Yli 20 000 suomalaisella yritysasiakkaalla on kokemuksia kuittien ja matkalaskujen toimittamisesta kirjanpitoon eTasku-sovelluksella. Miten homma oikein toimii ja miten eTaskun käyttäminen eroaa muista tositteiden toimitustavoista? Muun muassa näihin sekä moniin muihin usein kysyttyihin kysymyksiin löydät vastaukset tästä artikkelista.
1. Mitä eTaskulla voi tehdä?
Aloitetaan siitä, että yrittäjänä sinun pitää lähettää kirjanpitäjälle jonkinlainen selvitys jokaisesta liiketapahtumastasi. Kun ostat jotain yrityksesi käyttöön, kuitti pitää saada toimitettua kirjanpitoon.
eTasku-mobiilisovelluksella otat ensin kuitista kuvan. Sovellus lukee kuitilta automaattisesti:
- päivämäärän
- ostopaikan
- summan
- arvonlisäveroerittelyn ja
- maksutavan.
Tallennettu kuitti on heti valmiissa muodossa kirjanpitäjäsi nähtävillä, ja hän pystyy siirtämään sen nopeasti omaan kirjanpito-ohjelmaansa. Paperikuitin voit heittää roskiin.
Kuittien lisäksi voit toimittaa eTaskulla kirjanpitäjällesi myös matkalaskut, jos teet työmatkoja varsinaisen työpaikkasi ulkopuolelle. Sovellus laskee verovapaat matkakorvaukset puolestasi, kun syötät työmatkasi reitin sekä muut matkaa koskevat tiedot.
Halutessasi pystyt lähettämään ja jakamaan kaikki muutkin tositteesi kirjanpitäjälle eTaskun Dokumenttiarkisto-ominaisuuden kautta. Käytännössä voit siis hyödyntää eTaskua kaikkien yritystoimintaa koskevien tositteidesi säilyttämiseen sekä lähettämiseen kirjanpitäjälle.
Voit säilyttää Dokumenttiarkistossa esimerkiksi sopimuksia, tiliotteita ja pöytäkirjoja. Päätät itse, mitkä dokumentit haluat jakaa myös kirjanpitäjällesi.
Älypuhelinsovelluksen lisäksi voit lisätä ja tarkastella tositteita myös tietokoneen nettiselaimella.
2. Kenelle eTasku on suunnattu?
eTaskua käyttävät niin yksinyrittäjät kuin myös isommat yritykset aina pörssiyhtiöihin asti.
Pienyrittäjät toimittavat eTaskulla tositteet suoraan kirjanpitäjälle. Isommissa yrityksissä taas työntekijöiden kulukuitit ja matkalaskut kulkeutuvat usein ensin yrityksen talousosaston nähtäville ja sieltä hyväksynnän jälkeen tilitoimistoon.
Yhteistä eTaskun käyttäjille yrityksen koosta riippumatta on se, että heille kertyy kuukausittain kuitteja yritystoimintaa koskevista ostoista.
Alta näet, miten kuitin lähettäminen kirjanpitäjälle käytännössä tapahtuu.
3. Miksi en toimittaisi kuitteja kirjanpitäjälle ihan vain sähköpostilla tai jonkun ilmaisen pilvipalvelun kautta?
eTasku on yhteensopiva useimpien suomalaisissa tilitoimistoissa käytettävien kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmien kanssa. Se tarkoittaa, että kirjanpitäjäsi saa siirrettyä eTaskulla toimittamasi kuitit kirjanpitoon huomattavasti nopeammin verrattuna moniin muihin toimitustapoihin.
Mietitäänpä hetki kuitteja, jotka toimitat kirjanpitäjälle sähköpostitse tai jonkin pilvipalvelun, esimerkiksi DropBoxin tai Google Driven kautta. Ensin kuvaat kuitit itse ja lataat ne joko sähköpostin liitetiedostoiksi tai pilvipalveluun.
Tämän jälkeen kirjanpitäjä lataa kuitit omalle tietokoneelleen, käy ne läpi ja tarvittaessa muuntaa tiedostot oikeaan muotoon. Tämän jälkeen kirjanpitäjä siirtää tositteet omista kansioistaan kirjanpito-ohjelmaansa ja tekee manuaalisesti tarvittavat kirjaukset.
