Osakeyhtiön kirjanpito ja tilintarkastus

Osakeyhtiön kirjanpito ja tilintarkastus

Kannattaako osakeyhtiön kirjanpito ulkoistaa?

Oletko uusi tai tuleva yrittäjä, joka pähkäilee, miten osakeyhtiön kirjanpito tulisi järjestää?

Periaatteessa sinun ei tarvitse tietää yrityksen kirjanpidosta tai tilintarkastuksesta etukäteen juuri mitään, mutta asioista on silti syytä olla perillä.

Tämä johtuu siitä, että mitä paremmin hallitset edes perusjutut kirjanpidosta, sitä enemmän hyötyä sen tuottamista tiedoista ja raporteista sinulle on.

Jos osakeyhtiön kirjanpito ei ole sinulle lainkaan tuttua, ainoa järkevä vaihtoehto on ulkoistaa työ alan asiantuntijalle. Usko pois: et halua tehdä kirjanpidosta selviytymistaistelua, johon hukkaat kaiken aikasi ja rahasi.

Varsin monet uudet yrittäjät kompastuvat tässä asiassa omiin nilkkoihin ja yrittävät säästää rahaa tekemällä itse kaiken kirjanpitoonsa liittyvän. Tämä vie vain aikaa yrityksen ydintoiminnoilta ja tulee siten usein kalliimmaksi kuin ammattilaisen käyttäminen.

Joku viisas on joskus todennut, että hyvä pienyrittäjä pärjää ilman kirjanpitäjääkin, mutta fiksu ymmärtää hankkia sellaisen. Tässä onkin jutun juoni: hyvä kirjanpitäjä tietää ne niksit, joilla säästät rahaa pitkässä juoksussa. Siksi tilitoimiston valintaan kannattaa käyttää kunnolla aikaa.

Tässä artikkelissa kerromme sinulle – uusi yrittäjä – perusasiat osakeyhtiön kirjanpidosta ja sen järjestämisestä.

Artikkelin sisältö:

Perustiedot osakeyhtiön kirjanpidosta lyhyesti
Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito
Milloin osakeyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?
Mitä pienen osakeyhtiön kirjanpito maksaa?
Miten voit itse vaikuttaa kirjanpidon hintaan?

Perustietoa osakeyhtiön kirjanpidosta

Lyhyesti sanottuna kirjanpito tarkoittaa liiketoiminnasta johtuvien tapahtumien ja niiden rahamäärien kirjaamista. Kaikki yritykset ovat lain mukaan kirjanpitovelvollisia.

Yrityksen kirjanpitoon tulee koota kaikki tarvittava tositeaineisto, josta rekisteröidään liiketapahtumien tiedot. Tositteiden perusteella voidaan laskea ja ylläpitää yrityksesi taloustilannetta.

Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu yrityksesi tuotoista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista.

Miksi kirjanpitoa tehdään? Tähän on monia syitä. Ajan tasalla oleva kirjanpito…

  • kertoo sen, tekeekö yrityksesi voittoa vai tappiota,
  • tarjoaa sinulle informaatiota yritystoimintasi taloudellisen tilanteen ohjaamista varten,
  • pitää erillään omat ja firmasi rahat, sekä
  • tarjoaa informaatiota Verohallinnolle verotuksen tekemistä varten. Osakeyhtiösi verotus perustuu luotettavaan kirjanpitoon.

Osakeyhtiön liiketapahtumista on oltava todisteena kuitti tai muu tosite, ja kaikkien tositteiden pitää olla päivättyjä ja numeroituja. Tapahtumat merkitään kirjanpitoon aikajärjestyksessä. Kaikki käteismaksut pitää kirjata päivittäin.

Muut kirjaukset voi tehdä kuukausittain tai muilla vastaavilla jaksotuksilla. Kirjaukset on kuitenkin tehtävä neljän kuukauden sisällä jakson tai kalenterikuukauden päättymisestä.

Osakeyhtiön tilikausi kestää 12 kuukautta, mutta tähän on poikkeuksena liiketoiminnan aloittaminen tai lopettaminen. Tällöin tilikausi voi olla tilapäisesti lyhyempi tai pidempi, kuitenkin maksimissaan 18 kuukautta.

Jos esimerkiksi aloitat yritystoimintasi marraskuussa, osakeyhtiön ensimmäinen tilikausi voi kestää aina seuraavan vuoden loppuun asti eli yhteensä 14 kuukautta.

Toiminnan jatkuessa osakeyhtiöiden tilikausi ajoittuu yleensä kalenterivuodelle (1.1.-31.12.) mutta se voi hyvin olla muukin vuoden mittainen ajanjakso.

Yrityksen tilikauden tulos saadaan selville, kun kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätös tarkoittaa tilikauden ajalta tehtävää laskelmaa, joka kertoo osakeyhtiösi tuloksen ja varallisuusaseman.

Tilinpäätös sisältää muun muassa tuloslaskelman, taseen liitetietoineen sekä luettelon käytetyistä kirjanpitokirjoista.

Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito

Toisin kuin yksityiset elinkeinonharjoittajat, osakeyhtiöt eivät voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Laki nimittäin määrää, että osakeyhtiön kirjanpidon on aina oltava kahdenkertainen eli suoriteperusteinen.

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle eri tilille. Liiketapahtumat viedään siis aina sekä kredit- että debet-puolelle, joiden tulee aina olla yhtä suuret.

Tällöin jokaisesta osakeyhtiösi liiketapahtumasta kirjataan rahan lähde sekä käyttö. Ne kertovat, minkä takia raha on liikkunut ja mitä kirjanpidon tiliä on käytetty.

