Tilitoimiston valinta – 10 tärppiä yksinyrittäjälle kirjanpidon ulkoistamiseen

Tilitoimiston valinta – 10 tärppiä yksinyrittäjälle kirjanpidon ulkoistamiseen

 

Suomessa toimii tällä hetkellä yli 4000 tilitoimistoa, joten hyvää kirjanpitäjää etsiessäsi vaihtoehdot eivät todellakaan lopu kesken. Edullinen hinta ja tuttujen antamat suositukset ovat monille tärkeitä kriteerejä, mutta pelkästään niiden perusteella omaa nimeä ei kannata sopimuspaperiin rustata. Listasimme 10 asiaa, joita sinun kannattaa pohtia tilitoimiston valintaa miettiessäsi.

 

1. Miksi pienyritykseni kirjanpito ylipäätään kannattaa ulkoistaa?

Liian moni uusi yrittäjä mieltää kirjanpidon vain pakolliseksi kulueräksi, vaikka tosiasiassa ulkoistamisesta on hyötyä niin ajankäytöllisesti kuin rahallisesti.
On tietysti totta, että etenkään toiminimillä yhdenkertaisen kirjanpidon tekeminen itse ei pienillä tositemäärillä ole ydinfysiikkaa. Miksi en siis hoitaisi hommaa omin päin?

Tässä kohtaa on hyvä muistaa, että pienellekin yritykselle kirjanpito tarkoittaa paljon muutakin kuin tulojen ja menojen kaavamaista ynnäämistä.

Alla näet vain muutamia esimerkkejä huomioitavista asioista.

  • Veroilmoitus ja tilinpäätös.
  • Viranomaisilmoitukset määräpäivineen.
  • Matkakulujen vähentäminen kirjanpidossa.
  • Edustuskulujen ja markkinointikulujen erottelu ja vähentäminen.
  • Arvonlisäveron alarajahuojennusten hakeminen, jos liikevaihto jää tietyn rajan alle.
  • Kirjanpito- ja verotuslainsäädännössä tapahtuvat muutokset.
  • Kirjanpitomateriaalien säilytys lain vaatiman ajan.

Kirjanpitäjä kannattaakin heti alusta asti mieltää yritystoimintasi sparraajaksi ja auttajaksi, jonka puoleen voit kääntyä apua kaivatessasi.

Samalla saat varmistettua sen, että kirjanpito tulee varmasti tehtyä oikein ja saat kaikki mahdolliset verovähennykset talteen. Säästyvät tunnit voit itse käyttää laskutettavaan työhön.
Jos kuitenkin haluat ensin kokeilla yhdenkertaisen kirjanpidon tekemistä itse, voit käyttää apunasi Isoltan ilmaista kirjanpitopohjaa.

 

2. Mitä palveluita tilitoimistolta tarvitsen ja millainen on työnjako?

Monilla aloittavilla yrittäjillä palvelupakettiin kuuluu juokseva kuukausikirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus. Osakeyhtiöiden omistajayrittäjät sysäävät usein myös palkanlaskennan kirjanpitäjän harteille. Tilitoimistoista on kuitenkin saatavilla kattavasti myös paljon muita erilaisia lisäpalveluja, joiden tarpeellisuutta kannattaa pohtia omaa liiketoimintaa ja sen laajuutta vasten.

Kirjanpitäjän kanssa on samalla hyvä sopia myös työnjaosta ja kuukausittaisista aikatauluista. Vaikka ulkoistaisit kirjanpidon, vastaat silti itse kirjanpitomateriaaliesi (esim. maksetut laskut, kuitit, muut tositteet) toimittamisesta kirjanpitäjälle. Tämänkin työvaiheen voit hoitaa monella tavalla – tästä lisää alla.

