Kirjanpidon hinta – mitä kirjanpito maksaa?

Mitä yrittäjän tai yrityksen kirjanpito maksaa?

+ 3 RAHANARVOISTA vinkkiä, miten voit itse hinata tilitoimiston hintaa alaspäin!

Aloittavana yrittäjänä yksi ensimmäisistä päätöksistäsi on se, ulkoistatko kirjanpidon tilitoimistolle tai yksityiselle kirjanpitäjälle. Saatat ehkä epäröidä ulkoistamista varsinkin sen takia, että kirjanpidon hinta mietityttää.

Pohdinnan tuskaasi ei vähennä se, että tarkkoja lukuja kirjanpidon kustannuksista on välillä vaikea hahmottaa edes tilitoimistojen hinnastoja syynäämällä.

Jos asiat ovat omalla kohdallasi näin, tämä artikkeli on kirjoitettu juuri sinua varten.

Tässä tekstissä kerromme sinulle yrityksen perustajan – eli käytännössä toiminimen tai osakeyhtiön pyörittäjän – näkökulmasta seuraavat asiat:

  • Mistä eri hinnoittelumalleista kirjanpidon hinta voi muodostua,
  • miten yrittäjä voi vaikuttaa itse tilitoimiston hintaan, sekä
  • mitä yrityksen kirjanpito (ihan oikeasti €uroissa) maksaa?

Tarkastelemme asiaa kohtalaisen pientä liiketoimintaa harjoittavien yksin- ja pienyrittäjien näkökulmasta.

Mikäli olet perustamassa viiden työntekijän sivukonttoria Tokioon tai siirtämässä yrityksen kirjoja Caymansaaren veroparatiisiin, kannattaa lopettaa lukeminen tähän ja lähteä vaikka ulkoilemaan.

Mikäli puolestaan tulit vain etsimään euromääräisiä esimerkkejä kirjanpidon hinnoista, voit hypätä parin ensimmäisen kappaleen yli.

Suosittelemme kuitenkin lukemaan tekstin kokonaisuudessaan, jotta pääsisit paremmin selville siitä, mikä hinnoittelumalli on oman yrityksesi tarpeisiin sopivin ja miten saat itse painettua kirjanpidon hintaa alaspäin.

Miten kirjanpidon hinta määräytyy?

Kirjanpidon hintaan vaikuttaa tietysti se, millä periaatteilla hinta muodostetaan. Hinnoittelutapoja on monia, joista käymme läpi yleisimmät. Pienen yrityksen kirjanpitohinta voi perustua esimerkiksi:

  • tositteiden tai vientien (termien selitykset alla) määrään,
  • kirjanpitäjän tai tilitoimiston käyttämän ajan määrään (tuntiveloitus),
  • sekä tositteiden ja vientien että käytetyn ajan määrään, tai
  • hinta voi olla osin tai täysin kiinteä.

Tosite tarkoittaa liiketapahtuman todistusaineistoa. Suomeksi tosite siis voi olla esimerkiksi kuitti, lasku, tiliote, matkalasku, vakuutussopimus tai vaikka rahtikirja tai liiketilan vuokrasopimus.

Vienti tarkoittaa sitä rahasummaa, jonka kirjanpitäjä kirjaa tilin debet- tai kreditpuolelle. Tilitoimistot pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa, ja yhdestä toimittamastasi tositteesta tehdään siis vähintään kaksi vientiä.

Usein pienten toiminimien ja yritysten kirjanpito on tositeperusteisen ja tuntihintaisen mallin yhdistelmä.

Kuukausihintaan saattaa sisältyä tietty määrä tositteita, ja rajan ylittävät tositteet veloitetaan yksittäisellä (ja tietysti isommalla) kappalehinnalla.

Ylimääräisistä selvittelytöistä tai muista kirjanpidon töistä puolestaan maksetaan käytetyn ajan mukaan.

Tilitoimiston hinnoittelu – mikä malli on paras?

Vastaus otsikon kysymykseen riippuu täysin toimintasi laajuudesta, tarvitsemistasi lisäpalveluista sekä siitä, kuinka tarkasti haluat tietää kulut etukäteen.

