Budjetointi yrityksessä

Budjetointi yrityksessä

Mikä on budjetti, miksi se laaditaan ja mitä vaiheita budjetin tekeminen sisältää?

Mitä budjetti ja budjetointi tarkoittavat?

Budjetointi on iso sana, jota heitellään aloittavien yrittäjien silmille paljon. Mutta sitä ei kannata pelätä. Se on vain työkalu, jonka avulla voit suunnitella ja tarkkailla yrityksesi taloudellista tilannetta.

Budjetti tarkoittaa yrityksesi taloutta koskevaa toimintasuunnitelmaa. Se kertoo, mistä rahaa tulee, mihin sitä tullaan käyttämään ja kuinka paljon. Budjetointi puolestaan tarkoittaa tämän budjetin tekemistä.

Kun perustat yrityksen, kukaan ei pakota sinua laatimaan budjettia – ellet sitten hae esimerkiksi starttirahaa tai muunlaista rahoitusta. Tällöin hyväksytty hakemus edellyttää lähes aina jonkinlaista suunnitelmaa yrityksesi rahavirroista.

Muissakin tapauksessa budjetin tekeminen kuitenkin kannattaa, koska sen avulla voit helpommin ja suunnitelmallisemmin seurata yrityksesi menoja ja tuloja.

Varsinkin uuden yrityksen alkuvaiheessa on hyvin tärkeä hahmottaa, millä kustannuksilla palveluita tai tuotteita saadaan myytyä ja kuinka paljon niitä tulisi myydä, että toiminta on kannattavaa.

Myös yritystoiminnan niin sanotut pullonkaulat on helppo hahmottaa budjetin toteutumista seuraamalla – uppoaako joihinkin toimintoihin esimerkiksi selvästi suunniteltua enemmän rahaa? Entä onko kassassa riittävästi varoja silloin kun on tarvis?

Näiden syiden takia jokaisen yksin- ja pienyrittäjänkin kannattaa laatia yrityksen budjetti huolellisesti. Voit tehdä sen joko itse tai käyttää apunasi kirjanpitäjää.

Muutamia valmiita budjettipohjia löydät excel-muodossa tämän pikaoppaan alaosasta.

Budjetointi yrityksessä tehdään yleensä tilikausi kerrallaan

Budjetti tehdään ennen tilikauden alkua ja normaalisti koko tilikauden ajaksi. Toteutuneita lukuja on helppoa verrata budjetoituihin, kun tilikausi etenee ja päättyy. Tietenkin budjettia voi tarvittaessa muokata koko ajan matkan varrella.

Budjetin muokkaaminen ei toki ole mikään ideaalitilanne ainakaan silloin, jos sen päivittäminen johtuu yllättävästä kulujen lisääntymisestä. Yllättävien kulujen esiintyessä yritys voi joutua hakemaan lainaa rahoittaakseen toimintansa.

Pääbudjetti, osabudjetti, tulosbudjetti, kassabudjetti – mitä ne ovat?

Budjetointi on samalla sekä tulevaisuuden ennustamista että lyhyemmän aikavälin seurantaa.

Näihin kahteen osa-alueeseen liittyvät termit ovat tulosbudjetti ja kassabudjetti, joita myös pääbudjeteiksi kutsutaan. Tiivistetysti ilmaistuna tulosbudjetti ennustaa meno- ja tuloarvioiden perusteella yrityksen tulosta eli paljonko voittoa tullaan tekemään.

Tulosbudjetin pohjalta laadittava kassabudjetti puolestaan seuraa rahan riittävyyttä – sitä että yrityksen kassasta tai tililtä löytyy rahaa laskujen maksamiseen silloin kun on tarvis.

Kassabudjetista puhutaan usein myös nimillä rahoitusbudjetti tai maksuvalmiusbudjetti. Se on hyvä laatia, koska tulosbudjetti ei vielä kerro rahavarojen kehityksestä tai riittävyydestä tuleviin maksuihin lyhyellä aikavälillä.

Monet pienyrittäjät ynnäävät suoraan yhteen isoon tulosbudjettiin kaikki toimintonsa, mutta vähänkään suuremmissa yrityksissä tulosbudjetti jaetaan pienempiin osiin. Tällöin puhutaan osabudjeteista, joita voivat olla esimerkiksi:

  • Myyntibudjetti. Jos tuote- tai palveluvalikoimasi on rajattu, voit laatia kullekin myyntiartikkelille ennusteen siitä, kuinka paljon kauppaa syntyy kunkin kuukauden aikana. Satoja erihintaisia tuotteita myyvä kioskiyrittäjä sen sijaan voi esimerkiksi laatia myyntibudjetin asiakasmäärien ja heidän keskiostossummansa mukaan.
  • Muuttuvien kustannusten budjetti (tai valmistusbudjetti). Muuttuvat kustannukset tarkoittavat sellaisia kustannuksia, jotka vaihtelevat suoraan tuotannon ja myynnin määrästä riippuen. Jos esimerkiksi valmistat jotakin tuotetta, tämän tuotteen valmistukseen tarvittavat työkalut ja materiaalit ovat tyypillinen esimerkki muuttuvista kustannuksista. Kun olet ensin laatinut myyntibudjetin, pystyt sen avulla tekemään arviota siitä, kuinka paljon tuotteiden tai palveluiden myynnistä koituu yrityksellesi kustannuksia.
  • Markkinointibudjetti. Missä markkinoidaan ja mihin hintaan? Liian usein pienyrittäjät taikovat markkinointibudjetin hatusta. Parempi on lähteä pienestä liikkeelle, seurata tuloksia ja kasvattaa budjettia niiden mukaan. Esimerkiksi Google-mainonnassa tulosten seuraaminen onnistuu vaivattomasti – perinteisemmässä lehtimainonnassa asia on mutkikkaampaa.
  • Kiinteiden kustannusten budjetti. Nämä ovat kustannuksia, joihin tuotantosi määrä ei vaikuta lyhyellä aikavälillä. Esimerkkeinä kirjanpidon kulut, vakuutusmaksut, toimistovuokrat, vesi- ja sähkökulut, työntekijöiden kiinteät palkat sivukuluineen ja niin edelleen.

Osabudjettien laatiminen ja tarpeellisuus riippuu täysin siitä, millaista toimintaa yritys harjoittaa. Mitään tiettyä oikeaa mallia ei ole olemassa.

Varsinkaan yksin- ja pienyrittäjien ei kannata väkisin tehdä budjetoinnistaan liian monimutkaista temppurataa.

Osabudjeteista tulosbudjettiin

Näiden osabudjettien pohjalta syntyy tulosbudjetti, jonka avulla yrittäjä voi arvioida etukäteen sitä, kuinka paljon tulosta tullaan tekemään tilikauden aikana.

Tulosbudjetista ilmenee kaikki tilikauden ennustetut menot ja tulot. Jos ennuste tuloksesta ei tyydytä, yrityksen kulu- tai tulorakennetta on hiottava.

Yleensä tulosbudjetti laaditaan samaan muotoon kuin tuloslaskelma, jotta toteutumista on myöhemmin helppo seurata.

Entä mikä on kassabudjetti eli maksuvalmiusbudjetti?

Jotta yrityksesi voi maksaa laskunsa ajallaan, sillä pitää luonnollisesti olla rahaa joko kassassa tai pankkitilillä. Tällaisia varoja kutsutaan yrityksen kassavaroiksi.

Kassabudjetin avulla voidaan tulo- ja menoarvioinnin tekemisen jälkeen ennakoida sitä, kuinka paljon yrityksellä on kassavaroja kunkin kuukauden alussa (tai muulla halutulla aikajänteellä).

Kassabudjettia varten ennakoidaan kaikki yritystoiminnasta johtuvat kassaanmaksut ja kassastamaksut – eli saapuvat ja lähtevät rahat.

Yleensä kassabudjetti tehdään kuukausitasolla, ja jo vuosia toiminnassa ollut yritys voi käyttää ennusteen pohjana aiempien vuosien toteutumia. Uuden yrityksen osalta kassabudjetin laatiminen on haasteellisempaa.

Kassabudjetti siis ennustaa varojen riittävyyttä ja sen avulla voit paremmin vältellä tilanteita, joissa yritykselläsi ei ole käyttövaraa silloin kuin sitä pitäisi olla. Riittävä kassabudjetti siis kielii maksuvalmiudesta, ja kassabudjetti tunnetaankin myös nimellä maksuvalmiusbudjetti.

Hyvä kirjanpitäjä on kullanarvoinen apu budjetin laatimisessa, mutta monet yksin- ja pienyrittäjät hoitavat budjetointinsa itse. Katsotaan seuraavaksi, mistäpäin internetin ihmemaata löydät valmiita pohjia tätä tarkoitusta varten.

Valmis pohja budjetointiin – excel-budjettipohjat pienyrityksille

Alta löydät muutamia pieneen yritystoimintaan tarkoitettuja valmiita budjettipohjia tai -laskureita. Linkkejä painamalla et lataa suoraan mitään, vaan siirryt palveluntarjoajan sivuille, jossa erilliset latauslinkit sijaitsevat.

Isommille yrityksille on tietysti olemassa runsaasti erilaisia budjetointiohjelmia, joita löydät helposti Googlesta. Myös moniin kirjanpito-ohjelmiin sisältyy helppo budjetointityökalu.

Jos haluat tarkastella valmiita esimerkkejä pienten yritysten budjeteista, hyödynnä Googlen kuvahakua esimerkiksi hakusanalla yrityksen budjetti esimerkki. Usein paras budjettipohja yritykselle syntyy, kun räätälöit sellaisen itse Excelin avulla.