Lehdistötiedote

Tällainen on hyvä lehdistötiedote – ja nämä asiat sinun olisi hyvä tietää ennen sen kirjoittamista

Some-markkinoinnin aikakaudella olet saattanut kuulla puhuttavan, että perinteinen lehdistötiedote alkaa pikkuhiljaa olla täysin kuollut yritysviestinnän työkalu.

Tämä ei tietysti pidä lainkaan paikkaansa.

Kertaluontoisena rysäyksenä hyvä tiedote voi nimittäin olla yksi helpoimmista ja halvimmista tavoista tuoda yrityksesi yhdellä kertaa vähintäänkin paikallisen asiakaskunnan tietoisuuteen.

Tässä oppaassa kerromme, mitä hyvin laadittu lehdistötiedote sisältää ja mitä asioita sinun on syytä huomioida ennen tiedotteen kirjoittamista tai sen sisällön suunnittelua.

Aina tiedotetta ei edes tarvita. Joskus medianäkyvyyden kalasteluun toimii paremmin hyvin muotoiltu uutis- tai juttuvinkki – kunhan ensin tiedät, millaiset aiheet mediaa kiinnostavat.

Oppaassamme tarkastelemme mediatiedottamista pienyrittäjien näkökulmasta. Moni esillä olevista teemoista pätee kuitenkin toki myös hieman isompien yritysten tiedotuskäytäntöihin ja medianäkyvyyteen.

Mitkä ovat tiedotteen hyödyt pienyrityksen viestinnässä?

Jos pienyritykselläsi on jotain kiinnostavaa kerrottavaa, tiedotteen laatiminen on parhaimmillaan erittäin nopea ja huokea tapa kalastella paikallista medianäkyvyyttä.

Tähän on ainakin neljä hyvää syytä.

  • Sanomalehteen ja verkkoon päätyvä juttu voi parhaimmillaan tavoittaa kerralla useita tuhansia potentiaalisia asiakkaita juuri omalta toimialueeltasi – varsinkin heitä, jotka seuraavat paikallismedioita, mutta eivät välttämättä vietä aikaansa verkossa ja somessa.
  • Koukuttavan tiedotteen kirjoittaminen haukkaa parhaimmillaan vain muutaman tunnin aikaasi ja onnistuu käytännössä nollabudjetilla, jos osaat kirjoittaa perushyvää suomen kieltä.
  • Juttu sanoma- tai verkkolehdessä on aina uskottavampi verrattuna siihen, että toisit viestiäsi esille pelkästään yrityksesi verkkosivuilla, some-kanavissa tai maksetuissa mainoksissa.
  • Jos asiasi on median mielestä tarpeeksi kiinnostava ja se koskettaa jollain tapaa lukijoita, yrityksesi koolla ei oikeastaan ole minkäänlaista merkitystä. Pienikin yritys voi helposti kilpailla medianäkyvyydestä isompiaan vastaan!

On tietysti totta, että pienten paikallislehtienkin sähköpostilaatikkoihin tippuu joka päivä kymmeniä ellei satoja lehdistötiedotteita.

Miten siis erottua tästä massasta?

Paikallisen pienyrityksen näkökulmasta hyvä uutinen on se, että iso osa tiedotteista on pelkkää valtakunnallista massapostitusta tai tiedotemuotoon puettuja tuotemainoksia.

Yksittäisen lehden kannalta niissä ei usein ole mitään minkäänlaista paikallista näkökulmaa, eivätkä ne siksi ole kovin kiinnostavia lehden lukijoiden kannalta.

Tämän takia hyvin kirjoitettu tiedote tarjoaa paikalliselle yksinyrittäjälle tai pienyritykselle erinomaisen väylän tavoitella ilmaista näkyvyyttä varsinkin omissa paikallismedioissa.

Aina ei tarvita edes tiedotetta, vaan perustellun ja kiinnostavan juttuvinkin tarjoaminen riittää.

