Kulut ja vähennykset

Mitä tarkoittaa vähennyskelpoinen kulu?

Vähennyskelpoinen kulu on yritystoimintaan liittyvä meno, jonka saat vähentää yrityksen tuloista ennen veron laskemista. Kun tulos pienenee, myös verot pienenevät – ja säästö menee suoraan sinun taskuusi.

Peruskysymys, jonka voit itsellesi esittää: Liittyykö kulu yritystoimintaan? Jos vastaus on kyllä, kulu on todennäköisesti vähennyskelpoinen. Jos taas ostoksella on selkeästi yksityinen tarkoitus (loma, arkiruoka, vapaa-ajan vaatteet), se ei kuulu yrityksen kirjanpitoon.

Muista kaksi keskeistä sääntöä:

• Tositevaatimus: jokaisesta kulusta on oltava kuitti tai muu tosite. Ilman tositetta vähennystä ei voi tehdä.
• Yritystoiminnan yhteys: kulun on liityttävä tulonhankintaan. Yksityiskäyttöön menevää osuutta ei voi vähentää.

Toiminimen ja osakeyhtiön vähennyserot

Vähennyskelpoiset kulut ovat pääosin samat kummassakin yritysmuodossa, mutta muutamia käytännön eroja on hyvä tietää.

Toiminimi

Toiminimessä kulut vähennetään suoraan elinkeinotoiminnan tulosta, ja tulos verotetaan yrittäjän ansiotulona. Vähennykset pienentävät siis myös henkilökohtaista veroprosenttiasi.

Huomaa, että toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa – rahat otetaan yksityisottoina. Siksi omaa palkkaa ei voi vähentää kuluna. Sen sijaan toiminimiyrittäjä saa automaattisesti 5 %:n yrittäjävähennyksen, jonka verottaja laskee puolestasi. Lisätietoja: toiminimen verotus.

Osakeyhtiö

Osakeyhtiössä yrittäjä voi maksaa itselleen palkkaa, ja se on yritykselle vähennyskelpoinen kulu. Osakeyhtiössä on myös enemmän pelivaraa palkan ja osingon yhdistelmissä.

Osakeyhtiö voi tarjota omistajalleen henkilökuntaetuja kuten liikunta- tai työterveyshuoltoa – tämä ei ole mahdollista toiminimellä, koska toiminimiyrittäjä ei ole oman yrityksensä työntekijä.

20 yleisintä vähennyskelpoista kuluerää

Tässä on tiivis lista kuluista, jotka useimmat yrittäjät voivat vähentää. Osa näistä on käsitelty omissa artikkeleissaan perusteellisemmin – ne löydät linkkeinä.

Toimitila ja työvälineet

1. Työhuonevähennys – jos teet töitä kotoa, voit vähentää joko verottajan valmiiksi vahvistaman summan tai todelliset kulut. Useimmille yksinyrittäjille työhuonevähennys on isoin yksittäinen vähennys.
2. Toimitilan vuokra – erillisen toimiston tai työtilan vuokra ja siihen liittyvät kulut (sähkö, siivous, vesi) ovat kokonaan vähennyskelpoisia.
3. Koneet, laitteet ja kalusto – tietokone, tulostin, näyttö, toimistokalusteet. Pienhankinnat (enintään 1 200 € per hankinta, käyttöikä korkeintaan 3 vuotta) saa vähentää kerralla, muut kirjataan poistoina usealle vuodelle.
4. Työvaatteet – ainoastaan silloin, kun kyse on selkeistä työhön tarkoitetuista vaatteista (maalarin haalarit, kokin takki, suojavaatteet). Tavallinen toimistopukeutuminen ei kelpaa, vaikka pitäisit sitä ”työvaatteena”.

Liikkuminen ja matkat

5. Kilometrikorvaukset – jos käytät omaa autoa yritysajoihin, saat vähentää kilometrikorvauksen jokaisesta työajosta. Tämä edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä.
6. Yritysauto ja autoetu – osakeyhtiössä voit järjestää itsellesi autoedun. Verotus ja käytännön valinta riippuvat siitä, paljonko ajat vuodessa ja mikä auto on kyseessä.
7. Päivärahat ja yöpymiset – työmatkalla syntyvät kulut ovat vähennyskelpoisia. Päivärahan tasot vahvistaa Verohallinto vuosittain.
8. Julkinen liikenne ja taksit – työmatkoihin liittyvät lippu- ja taksikulut saat vähentää. Säilytä kuitit tai lataa matka-aikataulu työmatkatositteeksi.