Vaikka maksaisit kirjanpidostasi kiinteää kuukausihintaa, kyseinen hinta voi riippua siitä, missä muodossa lupaat aineistot kirjanpitäjällesi lähettää. Mitä tahansa tapaa suositkin, kirjanpitäjäsi haluaa sinulta tositteet sovitussa aikataulussa, oikeassa muodossa, hyvässä järjestyksessä ja tarvittavilla tiedoilla varustettuna.
Kuittisovellusta käyttämällä varmistut siitä, että toimit kuittien kanssa säntillisesti ja kirjanpitäjäsi saa aineistot mahdollisimman valmiissa ja helposti käsiteltävässä muodossa.
Omaa työmäärääsi kuittisovelluksen käyttäminen ei lisää, koska sovellus lukee ottamastasi valokuvasta kuittitiedot automaattisesti. Sinun tehtäväksesi jää vain lisätä kuitille luokitus – esimerkiksi markkinointikulut – ja syöttää mahdolliset lisätiedot.
Sen jälkeen voit heittää paperisen kuitin roskiin.
4. Miksi kuiteista huolehtiminen on tärkeää jokaiselle yrittäjälle?
Hukatut kuitit maksavat sinulle rahaa.
Kun viet kaikki pienimmätkin kulukuitit kirjanpitoon yrityksesi tulosta laskemaan, päädyt maksamaan veroja hieman pienemmästä summasta. Pienistä puroista voi syntyä iso virta, jos esimerkiksi pieniä käteisostokuitteja jää vuoden aikana jatkuvasti kadoksiin ja sen takia kokonaan kirjanpidon ulkopuolelle.
Hukkuneista kuiteista voit toki tehdä itse selvityksen kirjanpitäjällesi. Itse laadituista kulutositteista et kuitenkaan saa arvonlisäverovähennyksiä talteen, koska omatoimitositteet eivät täytä arvonlisäverolain vaatimuksia.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että et voi vähentää ostoon sisältyvää arvonlisäveroa omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista, jotka sinä tai kirjanpitäjäsi tilitätte eteenpäin verottajalle. Tällöin tulet maksaneeksi hieman enemmän arvonlisäveroa kuin olisi ollut tarvis.
Toistuvasti puuttuvat kuitit voivat olla riski myös verotarkastuksessa. Laissa ei kuitenkaan ole erikseen määritelty, kuinka paljon itse laadittuja selvityksiä kulutositteista voit tilikauden aikana viedä kirjanpitoon.
Myös tilitoimistosta saamasi lasku voi olla arvioitua suurempi, jos tositteiden toimittaminen takkuaa jatkuvasti. Esimerkiksi arvonlisäveroilmoitusten muodostaminen on hankalaa, mikäli et toimita tarvittavaa aineistoa ajoissa. Toistuvat selvitystyöt voivat näkyä kirjanpitosi hinnassa.
Huolellisuus kuittien kanssa säästää myös aikaa, kun et joudu tuhlaamaan kadoksissa olevien tositteiden paikantamiseen tuntikaupalla omaa työ- tai vapaa-aikaasi. Säilöitpä kuitteja missä muodossa tahansa, järjestelmällisyys kannattaa.
5. Saan paljon kuitteja sähköpostiini, miten siirrän ne eTaskuun?
Lähetä vain sähköpostiviesti eteenpäin osoitteeseen oma(at)etasku.fi, niin tosite lisätään eTasku-tilillesi kyseisen päivän kohdalle. Tuetut tiedostomuodot ovat jpg ja pdf, jos kuitti on liitetiedostona.
Sähköpostiosoitteesi perusteella eTasku tunnistaa, että kuitti kuuluu sinulle. Lähetä siis kuitit eTaskuun samasta sähköpostiosoitteesta, jota käytät eTaskun käyttäjätunnuksena. Voit kuitenkin lisätä muitakin sähköpostiosoitteita käyttäjätilisi alle eTaskun verkkoportaalissa.
6. Mitä pienyrittäjän kannattaa ymmärtää matkakorvauksista?
Kuvitellaan, että sinulla on pieni osakeyhtiö ja teet silloin tällöin työmatkoja esimerkiksi asiakkaidesi luokse. Hakemalla matkakorvaukset talteen huolehdit siitä, ettet tule maksaneeksi veroja yhtään sen enempää kuin on tarvis. Toisin sanoen säästät rahaa.
Yllättävän moni satunnaisesti työmatkoja tekevä pienyrittäjä jättää kuitenkin verovapaat matkakorvaukset nostamatta. Syy voi olla esimerkiksi se, että matkalaskujen tekeminen tuntuu vaivalloiselta.