Katsotaan seuraavaksi, mitä asioita pienyrittäjän on hyvä tietää medioiden julkaisukäytännöistä ja uutiskynnyksestä.

Uutiskynnys ei oikeasti ole kovin korkea

Moni hyvä lehdistötiedote jää kirjoittamatta tai juttuvinkki antamatta, koska yrittäjä uskoo, että jutunaiheen on pakko olla jotain ihmeellistä julkaisukynnyksen ylittääkseen.

Totuus on kuitenkin se, että mitä pienempi media on kyseessä, sitä useammin sitä vaivaa krooninen pula paikallisesti kiinnostavista uutisista, tarinoista ja puheenaiheista.

Yksi yleisimmistä fraaseista, joita pienten paikallislehtien maanantaiaamuisissa suunnittelupalavereissa kuullaan, menee jotakuinkin seuraavasti:

”Kai nyt jollain teistä märkäkorvista on jotain valmiita ideoita mielessä?”

No ei muuten välttämättä ole.

Päivittäin ilmestyvässä maakuntalehdessäkin tilanne voi varsinkin kesällä olla se, että uutispäälliköllä on aamulla huutava pula seuraavan päivän ja ylihuomisen lehden paikallisista aiheista.

Tässä vaiheessa yritykseesi liittyvä uutinen, tarina tai kytkös valtakunnalliseen puheenaiheeseen voi olla kynsiään pureskelevalle uutispäällikölle kuin taivaanlahja.

Mitä pienempi media, sitä matalammalla painetun lehden uutiskynnys pääsääntöisesti on. Verkkoon pystyy tietysti tuuttaamaan kymmenittäin juttuja, jotka eivät mahdu painetuille sivuille.

Tästä syystä iltapäivälehdetkin saavat paljon tiedotteita myös hyvin pieniltä yrityksiltä – jos sinulla on jotain oikeasti kiinnostavaa tai uutta kerrottavaa, ei yrityksesi koolla ole juurikaan merkitystä.

Omasta mielestäsi hyvinkin vähäpätöiseltä tuntuva asia voi olla lehden mielestä kiinnostava jutunaihe, kunhan vain kaivat itse esille uutismaisen tai muuten kiinnostavan näkökulman.

Seuraavan kappaleen luettuasi tiedät, mitä edellä mainitulla lauseella tarkoitettiin.

Millaiset jutunaiheet kiinnostavat mediaa?

Jotta medialle vinkin tai tiedotteen muodossa tarjoamasi aihe olisi kiinnostava, ainakin toisen seuraavista kohdista pitäisi toteutua.

  1. Tarjoamasi aiheen pitää olla uutinen.
  2. Tarjoamasi aiheen pitää sisältää kiinnostava tarina tai näkökulma.

Uutispotentiaalia sisältävät vinkit on yleensä helppo pukea tiedotteen muotoon. Tarinan kirjoittaminen tiedotteeksi on hankalampaa ja vaivalloisempaa – lopputuloksesta tulee usein väärällä tapaa hassunnäköinen.

Siksi joskus on järkevämpää lähettää pelkkä lyhyt uutisvinkki kuin lähteä laatimaan pidempää tiedotetta.

Mikä sitten on uutinen tai kertomisen arvoisen tarina esimerkiksi pienen maakunta- tai paikallislehden silmissä?

Tarkastellaan seuraavaksi asiaa ensin yrityksen näkökulmasta ja käydään sen jälkeen läpi yrittäjävetoinen lähestymistapa.

Pienyritys uutisen tai jutun aiheena

Mitä isompi organisaatio on, sitä paremmat edellytykset sillä yleensä on ammentaa toiminnastaan jotain tiedotettavaa. Uutiskynnyksen ylittäviä aiheita voi löytyä esimerkiksi tekemällä asiakastutkimuksia tai koostamalla kiinnostavaa tietoa olemassa olevasta datasta.

Alla muutamia esimerkkejä uutisista, jotka on tehty tällaisten tiedotteiden pohjalta.

Tiedotteen pohjalta tehtyjen uutisjuttujen otsikoita.