Tositteiden määrään perustuva hinnoittelumalli on usein hyvä sellaisissa tapauksissa, joissa kuukausittain kertyvien kuittien ja laskujen määrä jää oikeasti hyvin vähäiseksi – esimerkiksi alle kymmeneen per kuukausi.

Aloittavilla yrittäjillä on kuitenkin usein tapana aliarvioida kertyvien tositteiden määrä, ja kirjanpidon hinta voi nousta äkkiä, mikäli kuitteja ja muita lippulappusia ja papereita alkaakin kertyä kymmenittäin.

Perushintaan saattaa esimerkiksi sisältyä 1-10 tositetta kuukaudessa, mutta sen jälkeen jokainen lisätosite tuo heti muutaman euron lisää kuluja kuukausimaksuun. Tällöin kirjapidon hinta voi pompsahtaa hyvinkin äkisti yli budjetoidun.

ÄLÄ siis sorru itse tähän harhaluuloon, vaan muista, että tosite tarkoittaa montaa muutakin asiaa kuin kuittia!

Myös käytetyn ajan määrään perustuva hinnoittelu on usein täysin kelpo valinta tilanteissa, joissa tositteiden määrä jää oikeasti pieneksi.

Kirjanpidon hinta täydeltä tunnilta lähtee usein halvimmillaan noin 40-50 eurosta ylöspäin, mutta tämä summa on toki vain suuntaa-antava. Jostain Rautavaaran tai Savukosken taajamasta löytyy tietysti aina kirjanpitäjä, joka tekee työn halvemmalla.

Tosite- ja aikaperusteisen hinnoittelumallin yhdistelmä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tositteet veloitetaan niiden määrän mukaan, mutta tilinpäätöstyö, veroilmoitus ja kirjanpidon tekemiseen liittyvät mahdolliset selvittelytyöt tehdään tuntihinnalla.

Nykyään kirjanpitoa tarjotaan yksin- ja pienyrittäjille myös kiinteillä kuukausimaksuilla. Tämä tarkoittaa sitä, että kuukausittaisten tositteiden määrällä ei ole väliä, ja kuukausihintaan sisältyy myös muun muassa tilinpäätös ja veroilmoitus.

Tämän mallin etu on kulujen ennakoitavuus. Budjetti on helppo suunnitella, kun vuosittaiset kulut ovat jo etukäteen tiedossa.

Tässä hinnottelumallissa kuukausimaksu saattaa ensin näyttää verrattain kalliilta tosite- tai tuntiperusteiseen kirjanpitoon verrattuna. Vuodessa kulut saattavat kuitenkin oikeasti olla useamman satasen halvempia, kun huomioidaan tilinpäätöksen ja veroilmoituksen osuus.

Tätä hinnoittelumallia voi suositella lämpimästi päätoimisille yrittäjille, joilla tositteita kertyy paljon mutta määrä ei ole täysin vakio.

Miten voit itse vaikuttaa kirjanpidon hintaan?

Lasku tilitoimistosta voi yllättää.

Valitse pidempi ilmoituskausi

Jos liikevaihtosi on alle 30 000 euroa ja tositteita kertyy verrattain vähän, voit ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot kerran vuodessa ja muut verot neljännesvuosittain (etkä kerran kuukaudessa). Tämä vähentää luonnollisesti kirjanpitäjäsi töitä ja sitä kautta kuluja.

Liikevaihdon ollessa 30 000 – 10 000 euroa alvit ja muut oma-aloitteiset verot voi maksaa neljännesvuoden jaksoissa.

Pidemmän ilmoituskauden voi valita itselleen yrityksen perustamislomaketta täyttäessä tai myöhemmin muutosilmoituksella. Tämä tehdään kohdassa ”Oma-aloitteisten verojen verokausi”.

Muista, että kirjanpito on pidemmästä ilmoituskaudesta huolimatta silti aina pidettävä ajantasaisena!

Hoida tunnollisesti oma ruutusi

Mikäli toimitat kirjanpitomateriaalit wanhan koulukunnan malliin kirjekuoressa (emme suosittele, ja kohta kerromme miksi), muista laittaa kuitit ja tositteet järjestykseen (tiliotteiden tapahtumien mukaan) ennen kuin kuskaat ne kirjanpitäjälle.

