Osakeyhtiön kirjanpito ja tilintarkastus
Kannattaako osakeyhtiön kirjanpito ulkoistaa?
Oletko uusi tai tuleva yrittäjä ja pähkäilet, miten osakeyhtiön kirjanpito tulisi järjestää?
Periaatteessa sinun ei tarvitse tietää yrityksen kirjanpidosta tai tilintarkastuksesta etukäteen juuri mitään, mutta asioista on silti syytä olla perillä.
Mitä paremmin hallitset edes perusjutut kirjanpidosta, sitä enemmän hyötyä sen tuottamista tiedoista ja raporteista sinulle on.
Jos osakeyhtiön kirjanpito ei ole sinulle lainkaan tuttua, ainoa järkevä vaihtoehto on ulkoistaa työ alan asiantuntijalle. Usko pois: et halua tehdä kirjanpidosta selviytymistaistelua, johon hukkaat kaiken aikasi ja rahasi.
Varsin monet uudet yrittäjät kompastuvat tässä asiassa omiin nilkkoihin ja yrittävät säästää rahaa tekemällä itse kaiken kirjanpitoonsa liittyvän. Tämä vie vain aikaa yrityksen ydintoiminnoilta ja tulee siten usein kalliimmaksi kuin ammattilaisen käyttäminen.
Joku viisas on joskus todennut, että hyvä pienyrittäjä pärjää ilman kirjanpitäjääkin, mutta fiksu ymmärtää hankkia sellaisen.
Tässä onkin jutun juoni: hyvä kirjanpitäjä tietää ne niksit, joilla säästät rahaa pitkässä juoksussa. Siksi tilitoimiston valintaan kannattaa käyttää kunnolla aikaa.
Tässä artikkelissa kerromme sinulle – uusi yrittäjä – perusasiat osakeyhtiön kirjanpidosta ja sen järjestämisestä.
Artikkelin sisältö:
Perustietoa osakeyhtiön kirjanpidosta
Lyhyesti sanottuna kirjanpito tarkoittaa liiketoiminnasta johtuvien tapahtumien ja niiden rahamäärien kirjaamista. Kaikki yritykset ovat lain mukaan kirjanpitovelvollisia.
Yrityksen kirjanpitoon tulee koota kaikki tarvittava tositeaineisto, josta rekisteröidään liiketapahtumien tiedot. Tositteiden perusteella voidaan laskea ja ylläpitää yrityksesi taloustilannetta.
Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu yrityksesi tuotoista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista.
Miksi kirjanpitoa tehdään? Tähän on monia syitä. Ajan tasalla oleva kirjanpito:
- kertoo sen, tekeekö yrityksesi voittoa vai tappiota
- tarjoaa sinulle informaatiota yritystoimintasi taloudellisen tilanteen ohjaamista varten
- pitää erillään omat ja firmasi rahat
- tarjoaa informaatiota Verohallinnolle verotuksen tekemistä varten. Osakeyhtiösi verotus perustuu luotettavaan kirjanpitoon.
Osakeyhtiön liiketapahtumista on oltava todisteena kuitti tai muu tosite, ja kaikkien tositteiden pitää olla päivättyjä ja numeroituja. Tapahtumat merkitään kirjanpitoon aikajärjestyksessä. Kaikki käteismaksut pitää kirjata päivittäin.
Muut kirjaukset voi tehdä kuukausittain tai muilla vastaavilla jaksotuksilla. Kirjaukset on kuitenkin tehtävä neljän kuukauden sisällä jakson tai kalenterikuukauden päättymisestä.
Osakeyhtiön tilikausi kestää 12 kuukautta, mutta tähän on poikkeuksena liiketoiminnan aloittaminen tai lopettaminen. Tällöin tilikausi voi olla tilapäisesti lyhyempi tai pidempi, kuitenkin maksimissaan 18 kuukautta.
Jos esimerkiksi aloitat yritystoimintasi marraskuussa, osakeyhtiön ensimmäinen tilikausi voi kestää aina seuraavan vuoden loppuun asti eli yhteensä 14 kuukautta.
Toiminnan jatkuessa osakeyhtiöiden tilikausi ajoittuu yleensä kalenterivuodelle (1.1.-31.12.) mutta se voi hyvin olla muukin vuoden mittainen ajanjakso.
Yrityksen tilikauden tulos saadaan selville, kun kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätös tarkoittaa tilikauden ajalta tehtävää laskelmaa, joka kertoo osakeyhtiösi tuloksen ja varallisuusaseman.