Pienellä tai uudella yrityksellä tilanne on kuitenkin aivan toinen – harvalla on mahdollisuuksia tai aikaa vastaaviin satsauksiin.

Missä tilanteissa pienyritys sitten voisi olla kiinnostava?

Pelkkä uuden yrityksen perustaminen on aihe, joka harvemmin* läpäisee uutiskynnystä.

*Tähänkin on toki poikkeuksia: jos taiot ässän hihasta ja perustat avaruusturistimatkoja tarjoavan firman Savukosken pöndelle, aihe varmasti kiinnostaa isompaakin mediaa.

Lähes kaikista yrityksistä löytyy silti jotain kiinnostavaa – sinun täytyy vain pystyä kaivamaan tuo jokin esille.

Alla muutamia aitoja esimerkkejä ja otsikoita sanoma- ja verkkolehtien sivuilta niin pienistä kuin vähän isommistakin medioista – Googlella löydät roppakaupalla lisää vastaavia esimerkkejä 10 sekunnissa.

Tärkeintä on ymmärtää, että aiheen ei tarvitse olla mikään elämää suurempi juttu. Pieni yritys voi olla median näkökulmasta kiinnostava esimerkiksi silloin, kun:

  • Vastaavan toimialan yritystä ei entuudestaan löydy paikkakunnalta tai lähialueelta:
    ”Taivalkoskelle perustettiin panimo”
  • Yrityksen toimintatavoissa on jotain normaalista poikkeavaa:
    ”Markkinointitoimisto lanseerasi pakollisen etätyöviikon”
  • Yritys tekee jotain uutta ja kiinnostavaa:
    ”Yrittäjä kehitti hierontalaitteen hevoselle”
  • Yrityksen liikeidea itsessään on poikkeuksellinen:
    ”Erikoinen liikeidea: Likaiset pyykit voi kohta lähettää postiin”
  • Vetovastuu perinteikkäässä tai paikallisittain merkittävässä yrityksessä vaihtuu:
    ”Sukupolvenvaihdos Kustavin Laskenta Oy:ssä”
  • Jokin yrityksen tuote nousee hitiksi somessa tai missä tahansa.
    ”Yrittäjän bisnes laajeni Facebookista kivijalkakauppaan”

Moni yllä mainituista esimerkeistä on sellainen, josta on ollut helppo kirjoittaa hyvä tiedote. Toisaalta jotkut kyseisistä jutunaiheista olisivat voineet hyvin mennä mediassa läpi pelkällä lyhyellä uutisvinkilläkin.

Tiedotteen kirjoittamisen etu uutisvinkin lähettämiseen verrattuna on se, että tällä tavalla pystyt tarjoamaan valmiita työkaluja toimittajalle.

Nopea toimittaja voi tekaista hyvin kirjoitetusta tiedotteesta verkkosähkeen kymmenessä minuutissa. Tilanne on tietysti täysin eri, jos käy niin mainiosti, että tiedotteen pohjalta lähdetään rakentamaan pidempää juttua haastatteluineen.

Joissain vastaavissa oppaissa saatetaan mainita, että medialle kohdennettua tiedotetta ei tulisi pyrkiä kirjoittamaan sellaisenaan julkaistavaan muotoon. Tämän neuvon voi vähintäänkin kyseenalaistaa.

Toimittajat eivät pääsääntöisesti halua kopioida valmiita tiedotteita suoraan verkkoon tai lehteen (vaikka näitäkin usein näkee!), mutta mitä nopeammin tiedotteestasi pystytään jalostamaan valmis uutinen tai juttu, sitä todennäköisemmin se menee läpi.

Muista kuitenkin, että sanomalehti tai verkkomedia ei ole yrityksesi mainospalsta, vaan toimittajat pyrkivät palvelemaan lukijoita.

Pyri siis etsimään tiedotteeseesi lukijalähtöinen näkökulma: mikä yritykseesi liittyvä asia voisi kiinnostaa heitä?