Älä myöskään unohtele yhtään kuittia, laskua tai muuta tositetta.

Kirjanpitäjäsi kyllä veloittaa sinua, jos hän joutuu painimaan pari ylimääräistä tuntia puuttuvien asiakirjojesi tietoja etsien. Lisäksi vähennysten tekeminen on hieman hankalaa, jos ehdit jo hukata kuittisi.

Jos sinulla on älypuhelin, niin kuitit kannattaa toimittaa kirjanpitäjälle sen avulla heti ostotapahtuman jälkeen – iso osa yrittäjistä onneksi näin jo tekeekin. Sovelluksia on olemassa monenmoisia, mutta esimerkiksi eTaskulla on Suomessa jo yli 15 000 yrityskäyttäjää.

Hyödynnä yksinyrittäjille räätälöityjä kirjanpitopalveluja

Usein pienten toiminimien ja osakeyhtiön kirjanpidon hinta muodostuu siitä, että tilitoimistossa joudutaan manuaalisesti näppäilemään sekavassa järjestyksessä toimittamiasi paperisia tositteita kirjanpitojärjestelmään.

Homma ei hoidu aivan hetkessä, mutta onneksi tähänkin käytäntöön on armon vuonna 2017 olemassa vaihtoehtoja.

Useat tilitoimistot tarjoavat nykyään yksinyrittäjienkin käyttöön (älypuhelimille, tietokoneille tai tableteille) helppoja ohjelmistoja, joilla tositteet saa toimitettua itse suoraan kirjanpitoon. Tämä säästää tilitoimistoilta manuaalisen työn määrää, mikä näkyy halvempana hintana asiakkaalle.

Tätä vaihtoehtoa kutsutaan taloushallinnon sähköistämiseksi, mikä ei ole ollenkaan niin hankalaa kuin miltä se saattaa kuulostaa. Sähköinen taloushallinto vai yksinkertaisuudessaan tarkoittaa pienelle päätoimiselle yrittäjälle sitä, että saapuvat laskut maksetaan suoraan ohjelmassa, jolloin ne kohdistuvat heti kirjanpitoon.

Myös kuiteista voi ottaa kuvan puhelimella tai tabletilla ja lähetetään se napinpainalluksella suoraan kirjanpitoon. Sama juttu myyntiraporttien kanssa.

Ohjelmistojen hallinta ei vaadi sen kummempaa osaamista kuin oman verkkopankin käyttäminen. Erillistä kirjanpito-osaamista ei siis tarvita.

Vielä muutama vuosi sitten asia oli aivan toisin. Tuolloin melkein kaikki kirjanpito-ohjelmistot oli laadittu isompien yritysten tarpeisiin, ja ne sisälsivät yksinyrittäjän kannalta roppakaupalla täysin turhia ominaisuuksia. Tästä syystä niiden käyttäminen oli paitsi vaivalloista, myös hidasta.

Onneksi kehitys kehittyy.

Sanotaan se siis vielä suomeksi: Enää vuonna 2017 ei ole oikeastaan yhtään hyvää syytä tunkea tositteitaan ja kuittejaan kirjekuoreen ja toimittaa niitä tällä tavoin tilitoimistoon.

Paitsi toki siinä tapauksessa, että haluat maksaa kirjanpidostasi muutaman ylimääräisen kympin per kuukausi.

Onko tarvetta tavata kasvotusten?

Kirjanpitäjän valintaan (ja sitä kautta hintaan) vaikuttaa myös se, onko sinulla tarvetta jutella asioista kasvotusten vai riittääkö sähköpostilla tai puhelimella tapahtuva kommunikointi.

Jos haluat jutella asioista kasvotusten, kirjanpitäjältä tai käyttämältäsi tilitoimistolta pitäisi tietysti löytyä toimipiste läheltä. Pakollista tämä ei kuitenkaan ole.