Kun osakeyhtiösi maksaa sinulle kilometrikorvauksia tai päivärahoja, ne ovat yrityksesi tuloverotuksessa vähennettäviä kuluja. Ne siis laskevat yrityksesi tulosta, josta yrityksesi maksaa 20 prosentin yhteisöveron. Mitä pienempi tulos, sitä vähemmän euroja yritykseltäsi uppoaa verojen maksuun.
Omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi kilometrikorvaukset ja päivärahat puolestaan ovat verotonta tuloa. Siksi matkakorvaukset kannattaa aina nostaa, kun niiden maksamisen ehdot täyttyvät.
eTaskun Matkalasku-ominaisuus laskee korvaukset puolestasi, kun vain syötät matkan tiedot sovellukseen. Tallennettu matkalasku on heti kirjanpitäjäsi nähtävillä.
7. Miten kuittien, tositteiden ja matkalaskujen arkistoinnista on huolehdittu?
Yrittäjänä sinun tulee säilyttää kirjanpitomateriaaleja lain vaatima aika eli aineistolajista riippuen 6-10 vuotta. eTaskusta on hyötyä myös tämän velvoitteen täyttämisessä.
Kaikki eTaskuun tallettamasi materiaali varmuuskopioidaan automaattisesti kolmelle eri palvelimelle. Tositteet pysyvät tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan. Tositteita säilötään lain vaatima aika siinäkin tapauksessa, että lopettaisit palvelun käytön tai koko yritystoimintasi.
eTaskua käyttäessäsi sinun ei tarvitse säilyttää tositteidesi sähköisiä kopioita muistitikuilla tai tietokoneesi kirjanpitokansioissa. Vanhat takuukuititkin löydät tarvittaessa nopeasti yhdestä paikasta.
8. Mitä eTasku maksaa?
eTaskun hinta yrittäjille on 6,90 tai 8,90 euroa kuukaudessa palvelupaketin laajuudesta riippuen. 6,90 euroa maksava Basic-versio sisältää kuittien ja tositteiden toimittamisen kirjanpitoon. 8,90 euron kuukausihinnalla käytät myös matkalaskuominaisuutta ja Dokumenttiarkistoa.
Käytännössä maksat siis eTaskun käytöstä vuodessa 82,80 tai 106,80 euroa. Voit verrata sitä kirjanpitäjien tuntihintaan, joka vaihtelee tyypillisesti noin 60-100 euron välillä.
Sen verran joudut maksamaan, jos kirjanpitäjäsi joutuu käyttämään yhden ylimääräisen työtunnin esimerkiksi hukkuneista kuiteista tai epäselvistä tositemerkinnöistä aiheutuviin selvittelytöihin.
eTaskun kuukausimaksut voit vähentää yritystoimintasi kuluina.
Isommille yrityksille eTaskun hinta voidaan räätälöidä erikseen käyttäjämäärän ja toteutuneen käytön mukaan.
9. Osaako kirjanpitäjäni käyttää eTaskua?
Varsin todennäköisesti kyllä, sillä eTasku on jo käytössä yli 50 prosentilla suomalaisista tilitoimistoista. Kirjanpitäjille palvelu on ilmainen. Varsin moni uusi yritysasiakas päätyy eTaskun käyttäjäksi kirjanpitäjänsä vinkkaamana.
Jos tilitoimistosi ei käytä eTaskua, voit kutsua heidät käyttäjiksi sen jälkeen, kun olet rekisteröitynyt palveluun. Kirjanpitäjäsi saa eTaskuun omat tunnukset, joiden avulla hän näkee lisäämäsi tositteet ja voi siirtää ne sähköisesti omaan kirjanpito-ohjelmaansa.
Tarvittaessa eTaskun väki opastaa kirjanpitäjällesi palvelun käytön. eTasku-palvelusta vastaa eTasku Solutions Oy. Yritys on osa Accountor-konsernia.
10. Miten aloitan eTaskun käytön?
Voit ladata eTasku-sovelluksen älypuhelimesi sovelluskaupasta tai rekisteröidä itsellesi tunnukset palvelun verkkosivuilla. Rekisteröitymisen jälkeen saat käyttöönotto-ohjeet sähköpostiisi.
Voit kokeilla eTaskua ilmaiseksi 30 päivän, etkä sitoudu mihinkään. Yli 90 prosenttia palvelua testanneista yritysasiakkaista jatkaa eTaskun käyttöä maksuttoman kokeilukuukauden jälkeen.