Pienyritykset henkilöityvät usein yrittäjään – olisiko sinussa jutunjuurta?

Monesti uusista pienyrityksistä kertovat jutut ovat ennemminkin ihmisläheisiä tarinoita kuin uutisia. Tällöin jutunaiheena siis on pikemminkin yrittäjä eikä itse yritys.

Varsinkin pienet paikallislehdet saavat viikoittain juttuvinkkejä uusilta yrittäjiltä, jotka kaipaavat paikallista medianäkyvyyttä uunituoreelle firmalleen.

Tällaisia juttuvinkkejä vaivaa kuitenkin lähes aina se, ettei niissä ole mitään uutisellista tarttumapintaa.

Pelkkä yrityksen perustaminen ei ole uutinen saati hyvä jutunaihe, ellei yrityksen toiminnassa ole jotain poikkeuksellista.

Jos itse yritys tai sen liikeidea ei sisällä mitään kovin säväyttävää, jutunaihetta voi lähteä etsimään yrittäjästä itsestään.

Ihmisiä kiinnostavat tarinat, ja melkein kaikilla yrittäjillä on jokin tarina kerrottavanaan. Yrittäjältä tämä tietysti edellyttää sellaista luonnetta, ettei häntä vaivaa olla esillä kertomassa itsestään.

Alle on listattu esimerkkejä uusia yrityksiä käsitelleistä yrittäjävetoisista lehtijutuista viimeisen puolen vuoden ajalta.

  • Jutun päähenkilö on hypännyt palkansaajasta yrittäjäksi itselleen tuntemattomalle toimialalle. Isot elämänmuutokset ja niihin liittyvät tarinat ovat aina mielenkiintoisia.
    ”Henkilö X hyppäsi yrittäjäksi kaivosbisnekseen ilman kokemusta”
  • Henkilö on iältään poikkeuksellisen nuori tai vanha yrittäjäksi.
    ”Nuori urheiluhieroja pisti oman yrityksen pystyyn”
  • Henkilön hyppy yrittäjyyteen sisältää muunlaisen mielenkiintoisen tarinan:
    Alla muutamia esimerkkejä:
    Palkkatöissä koettu burnout ajoi henkilön yrittäjäksi.
    Muutto vieraalle paikkakunnalle ajoi yrittäjäksi, kun palkkatöitä ei löytynyt.
    Pitkä työura päättyi YT-neuvotteluihin ja pakotti yrittäjyyteen.
    Vuorotöissä eri aikoina käynyt pariskunta ei löytänyt aikaa toisilleen, joten he perustivat yhdessä yrityksen.
    Yrittäjäksi on ryhdytty jonkin erikoisen tai hauskan sattuman johdosta.

On tietysti makuasia, kuinka paljon pokkaa tai halukkuutta sinulla on vuodattaa omaa yrittäjyystarinaasi paikalliselle lehdelle. Asiaa kannattaa kuitenkin ajatella markkinoinnin kannalta.

Kehitä siis jokin kiinnostava näkökulma ennen kuin tarjoat yritystäsi koskevaa juttuideaa lehdelle.

Kytke yritykseesi liittyvä jutunaihe isompaan viitekehykseen

Pienyritys voi päästä esille myös silloin, jos yrittäjällä on jotain mielenkiintoista tai omakohtaista sanottavaa jostakin viime aikoina paljon pinnalla olleesta aiheesta.

Maakunta- ja paikallislehdet kertovat mielellään myös valtakunnallisista aiheista, mutta tällöin juttuihin toivotaan aina paikallista näkökulmaa. Iltapäivälehtiä puolestaan kiinnostavat kaikki räväkät ja kokemusperäiset näkökulmat uutisaiheisiin – yrityksen koosta riippumatta.

Seuraavaksi lyhyt tarina elävästä elämästä vuoden 2017 lopulta:

Arvoitukseksi jää, oliko Jarmon alkuperäinen ajatus vain purkaa turhautumistaan vai käyttää paikallislehteä rekrytointinsa vetoapuna.