Pienen paikallisen tilitoimiston ottamalla voi ehkä säästää muutaman kymmenen euroa kuussa, mutta tällöin kirjanpitosi voi olla riippuvaisempaa yhden henkilön työpanoksesta. Työnjälki voi toki olla erinomaista, mutta mitä jos kirjanpitäjä sairastuu?

Suuria tilitoimistoja ei kannata karsastaa vain niiden koon takia – automaatio kirjanpitoalalla on lisääntynyt viime vuosina niin paljon, että isoiltakin toimijoilta löytyy nykyään kustannustehokkaita ratkaisuja myös yksinyrittäjille ja pienyrityksille. Kustannustehokas tarkoittaa suomeksi hyvää mutta järkevän hintaista.

Viime vuosina trendi on ollut myös se, että isot tilitoimistoketjut ostelevat pienempiä toimijoita. Tätä kautta monen yksin- ja pienyrittäjän kirjanpito on siirtynyt ison tilitoimiston hoidettavaksi.

Päätä itse, mitä haluat tehdä. Hyviä tilitoimistoja löytyy ihan kaikenkokoisten toimijoiden joukosta!

Taloushallintoliiton sivuilta voit lukea, mitä tarkoittaa auktorisoitu tilitoimisto ja mikä tämän termin merkitys tilitoimiston valinnassa on.

Mitä yrityksen kirjanpito (oikeasti) maksaa?

Tilitoimistojen sivuilla olevat hinnat ovat usein alkaen-hintoja.

Tämä tarkoittaa usein sitä, että vain pöytälaatikkofirmat ja muutaman kuitin per vuosi toimittavat sivutoimiyrittäjät oikeasti selviävät kyseisillä hinnoilla. Tällöin kulut voivat olla joitain satasia per vuosi.

Päätoimisilla yrittäjillä hinnat ovat tietysti reilusti isompia – usein käytännössä vähintään 1000 euron vuosiluokkaa, kun mukaan huomioidaan tilinpäätös ja veroilmoitus.

Jos hoidat joka kuukausi kaikki tositteet säntillisesti kirjanpitäjällesi, eikä vuoden aikana kerry ylimääräistä selviteltävää, hinta voi olla rahtusen alempikin.

Jos kirjanpitäjä joutuu joka kuukausi selvittelemään puuttuvia tositteitasi 50 euron tuntihinnalla, ylimääräistä maksettavaa kertyy vuoden aikana mukavasti.

Ei ole mitenkään erikoista, että päätoimisella yksinyrittäjälläkin kirjanpidon kustannukset vuodessa kohoavat 1500-2000 euroon. Joillain toimialoilla tositteita kertyy jo kuukaudessa valtava määrä.

Kun tilitoimistojen sivuilla puhutaan kuukausihinnoista, näihin ei yleensä kuulu tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekeminen vaan ne veloitetaan erikseen. Tähänkin on olemassa joitain poikkeuksia, joissa molemmat toimenpiteet kuuluvat kuukausihintaan.

Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinta voi siis olla kiinteä tai tuntiperusteinen. Näistä kahdesta toimenpiteestä kertyy joka tapauksessa useampi satanen lisää kirjanpidon hintaan vuodessa.

Lilliputtitoiminimi voi saada tilinpäätöksen alle satasella, mutta useimmiten hinta on suurempi – käytännössä noin 150 euroa. Veroilmoitus on hieman tätä halvempi.

Joskus tilinpäätökselle ja veroilmoitukselle on määritelty oma yhteinen könttäsummansa. Osakeyhtiöillä hinnat ovat hivenen kalliimpia kuin toiminimiyrittäjillä.

Lisää pulitettavaa voi kertyä myös esimerkiksi palkanmaksukirjauksista, vuosi-ilmoituksista, konsultaatiosta, ja muista lisäpalveluista. Menoeriä kyllä riittää, jos toimintasi on laajaa.

Miten oman toiminimen tai pienen osakeyhtiön kirjanpito kannattaa järjestää?

Jos yrittämisesi on sivutoimista ja tositteita kertyy alle 10 kuukaudessa, voit hyvin yrittää tehdä kirjanpitoa itse.

