinua kaikissa tulorekisteriin liittyvissä asioissa.
4. Missä laajuudessa tulorekisteritiedot ilmoitetaan?
Palkkatiedot tulorekisteriin voidaan ilmoittaa joko suppealla tai laajemmalla tarkkuudella. Ensin mainittu vaihtoehto tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että maksetut rahapalkat ilmoitetaan könttäsummana. Laajempi ilmoitustapa puolestaan erittelee rahapalkan tarkemmiksi tulolajeiksi.
Suppeammalla tavalla ilmoitettaessa maksettu palkka voidaan siis ilmaista esimerkiksi 3000 euron yhteissummana. Laajempi ilmoitustapa taas kertoo, että kyseinen summa muodostuu 2500 euron peruspalkan lisäksi 300 euron iltalisistä sekä 200 euron ylityökorvauksista.
Palkanmaksupäivää ja -kautta sekä suorituksen saajaa ja maksajaa koskevat tiedot ovat kuitenkin aina pakollisia. Myös palkasta tehtävä ennakonpidätys ja muut vähennykset on aina ilmoitettava, kuten myös luontoisedut ja verottomat matkakorvaukset, mikäli niitä maksetaan.
Suppeampi ilmoitustapa on luonnollisesti vähätöisempi, mutta sen käyttäminen saattaa myöhemmin aiheuttaa ylimääräisiä selvitystöitä. Tulorekisteritietoja hyödyntävät käyttäjät – esimerkiksi verovirkailija tai Kelan etuuskäsittelijä – tarvitsevat päätöksenteon tueksi yksilöllisiä tietoja, jotka eivät ilmene suppeampaa ilmoitustapaa käytettäessä.
Useimmiten tilitoimistot toimittavat palkkatiedot tulorekisteriin laajemmalla ilmoitustavalla.
5. Mistä ja miten omia palkkatietoja voi katsella?
Palkkaa nostava yrittäjä – kuten kuka tahansa muukin yksityishenkilö – voi tarkastella omia tulotietojaan kirjautumalla KATRE:en osoitteessa tulorekisteri.fi. Kirjautuminen tapahtuu helpoiten omilla verkkopankkitunnuksilla tai sähköisellä varmenteella. Jatkossa tulorekisteristä näkee myös tiedot maksetuista etuuksista ja eläkkeistä. Tulorekisterin kautta pääset luonnollisesti käsiksi vain omiin tulo- ja etuustietoihisi – muiden tietoja et voi kurkkia.
Kattavasti lisätietoa kaikista tulorekisteriin liittyvistä asioista saat omasta tilitoimistostasi tai osoitteesta tulorekisteri.fi.