Niin tai näin, tämä oli vain yksi esimerkki siitä, miten voit tavalla tai toisella hyötyä, jos sinulla on yrittäjänä mielenkiintoista kerrottavaa, jonka voi kytkeä osaksi jotain isompaa ja juuri sillä hetkellä ajankohtaista kokonaisuutta.

Hyöty voi tarkoittaa niin yrityksen näkyvyyden kasvattamista kuin jotain muutakin. Yllä mainitussa esimerkissä lehtijuttu toimi Jarmolle mainiona työpaikkailmoituksena.

Mediatiedotteen laatiminen – 10 ohjenuoraa

Tiedotteen kirjoittaminen ei ole varsinaista Nobel-fysiikkaa, kunhan pidät mielessä muutamat tärkeimmät asiat.

1. Tuo kiinnostavin asia välittömästi ilmi

Jo otsikosta on tultava ilmi, mikä on tiedotteesi kiinnostavin, olennaisin ja uutisellisin asia. Otsikon jälkeen aihetta on hyvä avata niin sanotussa ingressitekstissä muutaman lauseen verran. Älä siis jemmaa tiedotteen pihviä sen keskelle.

Kirjoita otsikko niin kiinnostavaksi, että voisit kuvitella itse klikkaavasi sitä, vaikka sen aihe ei varsinaisesti edes koskettaisi omia mielenkiinnon kohteitasi. Huolehdi silti, että jutusta löytyy otsikolle katetta – kryptiset ja harhaanjohtavat klikkiotsikot vain ärsyttävät.

Hyvän otsikon kirjoittaminen on oma taiteenlajinsa, josta voit lukea lisää esimerkiksi STT:n sivuilta. Neuvot on kirjoitettu uutisjuttujen otsikointia varten, mutta samat asiat pätevät erittäin pitkälti myös tiedotteen kiinnostavassa otsikoinnissa.

2. Älä käytä mainosmaisia adjektiiveja

Vaikka yrityksesi uusi tuote tai liikeidea olisi hekumallinen tai suorastaan armoitettu, jätä ylistyssanat väliin – ne luovat pelkästään mainosmaisen mielikuvan. Tiedote ei ole mainos, vaikka hyvin laadittuna se toimii kuin sellainen.

Asioiden hyvyys tai huonous on useimmiten pelkästään makuasia ja mielipidekysymys.

Pysyttele siis perustelluissa faktoissa ja jätä hehkutusadjektiivit toisiin tarkoituksiin.

3. Käytä selvää suomen kieltä – sellaista, jota mummosikin ymmärtää

Tämä unohtuu monesti myös isommilta yrityksiltä.

”Yrityksen lokaalin strategisen liiketoiminnan ydinpainopisteet ovat viime aikoina kanavoituneet yhä tiukemmin yhteen globaalien asiakassegmenttiemme kanssa, ja näkyvissä on ollut suoranaista disruptiota”, toimitusjohtaja Matti Möttönen iloitsee.

Käytä helppoa, arkipäiväistä kieltä ja vältä briljeerausta toimialasi erikoissanastolla tai turhalla konsulttijargonilla. Höpöhöpön suomentaminen vie toimituksessa pelkästään aikaa ja huonontaa tiedotteesi läpimenomahdollisuuksia.

Vaikka sinä ja sata kollegaasi tietäisitte sanojen merkityksen, lehden lukijoille asiat pitää avata kielellä, jonka aivan kaikki ymmärtävät.

Muista myös oikolukea tiedotteesi. Pari puuttuvaa pilkkua ei tietenkään haittaa ketään, mutta toistuvat kirjoitusvirheet tai hölmöt lauserakenteet eivät paranna viestisi uskottavuutta.

Pyri lisäksi välttämään turhia lihavointeja ja kursiiveja – moniin verkkoteksteihin ne sopivat, mutta asiapitoisessa ja lyhyessä tiedotteessa niiden käyttö tuntuu helposti päälleliimatulta kikkailulta.