Jos sinulle ei ole ennestään laajoja tietoja kirjanpidosta, kahdenkertaista kirjanpitoa ei ole järkevää yrittää tehdä itse. Paitsi että hukkaat aikaasi ja rahaasi, voit joutua myös ongelmiin verottajan kanssa, jos kirjanpitoosi eksyy virheitä.

Kirjanpidon termeihin ja selityksiin voit tutustua Taloushallintoliiton sivuilla.

Milloin osakeyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastuksen tehtävä on toimia yritykselle valvontajärjestelmänä. Silloin on tarpeellista hyödyntää mahdollisimman ammattitaitoista tilintarkastajaa.

Tilintarkastajan tehtävä on varmistaa, että yrityksen tilinpäätös sekä toimintakertomus antavat oikean ja riittävän ristiriidattoman kuvan yrityksen tilasta.

Tilintarkastajan valitsematta jättäminen on kuitenkin mahdollista, sillä lain mukaan kaikkien yritysten ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Alla on lista ehdoista, milloin osakeyhtiön ei tarvitse valita tilintarkastajaa.

  1. Yksityisten elinkeinoharjoittajien ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Tämä kohta ei koskea sinua, koska yritysmuotosi on tai tulee olemaan osakeyhtiö.
  2. Pienten yritysten (kaikki muut yritysmuodot, myös osakeyhtiöt) ei tarvitse valita tilintarkastajaa, mikäli yksi (1) tai ei yhtään alla olevista edellytyksistä ole täyttynyt päättyneellä tai sitä edeltäneellä tilikaudella:
  • Yrityksen taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa.
  • Yrityksen liikevaihto tai liikevaihtoa vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa.
  • Yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Kuten huomaat, hyvin pienten osakeyhtiöiden ei yleensä ole pakko valita tilintarkastaja.

Mikäli yrityksesi yhtiösopimus, yhtiöjärjestys tai säännöt kuitenkin määräävät tilintarkastajan valinnasta, on sellainen valittava tai säädöksestä määräävään asiakirjaan on tehtävä muutos.

Mitä osakeyhtiön kirjanpito maksaa?

Vastaus riippuu muun muassa yrityksesi toimialasta, liiketapahtumien määrästä sekä tilitoimiston hinnoittelumallista – kirjanpidosta voidaan veloittaa tosite- tai vientiperusteisesti tai käytetyn ajan mukaan.

Jos olet kuitenkin päätoiminen yrittäjä, käytännössä kirjanpidon kustannukset nousevat vuodessa aina nelinumeroisille luvuille. Sivutoimiset yrittäjät pääsevät vähemmällä.

Olemme kirjoittaneet kirjanpidon kustannuksista erillisen artikkelin, johon pääset käsiksi linkistä. Sieltä löydät euromääräisiä esimerkkejä pienten osakeyhtiöiden kirjanpidon hinnoista.

Miten voit itse vaikuttaa osakeyhtiön kirjanpidon kustannuksiin?

Vaikka ulkoistat kirjanpidon tilitoimistolle, sinun on tietysti tehtävä joitain asioita itse. Suomeksi tämä tarkoittaa esimerkiksi kirjanpitoon vaadittavien kuitti- ja tositeaineistojen kokoamista, säilyttämistä ja lähettämistä.

Voit itse vaikuttaa siihen, että kirjanpitäjältä ei saavu yllätyslaskuja, joissa viivan alla oleva summa onkin paljon isompi kuin oletit. Alla muutama vinkki – nämä ovat perusasioita, mutta unohtuvat yllättävän monelta yrittäjältä.

1) Toimita aineistot tilitoimistoon aina ajallaan!

Puuttuvien tositteiden perään kyselevä kirjanpitäjä kyllä laskuttaa työstään.

2) Aineistojen toimittamista ja kuittien hukkumista voit ehkäistä käyttämällä sähköisiä sovelluksia.

Yksinyrittäjillekin on nykyään tarjolla nimenomaan heille räätälöityjä ratkaisuja, joista on riisuttu kaikki turha. On paljon helpompaa toimittaa esimerkiksi kuitit kirjanpitoon älypuhelimella kuin sullomalla niitä kirjekuoriin.

Taloushallintoala sähköistyy koko ajan hurjaa vauhtia, ja pienyrittäjienkin kirjanpito muuttuu ennemmin tai myöhemmin täysin digitaaliseksi. Siksi kelkkaan kannattaa hypätä heti eikä vasta silloin kun on pakko.

3) Mikäli liikevaihtosi jää alle 30 000 euron rajan, eikä tositteita kerry isoja määriä, voit ilmoittaa ja maksaa alvit vain kerran vuodessa ja muut verot neljännesvuosittain.

Tällä tavalla voit hieman vähentää kirjanpitäjäsi töitä ja samalla kirjanpidon kustannuksia.

Yhteenveto

Kun valitset yritysmuodoksesi osakeyhtiön, kirjanpidon on oltava kahdenkertaista eli suoriteperusteista. Jos kirjanpidon tekeminen ei ole sinulle entuudestaan tuttua, kahdenkertaista kirjanpitoa ei kannata tehdä itse. Ulkoista siis työ tilitoimistolle.

Vinkkejä uuden yrityksen kirjanpidon järjestämiseen voit lukea esimerkiksi linkin artikkelista tai kysellä tutuilta yrittäjiltä.

Muista, että voit itse vaikuttaa osakeyhtiösi kirjanpidon kustannuksiin toimittamalla kaikki aineistot kirjanpitoon ajallaan ja järjestyksessä. Tässä kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää apuna sähköisiä sovelluksia.

Lue myös: Osakeyhtiön perustaminen ja verotus.