Verkkolaskutus haltuun – kaikki mitä pienyrittäjän tarvitsee tietää verkkolaskuista

Verkkolaskutus haltuun – kaikki mitä pienyrittäjän tarvitsee tietää verkkolaskuista

Sähköinen laskutus ei ole lainkaan niin monimutkaista kuin ehkä luulit

Vielä joitakin vuosia sitten verkkolaskuttaminen saatettiin mieltää lähinnä isompien yritysten laskutustavaksi.

Viimeistään huhtikuusta 2020 alkaen verkkolaskut ovat kuitenkin tulleet pakostikin tutuiksi tuhansille suomalaisille yksin- ja pienyrittäjille.

Mistä oikein on kyse, ja mitä kaikkia asioita uuden yrittäjän olisi hyvä ymmärtää verkkolaskuista?

Kokosimme alle mahdollisimman selkokieliset vastaukset näihin sekä moniin muihin useimmin kuultuihin kysymyksiin.

 


Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneluettavassa ja täysin digitaalisessa muodossa.

Helpoin esimerkki on tilanne, jossa sinä lähetät verkkolaskun laskutusohjelmastasi ja lasku välittyy reaaliajassa asiakkaasi omaan taloushallintojärjestelmään.

Vastaanottaja voi vain tarkistaa ja hyväksyä laskun. Maksutietoja ei tarvitse näpytellä käsin, eikä laskua tarvitse skannata tai tulostaa. Digitaalinen kopio on heti tallessa oikeassa paikassa, eli arkistoinnista ei tarvitse erikseen huolehtia. Manuaalisen työn määrä laskun käsittelyprosessissa jää hyvin vähäiseksi.

Kaikki sähköisiä kanavia pitkin kulkevat laskut eivät kuitenkaan ole verkkolaskuja – käydään seuraavaksi erot lyhyesti läpi.


Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköisellä laskulla, sähköpostilaskulla ja e-laskulla?

Erilaisten termien välille syntyy helposti sekamelskaa, sillä sähköpostilaskujakin nimitetään yhä monissa yhteyksissä sähköisiksi laskuiksi.

Nykyinen verkkolaskulaki – eli hienommalta nimeltään laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta – kuitenkin määrittää, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan verkkolaskua.

Sähköpostitse saapuvat laskut pdf-tiedostoineen eivät ole verkkolaskuja, sillä ne eivät siirry taloushallintojärjestelmästä toiseen ilman manuaalista työtä. Myöskään sähköpostilaskun maksaminen tai arkistointi ei hoidu samalla tavalla automatisoidusti verkkolaskuun verrattuna.

E-laskuista puolestaan puhutaan silloin, kun kyse on kuluttajille lähetettävistä verkkolaskuista. E-laskut saapuvat suoraan vastaanottajan verkkopankkiin hyväksyttäviksi. Ehkä itsekin saat e-laskuja esimerkiksi puhelinoperaattoriltasi tai vakuutusyhtiöltäsi?

Tässä artikkelissa kuitenkin paneudumme pääosin yritysten väliseen sähköiseen laskutukseen, jolloin yleisin käytetty termi on nimenomaan verkkolasku.


Miksi jokaisen pienyrittäjän tulisi olla kiinnostunut verkkolaskuista 1.4.2020 jälkeen?

Huhtikuussa 2020 voimaan astunut uusi verkkolaskulaki pakotti tuhannet suomalaiset pienyrittäjät tutustumaan tarkemmin verkkolaskuihin. 1.4.2020 alkaen yritykset ovat voineet vaatia kaikki saapuvat laskut verkkolaskuina.

Jos siis laskutat yrityksiä tai julkishallinnon toimijoita ja he haluavat sinulta verkkolaskun, sinun pitäisi pystyä sellainen lähettämään. Muussa tapauksessa laskua ei tarvitse maksaa.

Vastaavasti voit myös itse vaatia kaikki sinulle saapuvat laskut verkkolaskuina, jos näin haluat. Mikään laki tai asetus ei toki estä sitä, ettetkö voisi jatkossakin vastaanottaa paperi- tai sähköpostilaskuja.

Yksityisille kuluttajille lähteviin laskuihin verkkolaskulaki ei vaikuta. Laki ei koske sinua myöskään silloin, jos vuosittainen liikevaihtosi on alle 10 000 euroa.


Mitä hyötyä verkkolaskuista on muihin laskutustapoihin verrattuna?

Verkkolaskutuksen olennaisimmat hyödyt liittyvät laskujen lähettämisen ja maksamisen nopeuteen sekä turvallisuuteen. Paperilaskuttamiseen verrattuna verkkolasku on myös selvästi edullisempi laskutustapa.

