Palkanmaksu – näin maksat palkkaa työntekijälle oikein

1. Etusivu
2. Palkka
3. Palkanmaksu – näin maksat palkkaa työntekijälle oikein

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on monelle yrittäjälle iso askel. Kun rekrytointi on tehty ja työsopimus allekirjoitettu, edessä on seuraava haaste: miten palkanmaksu oikeastaan hoidetaan käytännössä?

Pelkkä rahan siirtäminen tililtä toiselle ei riitä. Palkanmaksuun liittyy ennakonpidätyksiä, ilmoituksia tulorekisteriin, palkkalaskelmia ja sivukuluja, joista työnantajan on huolehdittava. Jos jokin näistä unohtuu tai myöhästyy, seuraukset voivat olla kalliita.

Tässä oppaassa käymme läpi kaiken, mitä yrittäjän tarvitsee tietää palkanmaksusta. Ei lakitekstiä, vaan käytännön ohjeet selkokielellä.

Palkanmaksun perusperiaatteet

Palkanmaksu tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että työnantaja maksaa työntekijälle korvauksen tehdystä työstä. Kuulostaa helpolta, mutta käytännössä pelisäännöt tulevat työsopimuslaista, verotuslainsäädännöstä ja mahdollisesta työehtosopimuksesta.

Työnantajana sinun vastuullasi on:

• Maksaa palkka sovittuna palkanmaksupäivänä
• Pidättää palkasta ennakonpidätys ja muut lakisääteiset maksut
• Toimittaa työntekijälle palkkalaskelma jokaisesta palkanmaksusta
• Ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa
• Maksaa työnantajan sivukulut ajallaan

Jos tämä lista tuntuu pitkältä, ei hätää. Käymme jokaisen kohdan läpi erikseen.

Palkanmaksupäivä ja maksuaikataulu

Palkanmaksupäivä sovitaan työsopimuksessa. Yleisimpiä käytäntöjä ovat kuukauden 15. päivä ja kuukauden viimeinen päivä. Jotkut yritykset maksavat palkan kahdesti kuukaudessa.

Työsopimuslain mukaan kuukausipalkkaiselle työntekijälle palkka maksetaan kerran kuukaudessa. Tunti- tai urakkapalkkaisen työntekijän palkka maksetaan vähintään kaksi kertaa kuukaudessa, ellei toisin sovita.

Jos sovittu palkanmaksupäivä osuu lauantaille, sunnuntaille tai pyhäpäivälle, palkka maksetaan edellisenä arkipäivänä. Palkan on oltava työntekijän käytettävissä palkanmaksupäivänä.

Palkanmaksukausi

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Tyypillisesti se on kalenterikuukausi, mutta se voi olla myös kaksi viikkoa tai muu sovittu jakso. Palkanmaksukausi kirjataan työsopimukseen.

Mitä palkasta pidätetään?

Työntekijän tilille ei mene koko bruttopalkka, vaan siitä pidätetään useita eriä. Tämä on monelle uudelle työnantajalle yllätys: työntekijälle maksettava nettopalkka on huomattavasti bruttopalkkaa pienempi.

Ennakonpidätys

Ennakonpidätys on veron ennakkomaksu, jonka työnantaja pidättää työntekijän palkasta ja tilittää Verohallinnolle. Pidätyksen suuruus määräytyy työntekijän verokortin mukaan.

Työntekijän on toimitettava verokortti työnantajalle työsuhteen alussa. Nykyään verokorttitiedot siirtyvät sähköisesti suoraan Verohallinnosta, eikä paperista verokorttia yleensä tarvita.

Jos työntekijä ei toimita verokorttia, ennakonpidätys tehdään 60 prosentin mukaan. Tämä kannattaa kertoa työntekijälle heti työsuhteen alussa, niin vältytään turhilta yllätyksiltä.

Työntekijän eläkemaksu (TyEL)

Palkasta pidätetään työntekijän osuus TyEL-maksusta. Vuonna 2026 työntekijän TyEL-maksu on 7,30 prosenttia palkasta (sama kaikille ikäryhmille).

Työttömyysvakuutusmaksu

Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu on vuonna 2026 0,89 prosenttia palkasta. Tämäkin pidätetään bruttopalkasta.

Esimerkki: mitä 3 000 euron bruttopalkasta jää käteen?

Kuvitellaan, että työntekijäsi bruttopalkka on 3 000 euroa kuukaudessa ja hänen ennakonpidätysprosenttinsa on 20 %.

Tämän lisäksi työnantaja maksaa sivukulut bruttopalkan päälle. Niistä kerromme tarkemmin työnantajan sivukulut -artikkelissa.