4. Käytä tekstiä elävöittäviä sitaatteja, joissa oikeasti sanotaan jotain

Avaa minkä tahansa sanomalehden verkkosivujen viisi ensimmäisenä silmään osuvaa juttua ja katso, löytyykö niistä sitaatteja. Todennäköisesti kaikista löytyy.

Tiedote ilman sitaatteja näyttää nimenomaan tiedotteelta. Kommentit elävöittävät tekstiä ja tarjoavat toimittajalle helpomman mahdollisuuden rakentaa uutisen näköinen juttu.

Vältä kuitenkin latteuksia. Kirjoita nasevimmat asiat ihmisten suuhun ja jätä muu perustekstiin. Älä kuitenkaan sorru sitaateissakaan liikaan hehkuttamiseen tai mainostamiseen.

Kannanottaminen ja mielipiteiden esiintuominen on kuitenkin erittäin suotavaa, jopa toivottua.

Markkinointiviestintätoimisto Villivision sivuilta löytyy mainio evästys tiedotteen sitaatin muotoiluun.

5. Korosta paikallisuutta

Älä oleta median automaattisesti tietävän, mistä yrityksesi on kotoisin.

Maakunta- ja paikallislehdet haluavat kertoa paikallisista aiheista, joten korosta tarvittaessa jo tiedotteen otsikossa, että kyseessä on nimenomaan jyväskyläläisyritys, tamperelaisyritys tai niin edespäin.

Se parantaa heti todennäköisyyttä sille, että joku oikeasti myös avaa ja lukee tiedotteesi.

Usein lehti nostaa paikallisuuden joka tapauksessa otsikkoon asti.

Paikallis- ja maakuntalehtien otsikoita.

6. Muista looginen rakenne

Tiedotteen rakenne koostuu perinteisesti otsikosta, muutaman lauseen ingressistä sekä niin sanotusta leipätekstistä, jota on saatettu maustaa yhdellä tai maksimissaan kahdella väliotsikolla.

Älä jaarittele yrityksesi historiikkia, vaan pysy asiassa ja pyri mahduttamaan viestisi yhdelle sivulle.

Huolehdi, että tiedote vastaa ainakin kysymyksiin:

  • kuka,
  • mitä,
  • missä,
  • miksi,
  • milloin ja
  • miten?

Muista jo edellä mainittu lukijalähtöinen näkökulma ja pyri perustelemaan sitä, mitä merkitystä aiheellasi on lukijan kannalta. Miksi asia on niin tärkeä, että se pitäisi kertoa heille?

Lisää loppuun yhteystiedot lisätietojen antajista sekä lyhyt, muutaman lauseen esittely yrityksestäsi.

Tiedotteen perusmallin löydät tämän oppaan lopusta.

7. Älä ota pönötyspotrettia tiedotteen kuvaksi

Hyvä kuva lisää tiedotteen läpimenomahdollisuuksia varsinkin verkossa, vaikka mikään pakollinen elementti se ei toki ole.

Monissa verkkotoimituksissa ohjeistetaan, että jokainen etusivulle nostettava juttu tulisi pyrkiä mahdollisuuksien mukaan kuvittamaan. Mikäli hyvää kuvaa ei ole saatavilla, juttuun haetaan kuvapankista tylsä kuvituskuva. Usein sopivan kuvan etsiminen vie yllättävän kauan aikaa.

Joidenkin verkkojulkaisujen huonosti suunniteltu ulkoasu saattaa jopa vaatia, että juttuun on liitettävä kuva. Tämä tarkoittaa sitä, että ilman kuvaa sivusto näyttää jollain tapaa hölmöltä – kahden rinnakkaisen jutun otsikot saattavat hyppelehtiä eri riveillä tai sivulle jää pieniä tyhjiä aukkoja.

Jos lisäät tiedotteeseesi kuvan, pyri siihen, että se olisi paitsi riittävän hyvälaatuinen, myös uutiskuvan näköinen. Uutiskuvan tunnistaa siitä, että siinä pääsääntöisesti tapahtuu jotain.