 

3. Millaisia sähköisen taloushallinnon ratkaisuja tilitoimisto tarjoaa?

Sähköinen taloushallinto saattaa monesta yksinyrittäjästä kuulostaa sanahirviöltä, joka koskettaa vain isompia yrityksiä.
Pienyrittäjän näkökantilta taloushallinnon sähköistäminen tarkoittaa kuitenkin yksinkertaisimmillaan vain sitä, että pystyt hoitamaan kaikki omat kirjanpitorutiinisi yhdessä ja samassa ohjelmassa netin kautta.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:

  • myyntilaskujen lähettämistä asiakkaille,
  • ostolaskujen vastaanottamista ja maksamista ilman viitenumeroiden näpyttelyä,
  • kuittien ja muiden tositteiden lähettämistä kirjanpitäjälle,
  • yrityksesi taloudellisten lukujen seuraamista reaaliajassa jne.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmat toimivat netin kautta pilvipalveluna, eli esimerkiksi tietokoneelle ei tarvitse asentaa mitään. Voit tietysti käyttää ohjelmaa missä tahansa myös älypuhelimella tai tabletilla – kunhan vain nettiyhteys pelaa.

Kirjanpitäjälläsi on pääsy samaan ohjelmaan, joten hän pystyy helposti muodostamaan kuukausikirjanpidon alv-laskelmineen ja huolehtimaan kaikista niistä osa-alueista, joita et itse halua tehdä.

Sähköisessä taloushallinnossa on siis loppujen lopuksi kyse vain siitä, että hoidat aiemmin paperilla tehtyjä rutiineja sähköisesti – tämä säästää sinulta tuntikaupalla aikaa joka kuukausi.

Helppokäyttöisiä ohjelmia löytyy myös pienyrittäjien tarpeisiin, eikä niiden käyttö vaadi minkäänlaista kirjanpidon erityistuntemusta. Accountor Go on esimerkki sähköisen taloushallinnon palvelusta, joka on suunniteltu nimenomaan yksinyrittäjien käyttöön.

 

4. Tiedänkö millä periaatteella kirjanpitoni hinta muodostuu?

Tilitoimistot laskuttavat palveluistaan useilla erilaisilla hinnoittelumalleilla. Kirjanpidosta aiheutuvat kustannukset voivat pohjautua:

  • toimittamiesi tositteiden määrään,
  • tuntihinnoitteluun,
  • kiinteään kuukausimaksuun tai
  • edellä mainittujen yhdistelmään.

Tilitoimistosta kannattaakin varmistaa, mitä hinnoittelumallia he suosivat ja mitä palveluja omaan pakettiisi tarkalleen ottaen kuuluu. Näiden tietojen perusteella sinun tulisi pystyä muodostamaan realistinen arvio kirjanpidon hinnasta vuositasolla.

Tositeperusteinen hinnoittelu voi olla hyvä vaihtoehto sivutoimisille yrittäjille, joilla tositteiden määrä jää kuukausittain pieneksi. Monet päätoimiset yrittäjät sen sijaan suosivat kiinteää hinnoittelua, joka helpottaa liiketoiminnan kulujen budjetointia.

Voit itse vaikuttaa kirjanpitosi hintaan automatisoimalla rutiinityövaiheita ja toimittamalla kirjanpitomateriaalit tilitoimistoon säntillisesti ja oikeassa muodossa. Esimerkiksi Finago Solo on toiminimille ja pienille osakeyhtiöille suunniteltu laskutus- ja kirjanpito-ohjelma, jota voit käyttää yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa.

Muista silti, että tilitoimiston valintaa tehdessäsi hinta ei koskaan saa olla ensimmäinen ja tärkein kriteeri. Halvimman hinnan perässä juostessasi harvemmin säästät mitään.

 

5. Tunteeko tilitoimisto omaa toimialaani?

Toimitko rakennus- tai matkailualalla? Myytkö käytettyjä tavaroita? Sisältyykö yritystoimintaasi paljon kansainvälistä kaupankäyntiä?

Joillakin toimialoilla kirjanpitoon ja verotukseen liittyy tiettyjä erityissäännöksiä, jolloin tilitoimiston toimialatuntemukseen kannattaa kiinnittää normaalia enemmän huomiota.

Mikäli tilitoimistosi nykyisten asiakkaiden joukosta löytyy runsaasti oman alasi yrityksiä, ongelmien syntyminen on epätodennäköisempää.