Viestintä ja ohjelmistot

9. Puhelin ja nettiyhteys – liiketoimintaan liittyvät puhelin- ja nettikulut ovat vähennyskelpoisia. Yksityis- ja yrityskäytön suhde pitää pystyä perustelemaan.
10. Ohjelmistot ja pilvipalvelut – Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, kirjanpito-ohjelmat, projektinhallinta, varmuuskopiointi. Käytännössä kaikki yritystoimintaa tukevat SaaS-tilaukset.
11. Verkkotunnus ja kotisivujen ylläpito – .fi- tai .com-verkkotunnuksen vuosimaksu, palvelin- ja ylläpitokulut sekä kotisivujen tekeminen.

Markkinointi ja myynti

12. Mainonta ja markkinointi – Google-mainonta, Facebook- ja Instagram-mainonta, lehti-ilmoitukset, mainostoimiston palkkiot.
13. Edustuskulut – asiakaslounaat ja liikelahjat saat vähentää 50 prosenttisesti. Arvonlisäveroa edustuskuluista ei saa vähentää lainkaan. Sisäiset neuvottelukulut ovat sen sijaan kokonaan vähennyskelpoisia.
14. Messu- ja verkostoitumiskulut – messujen osallistumismaksut, messuosaston materiaalit, ammattiliittojen jäsenmaksut.

Vakuutukset ja maksut

15. YEL-vakuutus – yrittäjän eläkevakuutusmaksut ovat kokonaan vähennyskelpoisia.
16. Muut yritysvakuutukset – vastuuvakuutus, työterveyshuolto, keskeytysvakuutus, laite- ja toimitilavakuutukset.
17. Ammattiliiton jäsenmaksut ja toimialakohtaiset maksut – Yrittäjät ry:n jäsenyys, toimialaliitot, lisenssimaksut.

Palvelut ja asiantuntija-apu

18. Kirjanpito ja tilitoimistopalvelut – kuukausittaiset kirjanpitomaksut, tilinpäätöspalkkiot, tilintarkastus.
19. Koulutus ja kurssit – liiketoimintaan liittyvät koulutukset, verkkokurssit, ammattikirjallisuus. Edellytys on, että koulutus tukee nykyistä ammattia – ei aivan uuden alan opiskelu.
20. Pankki- ja rahoituskulut – yritystilin palvelumaksut, maksupääte, korttimaksujen provisiot, laskurahoituksen kulut.

Näin pidät kulut ja kuitit hallinnassa

Suurin osa menetetyistä vähennyksistä jää saamatta yhdestä syystä: kuitti häviää. Tehokkain tapa varmistaa, että kaikki vähennyskelpoiset kulut tulevat kirjanpitoon, on kuvata kuitti heti kun saat sen.

Suomessa suosituin työkalu tähän on eTasku, jolla voit kuvata kuitit puhelimella, tallentaa sähköiset kuitit suoraan verkkokaupoista ja lähettää tiedot kirjanpitäjällesi. Palvelua käyttää yli 20 000 yritystä, ja yli puolet suomalaisista tilitoimistoista tukee sitä. Voit lukea kokemuksia palvelusta eTaskun esittelyartikkelistamme.

Jos haluat yhdistää kuittien keräämisen ja kirjanpidon samaan järjestelmään, Procountor Solo on suunniteltu yksinyrittäjälle. Se yhdistää laskutuksen, kuittien hallinnan ja kirjanpidon yhteen sovellukseen – uuden yrityksen ensimmäinen vuosi on maksuton.

Yleiset virheet, joita aloittava yrittäjä tekee

• Vähennyksiä ei oteta kaikkia – epävarmuudessa jätetään kirjaamatta. Sääntö: jos epäröit, kysy kirjanpitäjältä tai kirjaa mukaan ja anna kirjanpitäjän päättää.
• Yksityiskäyttö ja yrityskäyttö sekoittuvat – lomamatkan ravintolalasku ei muutu edustuskuluksi siksi, että ”keskustelimme työasioista”.
• Kuitteja hävitetään – ilman tositetta ei ole vähennystä. Sähköisessä muodossa kuitit säilyvät paremmin kuin paperinippuna laatikossa.
• Ajopäiväkirjaa ei pidetä – kilometrikorvauksia ei saa ilman dokumentaatiota ajoista. Sovelluksella tämä on helppoa.
• Edustuskulut ilmoitetaan 100 %:sti – muistathan: edustus on 50 %, sisäiset neuvottelut 100 %.

Syvenny aiheisiin

Tämän sivun yläosaan on koottu kaikki kuluihin ja vähennyksiin liittyvät artikkelimme. Niissä käsittelemme työhuonevähennystä, autoetua, puhelinkuluja, edustuskuluja, poistoja ja henkilökuntaetuja perusteellisemmin omista näkökulmistaan.

Jos olet juuri aloittamassa yrittäjänä, suosittelemme tutustumaan myös artikkeleihimme toiminimen verotuksesta ja siitä, paljonko yrittäjälle jää laskutuksesta käteen.