Perinteisessä tiedotekuvassa yrityksen henkilökunta tai asiaan liittyvät henkilöt on kutsuttu koolle ja he pönöttävät kameran edessä tuijottaen suoraan sen linssiin – mitään ei varsinaisesti tapahdu.

Asiakaslehdet ja yritysten mainosesitteet ovat pullollaan tällaisia otoksia. Toki vastaavia kuvia näkee välillä myös sanomalehdissä, mutta mahdollisuuksien mukaan niitä pyritään aina välttämään.

Kuva kannattaa liittää tiedotteeseen mukaan tekstilinkkinä. Huonompi ajatus on tukkia toimituksen sähköposti 15 megan kuvatiedostolla.

8. Suunnittele oikea lähetysajankohta

Paras lähetysajankohta tiedotteelle riippuu monesta asiasta, eikä yksiselitteistä totuutta asiasta ole olemassa.

Asiaan vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi:

  • Mille medioille tiedotteen lähetät?
  • Onko aihe ajankohtainen vain nyt vai voiko jutuntekoa lykätä myöhempään ajankohtaan?
  • Pyritkö tiedotteella lyhyeen verkkojuttuun vai onko tavoite saada aiheestasi pidempi versio printtilehteen?

Jos kyseessä on päivittäin ilmestyvä lehti, lähetysajankohdalla on paljon enemmän merkitystä verrattuna kerran tai kahdesti viikossa ilmestyvään paikallislehteen.

Toimituksissa työt jaetaan aamulla, joten jos aiheesi on niin sanotusti päivän päälle, pyri lähettämään tiedote ennen aamuyhdeksää. Aamupäivällä toimittajat ovat jo päivän töiden kimpussa ja iltavuorollekin on saatettu jo jakaa hommia valmiiksi.

Mikäli kyseessä on jokin pieni tapahtuma tai tilaisuus, johon mahdollisesti yrität saada toimittajan paikan päälle, lähetä tiedote viimeistään paria päivää ennen ja pyydä ilmoittautumista etukäteen.

(Isommissa yleisötapahtumissa tiedoterumba alkaa tietysti jo kuukausia ennen pääpäivää, mutta tämä on asia erikseen.)

Entäpä sitten, jos tavoitteena on saada jostakin yritystäsi koskevasta aiheesta vain lyhyt juttu verkkoon?

Verkkolehden kannalta tiedotteen lähetysajankohdalla ei ole niin paljon merkitystä, vaikkakin aamuvuorossa toimituksen miehitys on aina suurempi iltavuoroon verrattuna.

Yleensä tiedotteen lähettäminen kannattaa siis ajoittaa aamuun tai aamupäivään. Illalla tiedotetulva on toki vähäisempää, mutta samalla verkkotoimituksen vahvuus saattaa olla vain yksi tai kaksi henkilöä.

Päivästä riippuen kiire toimituksessa voi olla joko erittäin kova tai hyvinkin vähäinen. Ennustaminen on vaikeaa, ja tästä syystä paras lähetysajankohta painottuu ennemmin aamuun tai aamupäivään kuin iltaan.

Tiedotteen lähettämistä viikonloppuna kannattaa yleensä välttää joitakin poikkeustilanteita lukuun ottamatta. Yleensä toimitusten miehitys on lauantaina ja sunnuntaina pienimmillään, mutta kiirettä saattaa kuitenkin piisata esimerkiksi erilaisten tapahtumien takia.

Myös kohdemedian koolla on väliä.

Jos tavoitemediasi on pieni paikallislehti, tiedotteen lähetysajankohdalla ei ole kovin paljon merkitystä. Paras ajankohta lienee viimeisimmän lehden ilmestymistä seuraava päivä. Tällöin lehden seuraavassa numerossa on vielä hyvin juttutilaa avoinna.

9. Mieti, miten tiedotteesi lähetät

Verkossa toimii useita ePressin tai MyNewsDeskin kaltaisia palveluita, jotka hoitavat tiedotteiden jakelua ja tarvittaessa myös niiden läpimenon seurantaa.