 

6. Millaisia kokemuksia tilitoimiston muilla asiakkailla on?

Nykyisten asiakkaiden suositukset ovat monille tilitoimistoille tärkein kanava uusien asiakkaiden hankintaan. Siksi sinunkin kannattaa parhaasi mukaan pyrkiä selvittämään, millaista palvelua muut ovat tilitoimistolta saaneet.

Google ja sosiaalisen median kanavat kertovat toki jotain, mutta pelkästään niiden varaan tiedonkeruuta ei kannata jättää. Usein parhaimmat vinkit saa sellaisilta yrittäjiltä, jotka toimivat samalla alalla ja joiden liiketoiminta on suunnilleen samaa suuruusluokkaa.

Voit yrittää onkia tilitoimistolta tietoa myös heidän nykyisten asiakassuhteidensa pituuksista.

 

7. Kasvaako tilitoimisto yritykseni mukana?

Tilitoimistosi palvelujen olisi hyvä vastata tarpeitasi myös silloin, jos toiminta laajenee.
Esimerkiksi kasvuhakuinen osakeyhtiö voi jo muutaman vuoden kohdalla olla tilanteessa, jossa peruskirjanpidon ja palkanlaskennan rinnalle kaivataan kattavampia lisäpalveluja, kuten esimerkiksi:

  • verosuunnittelua,
  • rahoitus- ja kannattavuuslaskelmien tekemistä,
  • yrityksen omistusjärjestelyihin liittyvää neuvontaa,
  • ja niin edelleen.

Läheskään kaikkia uusia pienyrittäjiä kyseiset asiat eivät tietenkään koske – ainakaan heti ensimmäisinä vuosina.

Asiaan kannattaa silti kiinnittää huomiota, mikäli tähtäimessäsi on liiketoiminnan nopea kasvu tai työntekijöiden palkkaaminen. Tällöin on kätevää, että tarvittavat palvelut saa niin sanotusti yhden luukun periaatteella.

 

8. Puhutaanko tilitoimistossa suomea vai kirjanpitojargonia?

Uusi yrittäjä harvemmin on kirjanpidon erityisasiantuntija, joten hänelle ei tule puhua kuin sellaiselle. Ammattijargonin sijaan kirjanpitäjältä saa ja pitää vaatia selkokielisiä vastauksia, joissa asiat väännetään tarvittaessa rautalangasta.

Usein melko hyvä mittari henkilökemioiden toimivuudesta on se, että uskallat kysyä myös niin sanottuja ”tyhmiä kysymyksiä”. Toimiva kommunikaatio vähentää väärinymmärrysten vaaraa ja tekee tilitoimiston kanssa asioinnista huomattavasti mukavampaa.

 

9. Mitä kautta saan kirjanpitäjääni tarvittaessa yhteyden?

Monille riittää, että kirjanpitäjä on tavoitettavissa puhelimella ja sähköpostilla. Toiset taas arvostavat sitä, että tilitoimistoon voi tarvittaessa marssia asioimaan kasvotusten milloin tahansa. Taloushallinnon ammattilaisia omalta paikkakunnaltasi voit etsiä esimerkiksi Suomen tilitoimistot -verkkosivustolla.

Tilitoimiston kanssa kannattaa aina sopia siitä, mitä kautta ja milloin saat heidät tarvittaessa kiinni. Tämä helpottaa sekä sinun että kirjanpitäjäsi työskentelyä.

Jos yhteydenotoista aiheutuu erilaisia selvittelytöitä, myös niistä mahdollisesti aiheutuvat kulut kannattaa huomioida.

 

10. Entä jos kirjanpitäjäni sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa?

Yrityksesi kirjanpitoon liittyvät asiat eivät voi takerrella sen takia, että kirjanpitäjäsi sairastuu flunssaan, lomailee tai vaihtaa työpaikkaa. Varmista siis tilitoimistolta, millaiset toimintamallit he ovat rakentaneet tällaisten tilanteiden varalle.

Auktorisoiduilta tilitoimistoilta – eli Taloushallintoliiton jäsenyrityksiltä – edellytetään, että tämäkin asia on huolehdittu kuntoon. Muista auktorisoitujen tilitoimistojen hyödyistä voit lukea linkin takaa.