Palkkalaskelma eli palkkakuitti

Työnantajan on annettava työntekijälle palkkalaskelma jokaisesta palkanmaksusta. Palkkalaskelmaa kutsutaan puhekielessä myös palkkakuitiksi tai palkkanauhaksi.

Palkkalaskelmasta pitää käydä ilmi ainakin seuraavat tiedot:

• Palkanmaksukausi
• Palkanmaksupäivä
• Rahapalkka ja sen perusteet (tuntipalkka, kuukausipalkka, provisio tms.)
• Lisät ja korvaukset eriteltynä (ylityökorvaukset, iltalisät, lomarahat jne.)
• Ennakonpidätyksen määrä ja prosentti
• Työntekijän eläkemaksu ja työttömyysvakuutusmaksu
• Nettopalkka eli tilille maksettava summa

Palkkalaskelman voi toimittaa paperilla tai sähköisesti. Useimmat palkanlaskentaohjelmat tuottavat palkkalaskelman automaattisesti.

Tulorekisteri-ilmoitus

Jokaisen palkanmaksun jälkeen työnantajan on ilmoitettava palkkatiedot tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Tämä koskee kaikkia työnantajia, myös satunnaisia.

Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä järjestelmä, johon ilmoitetaan kaikki palkka-, eläke- ja etuustiedot. Ilmoitus tehdään sähköisesti osoitteessa tulorekisteri.fi.

Tulorekisteri-ilmoituksessa kerrotaan muun muassa:

• Maksetun palkan määrä
• Ennakonpidätyksen määrä
• Työntekijän eläke- ja vakuutusmaksujen osuudet
• Mahdolliset luontoisedut ja verovapaat korvaukset

Jos sinulla on kirjanpitäjä tai käytät palkanlaskentaohjelmaa, ilmoitus tulorekisteriin hoituu yleensä automaattisesti tai kirjanpitäjän toimesta. Mutta vastuu ilmoituksen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta on aina työnantajalla.

Palkanmaksu myöhässä, mitä seuraa?

Palkan myöhästyminen ei ole pikkujuttu. Työsopimuslaki on tässä asiassa yksiselitteinen: jos palkka ei ole työntekijän tilillä sovittuna päivänä, siitä seuraa konkreettisia kustannuksia työnantajalle.

Viivästyskorko

Myöhästyneelle palkalle kertyy viivästyskorkoa korkolain mukaisesti. Vuonna 2026 viivästyskorko on huomattavasti normaalia talletuskorkoa korkeampi, joten pienikin myöhästyminen voi tulla kalliiksi.

Odotusajan palkka

Jos palkka on maksamatta työsuhteen päättyessä, työntekijällä on oikeus niin sanottuun odotusajan palkkaan. Tämä tarkoittaa, että työnantaja joutuu maksamaan täyden palkan jokaiselta odotuspäivältä, enintään kuudelta kalenteripäivältä.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa jopa kuuden päivän ylimääräistä palkkaa pelkästään viivästyksen takia. Kallis oppirahahan siitä tulee, jos palkka jää vahingossa maksamatta.

Muut seuraukset

Toistuva palkan myöhästyminen voi antaa työntekijälle oikeuden purkaa työsopimuksensa. Lisäksi työnantaja voi saada työsuojeluviranomaiselta kehotuksen korjata tilanne. Vakavimmissa tapauksissa kyseessä voi olla rikoslain mukainen työsyrjintä tai palkkasaatavan laiminlyönti.

Lyhyesti sanottuna: maksa palkka aina ajallaan. Aseta kalenterimuistutus, jos mikään muu ei auta.

Palkanmaksu käytännössä, miten se hoidetaan?

Uutena työnantajana sinulla on muutama vaihtoehto palkanmaksun hoitamiseen:

1. Palkanlaskentaohjelma

Palkanlaskentaohjelma on yleisin tapa. Se laskee automaattisesti ennakonpidätykset, sivukulut ja nettopalkka. Monet ohjelmat tekevät myös tulorekisteri-ilmoituksen puolestasi. Tunnettuja palkanlaskentaohjelmia ovat esimerkiksi Palkka.fi (ilmainen), Procountor, Netvisor ja Palkkaus.fi.

Palkka.fi on Verohallinnon ylläpitämä maksuton palkanlaskentapalvelu, joka sopii erityisesti pienille yrityksille. Se laskee palkat, tekee tulorekisteri-ilmoitukset ja hoitaa jopa maksuliikenteen puolestasi.