Katsotaan vielä hyödyt hieman tarkemmin läpi:

  • Verkkolasku on nopea maksaa. Se välittyy vastaanottajalle reaaliajassa ja laskutietoja ei tarvitse naputella käsin. Tällöin on todennäköisempää, että saat rahat asiakkailtasi silloin kun pitääkin.
  • Verkkolasku on turvallisin laskutustapa. Unohdusten ja näppäilyvirheiden riski vähenee, kun laskut saapuvat samaan paikkaan, jossa ne voi vain hyväksyä ja tarkistaa ilman tietojen manuaalista näpyttelyä. Laskun lähettäjän ja vastaanottajan välissä toimiva verkkolaskuoperaattori varmistaa molempien osapuolten tiedot. Huijauslaskujen riski on minimaalinen paperi- ja sähköpostilaskuihin verrattuna.
  • Paperilaskutukseen verrattuna verkkolaskut ovat halvempia. Vaikka verkkolaskutkaan eivät ole ilmaisia, ne ovat silti edullisempia kirjekuorien, A4-paperinippujen tai tulostinmusteiden ostamiseen verrattuna.
  • Verkkolaskuttaminen on ekologista. Vähennät tehokkaasti yritystoimintasi paperipinoja siirtymällä verkkolaskutukseen.
  • Arkistointi on helppoa. Suurimman hyödyn saat, jos lähetät ja vastaanotat verkkolaskut samalla ohjelmalla. Tällöin myyntilaskut ja ostolaskut ovat tallessa yhdessä paikassa. Ja siellä ne myös säilyvät kirjanpitolain vaatiman ajan.

Katsotaan seuraavaksi, mitä verkkolaskujen lähettäminen edellyttää.


Mitä verkkolaskujen lähettämiseen tarvitaan?

Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset verkkolaskutusta tukevan ohjelmiston sekä asiakkaasi verkkolaskuosoitteen. Oikeastaan kaikki muu hoituu automaattisesti.

Ohjelmisto voi käytännössä tarkoittaa laskutusohjelmaa tai laajempaa taloushallinnon ohjelmistoa, jolla voit sekä lähettää että vastaanottaa verkkolaskuja. Ohjelmistot ovat niin sanottuja pilvipalveluita, eli voit käyttää niitä nettiyhteyden avulla millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella. Erillisiä asennuksia ja latauksia ei tarvita.

Edullisimmillaan pienyrittäjille suunnitellut laskutusohjelmistot maksavat kuukaudessa noin 10 eurosta ylöspäin. Samalla ohjelmalla voit lähettää niin verkkolaskuja, sähköpostilaskuja kuin myös paperilaskuja tulostuspalvelun kautta.

Laskujen välittämiseen tarvitaan myös verkkolaskuoperaattoria. Useimmiten operaattoriyhteys kuitenkin sisältyy automaattisesti laskutus- ja taloushallinto-ohjelmiin. Sinun ei siis tarvitse itse solmia sopimusta minkään tietyn operaattorin kanssa.


Miten verkkolasku käytännössä lähetetään asiakkaalle?

Verkkolaskun lähettäminen ei eroa paljoakaan siitä, että näppäilisit laskutusohjelmalla minkä tahansa normaalin sähköpostilaskun tai tulostettavan paperilaskun. Myös liitteitä voit lisätä laskuun aivan perinteiseen tapaan.

Laskutietojen syöttämisen jälkeen valitset vain lähetystavaksi verkkolaskun. Tässä vaiheessa tarvitset asiakkaasi verkkolaskuosoitteen sekä operaattoritunnuksen. Jotkut laskutusohjelmat tunnistavat operaattorin automaattisesti verkkolaskuosoitteen perusteella, joten käytännössä pelkkä osoitekin saattaa riittää laskun lähettämiseen.

Ellet ole saanut asiakkaaltasi laskutustietoja, voit tarkistaa verkkolaskuosoitteen myös kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Varmin tietolähde on kuitenkin asiakas itse.

Osoitteen tulee olla prikulleen oikein, jotta lasku löytää perille. Useimmat laskutusohjelmat kuitenkin antavat sinulle virheilmoituksen, jos lähetysvaiheessa jokin menee pieleen. Näin ollen ongelmat verkkolaskun perillemenossa ovat hyvin epätodennäköisiä.

Matkaan lähtevä verkkolasku ei voi hukkua samaan tapaan kuin paperilasku tai roskapostisuodattimeen eksyvä sähköpostilasku.


Paljonko verkkolaskujen lähetys ja vastaanottaminen maksavat?

Verkkolaskun hinta riippuu käytössäsi olevasta laskutusohjelmasta sekä verkkolaskuoperaattorista. Jos laskut veloitetaan kappalehinnoittain, yksittäisen laskun lähettäminen tai vastaanottaminen maksaa tyypillisesti noin 0,30-0,70 euroa. Usein kappalehinta putoaa laskumäärän kasvaessa.

Käyttämäsi laskutusohjelman kuukausihinta voi myös sisältää automaattisesti tietyn määrän verkkolaskuja.

