Mitä tietoja laskussa pitää olla?

Jokaisen yrittäjän on huolehdittava siitä, että lähetetty lasku sisältää kaikki lain edellyttämät tiedot. Puutteellinen lasku voi aiheuttaa ongelmia sekä kirjanpidossa että arvonlisäveron käsittelyssä – ja pahimmillaan viivästyttää maksun saamista. Tässä oppaassa käymme selkeästi läpi, mitä tietoja laskussa pitää olla Suomessa ja mitä aloittavan yrittäjän kannattaa huomioida.

Miksi laskun tiedot ovat tärkeitä?

Lasku ei ole pelkkä maksupyyntö, vaan kirjanpidon virallinen tosite. Sen perusteella kirjataan yrityksen tulot ja käsitellään arvonlisävero.

Kun lasku on tehty oikein:

asiakas pystyy maksamaan sen ilman epäselvyyksiä
kirjanpito sujuu ongelmitta
arvonlisäveron käsittely on oikein
vältyt turhilta selvittelyiltä

Puuttuvat tai virheelliset tiedot voivat johtaa siihen, että asiakas pyytää korjausta tai maksaa laskun myöhässä.

Laskun pakolliset tiedot Suomessa

Suomessa arvonlisäverolaki määrittää, mitä tietoja laskussa tulee olla. Käytännössä jokaisen yrittäjän laskun tulisi sisältää vähintään seuraavat tiedot.

Laskun päivämäärä: Päivä, jolloin lasku on laadittu.

Juokseva laskunumero: Laskuilla tulee olla yksilöllinen numero, joka etenee loogisesti. Tämä on tärkeää kirjanpidon seurannan kannalta.

Myyjän nimi ja Y-tunnus: Yrityksen virallinen nimi ja tunniste.

Myyjän osoite: Yrityksen osoitetiedot.

Ostajan nimi ja osoite: Asiakkaan tiedot, erityisesti yritysasiakkailla tärkeä.

Myytyjen tuotteiden tai palvelujen kuvaus: Selkeä erittely siitä, mitä on toimitettu. Epämääräinen kuvaus voi aiheuttaa epäselvyyksiä.

Toimituspäivä tai palvelun suorituspäivä: Jos se poikkeaa laskun päivästä, se tulee ilmoittaa.

Veroton hinta: Hinta ilman arvonlisäveroa.

Arvonlisäverokanta: Esimerkiksi 25,5 %, 14 % tai 10 %.

Arvonlisäveron määrä euroina: Kuinka paljon veroa sisältyy laskuun.

Laskun kokonaissumma: Summa, joka asiakkaan tulee maksaa.

Maksuehto: Esimerkiksi 14 päivää netto.

Maksutiedot: Tilinumero ja mahdollinen viitenumero.

Tiedot, jotka ovat käytännössä aina mukana

Vaikka kaikki eivät ole lain näkökulmasta pakollisia, seuraavat tiedot kannattaa lähes aina lisätä:

eräpäivä
viitenumero
viivästyskorko maininta
yhteyshenkilö tai yhteystiedot
sopimus- tai tilausnumero

Nämä helpottavat maksamista ja vähentävät kyselyitä.

ALV-merkinnät laskussa

Arvonlisäveroon liittyvät tiedot ovat erityisen tärkeitä.

Jos myynti on verollista:

ilmoita verokanta
ilmoita veron määrä

Jos myynti on verotonta:

merkitse peruste, esimerkiksi “ALV 0 % – vähäinen toiminta” tai muu soveltuva selite

Joissain tilanteissa, kuten tietyissä rakennusalan töissä tai ulkomaankaupassa, voidaan soveltaa käännettyä verovelvollisuutta, joka tulee mainita laskussa.

Entä jos laskussa on virhe?

Virhe kannattaa korjata heti. Yleensä korjaus tehdään laatimalla hyvityslasku ja uusi korjattu lasku.

Tyypillisiä virheitä ovat:

väärä ALV
väärä summa
puuttuva laskunumero
virheelliset asiakastiedot

Nopea reagointi pitää kirjanpidon ja asiakassuhteen kunnossa.

Yksinkertainen muistilista laskua varten

Ennen laskun lähettämistä tarkista:

onko laskulla numero
ovatko yrityksen tiedot oikein
ovatko asiakkaan tiedot oikein
onko palvelu kuvattu selkeästi
onko ALV oikein
löytyykö eräpäivä ja maksutiedot

Tämä vie vain hetken, mutta säästää paljon vaivaa myöhemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö laskussa olla Y-tunnus?

Kyllä. Yrityksen Y-tunnus on keskeinen tunnistetieto.

Voiko laskun lähettää sähköpostilla?

Kyllä. Lasku voidaan lähettää sähköpostilla, verkkolaskuna tai paperilla.

Pitääkö viitenumero olla?

Ei ole pakollinen, mutta erittäin suositeltava.

Mitä jos ALV unohtuu?

Lasku tulee korjata hyvityslaskulla ja uudella laskulla.

Yhteenveto

Kun lasku sisältää kaikki pakolliset tiedot, laskutus toimii sujuvasti ja täyttää lain vaatimukset. Aloittavan yrittäjän kannattaa ottaa tavaksi tarkistaa lasku ennen lähettämistä, jotta virheiltä vältytään ja maksut saadaan ajallaan.

Laskutusohjelma yrittäjälle

Finago Isolta on tehokkain ja helppokäyttöisin laskutusohjelma.

Ota käyttöön