2. Tilitoimisto

Monet pienyritykset ulkoistavat palkanlaskennan tilitoimistolle. Tämä on kätevää, koska kirjanpitäjä hoitaa samalla tulorekisteri-ilmoitukset ja varmistaa, että kaikki lakisääteiset maksut menevät oikein. Hinta riippuu tilitoimistosta ja palkkojen lukumäärästä.

3. Itse laskemalla

Periaatteessa palkan voi laskea ja maksaa myös itse Excelillä tai vastaavalla. Tätä emme kuitenkaan suosittele, koska virheiden riski on suuri ja tulorekisteri-ilmoitukset pitää silti tehdä manuaalisesti. Ilmainen Palkka.fi on lähes aina parempi vaihtoehto kuin oma Excel-taulukko.

Muistilista työnantajalle

Tässä tiivistelmä kaikesta, mitä sinun tulee muistaa palkanmaksusta:

Ennen ensimmäistä palkanmaksua

• Ilmoittaudu työnantajarekisteriin, jos maksat palkkoja säännöllisesti
• Ota lakisääteiset vakuutukset: TyEL, tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus, ryhmähenkivakuutus
• Hanki palkanlaskentaohjelma tai sovi palkanlaskennasta tilitoimiston kanssa
• Pyydä työntekijältä verokortti (tai tarkista sähköinen verokortti Verohallinnosta)

Joka palkanmaksun yhteydessä

• Laske palkka oikein (brutto, pidätykset, netto)
• Maksa nettopalkka työntekijän tilille sovittuna palkanmaksupäivänä
• Toimita palkkalaskelma työntekijälle
• Ilmoita palkkatiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa

Kuukausittain tai kausittain

• Maksa työnantajan sivukulut (TyEL, tapaturmavakuutus jne.)
• Tilitä ennakonpidätykset Verohallinnolle
• Seuraa, että kaikki ilmoitukset ovat ajan tasalla

Usein kysytyt kysymykset palkanmaksusta

Milloin palkka pitää maksaa?

Palkka maksetaan työsopimuksessa sovittuna päivänä. Jos päivää ei ole sovittu, kuukausipalkka maksetaan palkanmaksukauden viimeisenä päivänä. Jos palkanmaksupäivä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivään, palkka maksetaan edellisenä arkipäivänä.

Mitä tapahtuu, jos palkka myöhästyy?

Myöhästyneelle palkalle kertyy viivästyskorkoa. Työsuhteen päättyessä maksamatta oleva palkka oikeuttaa työntekijän odotusajan palkkaan, joka voi olla jopa kuuden päivän palkka. Toistuva myöhästely voi johtaa työsopimuksen purkamiseen.

Pitääkö palkka maksaa tilille?

Palkka maksetaan pääsääntöisesti työntekijän pankkitilille. Käteismaksu on mahdollinen vain poikkeustapauksissa, ja siitäkin on annettava palkkalaskelma ja hoidettava kaikki ilmoitukset normaalisti.

Mikä on palkkalaskelma ja onko se pakollinen?

Palkkalaskelma on työnantajan velvollisuus. Se on dokumentti, josta käy ilmi palkan määrä, siitä tehdyt pidätykset ja tilille maksettava summa. Palkkalaskelma on annettava jokaisesta palkanmaksusta.

Miten teen tulorekisteri-ilmoituksen?

Tulorekisteri-ilmoitus tehdään sähköisesti osoitteessa tulorekisteri.fi. Useimmat palkanlaskentaohjelmat ja tilitoimistot tekevät ilmoituksen automaattisesti. Ilmoitus on tehtävä viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta.

Yhteenveto

Palkanmaksu on työnantajan perusvelvollisuus, jossa tarkkuus ja aikataulut ratkaisevat. Tärkeintä on muistaa kolme asiaa: maksa palkka ajallaan, toimita palkkalaskelma ja ilmoita tiedot tulorekisteriin.

Jos kaikki tämä tuntuu monimutkaiselta, niin ei se ihme ole. Kukaan ei synny palkkahallinnon asiantuntijaksi. Mutta kun hankit hyvän palkanlaskentaohjelman tai ulkoistat homman tilitoimistolle, arki helpottuu huomattavasti. Palkka.fi on ilmainen ja hyvä lähtökohta pienelle yrittäjälle.

Lue myös

• Työnantajan sivukulut 2026
• Bruttopalkka ja nettopalkka
• Työsopimus
• Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen
• Palkkaa vai osinkoa?

Kirjanpito ja taloushallinto haltuun loppuvuodeksi ilman kk-maksuja

Finago Procountor uudelle yritykselle 0 € / kk vuoden 2026 loppuun asti

Tutustu Procountoriin