Ne ovat erittäin hyviä työkaluja, mutta eivät välttämättä ole tarpeen, jos tarve tiedotteen kirjoittamiselle ja lähettämiselle tulee vain kerran tai kahdesti vuodessa.

Isompien organisaatioiden tiedotteet ovat monesti HTML-muodossa, eli sähköpostiviestin avatessa lopputulos näyttää normaalilta verkkosivulta. Jos saat emailiisi yritysten mainoksia tai uutiskirjeitä, myös ne on usein rakennettu tähän muotoon.

Mikään ei kuitenkaan estä kirjoittamasta tiedotetta suoraan sähköpostikenttään – usein tämä on jopa paras ja helpoin ratkaisu. Voit tarvittaessa lisätä loppuun linkin pdf-muodossa olevaan tiedotteeseen, jonka olet ladannut esimerkiksi yrityksesi verkkosivuille.

Älä missään nimessä lähetä pelkkää liitetiedostoa, äläkä mielellään liitetiedostoa lainkaan. Kuvat ja muut liitteet voit ladata verkkosivuillesi tai muualle verkkoon, ja lisätä linkit tiedotteen loppuun.

Kirjoita sähköpostin otsikkokentän alkuun “Tiedote:”, jolloin viestisi tarkoitus tulee heti ilmi.

Medioiden yhteystiedot löydät helposti niiden verkkosivuilta. Usein on fiksua lähettää tiedote muuallekin kuin toimituksen yleiseen sähköpostiin.

Vähänkään isommissa lehdissä verkkotoimituksella ja eri teemaosioilla (kulttuuri, talous, urheilu jne.) on omat sähköpostiosoitteensa. Voit myös suoraan lähestyä tiettyä toimittajaa, jos hän esimerkiksi on käsitellyt aiemmin samoja teemoja, joita aiheesi koskettaa.

Muotoseikoilla on loppujen lopuksi yllättävän vähän merkitystä. On paljon tärkeämpää, mitä sanot kuin miten sanot.  Kotikutoisen näköinen tiedote saattaa jopa erottua positiivisesti isompien yritysten viimeisen päälle sliipatuista massatiedotteista.

10. Älä masennu, jos tiedote ei menekään läpi

Julkaisukynnyksen ylittymiseen vaikuttaa hyvin moni muukin asia kuin tiedotteen taso.

Hiljaisena uutispäivänä huonokin tiedote saattaa mennä läpi toimituksen siivilästä – toisinaan taas käy juuri päinvastoin.

Siksi ei kannata masentua, jos tiedotteesi ei ikinä päädy jutuksi tai uutiseksi sanomalehden sivuille tai verkkoon.

Kyse saattoi olla pelkästään siitä, että päivä toimituksessa oli kiireinen ja aiheesi jäi muiden juttujen jalkoihin.

Esimerkki perusmuotoisesta tiedotteesta

Alla näet yhden esimerkin siitä, miltä tiedotteen rakenne voisi näyttää pdf- tai html-muodossa. Voit kuitenkin aivan hyvin kirjoittaa tiedotteen tekstimuodossa suoraan sähköpostiviestiin ja lisätä tarvittaessa loppuun linkin erilliseen pdf-tiedostoon tai vastaavaan.

Esimerkki perusmuotoisesta lehdistötiedotteesta.

Esimerkkejä oikeista tiedotteista verkossa

Löydät satoja viime päivinä julkaistuja tiedotteita esimerkiksi ePressin verkkosivuilta.

Sivuilta löytyy niin yhdistysten, julkisten organisaatioiden kuin yritystenkin tiedotteita.

Voit myös hakea yksittäisiä tiedotteita ja rajata haun koskemaan esimerkiksi vain omaa toimialaasi tai jotain tiettyä yritystä.

Valmiista tiedotteista on hyvä ottaa mallia ja laittaa sen jälkeen itse paremmaksi!