Yksinyrittäjille suunniteltujen laskutus- tai taloushallinto-ohjelmien kuukausihinnat vaihtelevat yleensä noin 10-30 eurosta ylöspäin paketin laajuudesta riippuen. Hieman isommat yritykset tarvitsevat usein ohjelmistoiltaan enemmän toiminnallisuuksia, jolloin myös hinta nousee.

Verkkolaskujen lisäksi voit toki lähettää samalla ohjelmalla myös paperi- ja sähköpostilaskuja. Kirjekuoria tai postimerkkejä sinun ei tarvitse ostaa, sillä tulostuspalvelu muuntaa näppäilemäsi laskut tarvittaessa paperimuotoon.


Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Jotta laskutusohjelmassa näppäilemäsi verkkolasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle, väliin tarvitaan verkkolaskuoperaattori.

Kyse on sähköisestä laskunvälittäjästä, joka ottaa laskut vastaan ja välittää ne eteenpäin oikeaan osoitteeseen – eli vähän kuin postitoimisto, jos puhuttaisiin paperilaskuista. Tarkempia teknisiä yksityiskohtia sinun ei ole välttämätöntä tietää.

Suosittuja operaattoreita Suomessa ovat muun muassa Apix, OpusCapita, Maventa ja Basware. Sinun ei kuitenkaan tarvitse itse solmia sopimuksia verkkolaskuoperaattorien kanssa, vaan operaattoriyhteys löytyy käytännössä aina valmiina valitsemastasi laskutusohjelmasta.

Laskun lähetysvaiheessa tarvitset myös operaattorin välittäjätunnusta eli operaattoritunnusta. Tunnukset on listattu esimerkiksi Tieken verkkosivuille, jos et jostain syystä löydä niitä asiakkaasi antamista laskutustiedoista.

Monet laskutus- ja taloushallinto-ohjelmat myös tunnistavat operaattorin tunnuksineen automaattisesti verkkolaskuosoitteen perusteella.


Miten voin itse vastaanottaa laskuni verkkolaskuina?

Verkkolaskujen vastaanottaminen onnistuu, kun käytössäsi on kyseisen ominaisuuden sisältävä laskutus-, kirjanpito- tai taloushallinto-ohjelma. Tällöin ohjelma useimmiten muodostaa sinulle automaattisesti oman yksilöllisen verkkolaskuosoitteen, jonka voit tarkistaa ohjelman asetuksista.

Suurimmat hyödyt verkkolaskutuksesta saat, kun sekä lähetät että vastaanotat laskut samalla ohjelmalla. Tällöin sekä myyntilaskut että ostolaskut ovat automaattisesti seurattavissa ja arkistoituina samassa paikassa.

Muista vielä informoida laskuttajiasi, että haluat jatkossa laskusi verkkolaskuina. Useimmista ohjelmista löytyy valmis viestipohja, jonka voit lähettää sähköpostitse laskuttajillesi.

Käydään vielä lopuksi lyhyesti läpi, miten oma verkkolaskuosoitteesi muodostuu.


Mistä verkkolaskuosoite koostuu?

Verkkolaskuosoite koostuu operaattoritunnuksesta sekä vastaanottajan yksilöivästä tunnuksesta, joka on usein OVT-muotoinen.

12-17 merkkiä sisältävän OVT-tunnuksen alussa on Suomen Verohallinnon 0037-tunnus, jonka jälkeen loppuosuus muodostuu yrityksesi y-tunnuksesta ilman väliviivaa sekä enintään viiden merkin mittaisesta mahdollisesta tarkenteesta.

  • Esimerkki OVT-tunnuksesta: 003787654321
  • Esimerkki välittäjätunnuksesta eli operaattoritunnuksesta: E204503 (OpusCapita)

Verkkolaskuosoite voi olla myös IBAN-muodossa (esim. FI2165432100000587) tai muussa muodossa, mutta OVT on vaihtoehdoista yleisin.

OVT-tunnuksesta puhutaan usein verkkolaskuosoitteen synonyymina, mutta laajemmassa määritelmässä verkkolaskuosoite muodostuu aina sekä OVT-tunnuksesta että välittäjätunnuksesta.

Monet laskutus- ja taloushallinto-ohjelmistot tunnistavat kuitenkin operaattorin ja välittäjätunnuksen automaattisesti, joten monesti pelkän OVT-muotoisen tunnuksen tietäminen riittää laskun lähettämiseen.

Asiakkaidesi verkkolaskuosoitteita voit etsiä kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Myös oma osoitteesi välittyy monien ohjelmien kautta automaattisesti verkkolaskuosoitteistoon, jos otat verkkolaskujen vastaanottamisen käyttöön.

Yksinyrittäjän tärkein työkalu maksutta vuodeksi käyttöön

Yksinyrittäjän vaivaton taloushallinto - laskutusohjelma ja kirjanpito verkossa