Toinen vaihtoehto on etsiä lähipiiristä tai lähialueelta kirjanpitäjä, joka voisi hoitaa kirjanpidon halpaan hintaan. Esimerkiksi noin 50 eurolla kuukaudessa. Tätä halvemmaksi on sivutoimisenkaan yrittäjän hyvin vaikea päästä.

Mikäli puolestaan aiot päätoimiseksi yrittäjäksi tai tositteita kertyy muuten paljon, jokin kiinteähintainen kirjanpitopalvelu voi olla paras ratkaisu. Nykyään monet tilitoimistot tarjoavat erikseen yksinyrittäjille räätälöityjä palveluja, joista yksi hyvä esimerkki on Accountor Go.

Sen hinta on ilmaisen kokeilukuukauden jälkeen kiinteä 80 euroa kuukaudessa, eikä veroilmoituksesta tai tilinpäätöksestä tarvitse pulittaa erikseen – kelpo diili päätoimiselle yksinyrittäjälle, jos kuitteja ja tositteita kertyy yhtään enemmän.

Vaihtoehtoja on toki muitakin, ja niihin kannattaa tutustua rauhassa. Muista kuitenkin tämä: aina kun tilitoimisto iskee eteesi jonkin hinnan tai hinta-arvion kirjanpidosta, varmista mitä tuohon hintaan oikeasti kuuluu.

Et olisi ensimmäinen tai viimeinen yrittäjä, joka luulee maksavansa kirjanpidosta 50 euroa kuukaudessa ja budjetoi vuosittaisiksi kuluiksi 600 euroa.

Sitten vuoteen mahtuukin muutama kuukausi, jolloin joudut kyselemään kirjanpitäjältä neuvoja toimintaasi liittyen.

Ja aina silloin tällöin jää jokin tosite toimittamatta ja kirjanpitäjäsi joutuu soittelemaan perään. Siihen vielä päälle veroilmoitus ja tilinpäätös, niin tuosta 600 eurosta ollaan noustu jo reilusti yli tuhannen euron.

Yhteenveto

Kirjanpitohintaan vaikuttaa paljon se, kuinka säntillisesti itse toimitat kaikki tositteesi kirjanpitäjälle. Puuttuvien tositteidesi perään soitteleva kirjanpitäjä kyllä laskuttaa työstään.

Sähköistämällä kirjanpitoa voit toimittaa tositteet kirjanpitäjälle tietokoneella tai puhelimellasi. Tämä vähentää kirjanpitäjän manuaalista työtä ja voi näkyä sinulle halvempana hintana.

Jos yrittäminen on päätoimista ja tositteita kertyy, kirjanpidon hinta vuodessa nousee nopeasti yli 1000 euroon. Päätyön ohessa sivutoimista yrittämistä tekevät selviävät tietysti rutkasti halvemmalla.

Tilitoimistoa valitessa kannattaa ottaa tarkasti selville se, mitä palveluun oikeasti kuuluu. Tilitoimiston hinta voi olla kiinteä oikeasti tai leikisti. Pieneltä näyttävän kuukausihinnan päälle voi tulla paljon erilaisia lisäkuluja, ellet ole tarkkana sopimusta kirjoittaessasi.

Yritä myös tehdä tarkka arvio siitä, kuinka paljon sinulle kertyy kuukaudessa tositteita. Mikäli tilitoimisto veloittaa tuntihinnalla, kysy kuinka kauan tositemääräsi käsittelyyn kuluu aikaa. Jos arvostat kulujen ennakointia, valitse jokin oikeasti kiinteähintainen kirjanpitopalvelu, jonka hintaan sisältyy myös veroilmoitukset ja tilinpäätökset.

Muista kuitenkin, että kirjanpidon hinta ei saa – tai ainakaan sen ei tulisi olla – ensimmäinen kriteeri tilitoimistoa valittaessa. Ilman turhia kommervenkkejä sujuva kirjanpito on yrittäjälle aina rahallista säästöä tuova etu.

Sinua saattaa myös kiinnostaa:
Toiminimen kirjanpito itse
Näin löydät hyvän tilitoimiston tai kirjanpitäjän7 kohdan pikaopas yrittäjälle