Tilinpäätös sisältää muun muassa tuloslaskelman, taseen liitetietoineen sekä luettelon käytetyistä kirjanpitokirjoista.
Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito
Toisin kuin yksityiset elinkeinonharjoittajat, osakeyhtiöt eivät voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Laki nimittäin määrää, että osakeyhtiön kirjanpidon on aina oltava kahdenkertaista.
Oy:n kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle eri tilille. Liiketapahtumat viedään siis aina sekä kredit- että debet-puolelle, joiden tulee aina olla yhtä suuret.
Tällöin jokaisesta osakeyhtiösi liiketapahtumasta kirjataan rahan lähde sekä käyttö. Ne kertovat, minkä takia raha on liikkunut ja mitä kirjanpidon tiliä on käytetty.
Jos sinulle ei ole ennestään laajoja tietoja kirjanpidosta, kahdenkertaista kirjanpitoa ei välttämättä ole järkevää yrittää tehdä itse. Paitsi että hukkaat aikaasi ja rahaasi, voit joutua myös ongelmiin verottajan kanssa, jos kirjanpitoosi eksyy virheitä.
Kirjanpidon termeihin ja selityksiin voit tutustua Procountorin sivuilla.
Selitän vielä seuraavaksi, mitä tarkoittaa kaksi kirjanpidon termiä, joihin saatat törmätä: maksuperusteinen ja suoritusperusteinen kirjanpito.
Maksuperusteinen ja suoritusperusteinen kirjanpito
Maksuperusteinen ja suoritusperusteinen kirjanpito ovat kaksi erilaista tapaa kirjata liiketapahtumia kirjanpitoon.
Maksuperusteinen kirjanpito
Maksuperusteisessa kirjanpidossa tulot ja menot kirjataan silloin, kun maksu tapahtuu. Esimerkiksi myyntitulo kirjataan silloin, kun asiakas maksaa laskun, ja ostot kirjataan silloin, kun ne maksetaan. Maksuperusteinen kirjanpito on yksinkertaisempi tapa tehdä kirjanpitoa ja se antaa selkeän kuvan yrityksen rahavirroista. Tämä menetelmä on käytössä usein pienissä yrityksissä ja yksityisissä elinkeinonharjoittajissa. Maksuperusteisen kirjanpidon etu on se, että yritys maksaa myynteihin sisältyvän arvonlisäveron verottajalle vasta silloin kun asiakas maksaa myyntilaskun yrityksen pankkitilille. Eli jos yrityksen kassatilanne on tiukka ja jos myyntilaskut tulevat viiveellä kassaan, voi sillä olla paljonkin väliä, milloin verot menevät maksuun.
Osakeyhtiökin voi tehdä maksuperusteista kirjanpitoa, mutta on huomattava, että osakeyhtiön tilinpäätös pitää tehdä aina suoriteperusteisesti. Eli viimeistään tilinpäätöstä tehdessä kirjanpito tulee korjata suoriteperusteiseksi.
Suoriteperusteinen kirjanpito
Suoritusperusteisessa kirjanpidossa tulot ja menot kirjataan silloin, kun suorite tapahtuu. Tämä tarkoittaa sitä, että tulo kirjataan silloin kun myynti tapahtuu, riippumatta siitä, onko lasku maksettu. Vastaavasti ostot kirjataan silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu, ei silloin kun lasku maksetaan. Suoritusperusteinen kirjanpito antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, mutta sen ylläpitäminen on monimutkaisempaa. Suoritusperusteinen kirjanpito on yleensä pakollinen suuremmille yrityksille.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että suoritusperusteisessa kirjanpidossa myyntisaamiset ja ostovelat kirjataan taseeseen, kun taas maksuperusteisessa kirjanpidossa näin ei tehdä.
Mitkä on osakeyhtiön tilintarkastuksen rajat?
Tilintarkastuksen tehtävä on toimia yritykselle valvontajärjestelmänä. Silloin on tarpeellista hyödyntää mahdollisimman ammattitaitoista tilintarkastajaa.
Tilintarkastajan tehtävä on varmistaa, että yrityksen tilinpäätös sekä toimintakertomus antavat oikean ja riittävän ristiriidattoman kuvan yrityksen tilasta.
Tilintarkastajan valitsematta jättäminen on kuitenkin osakeyhtiössä mahdollista, mikäli sekä päättyneellä että edeltäneellä tilikaudella on toteutunut korkeintaan yksi seuraavista ehdoista:
- Yrityksen taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa.
- Yrityksen liikevaihto tai liikevaihtoa vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa.
- Yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Kuten huomaat, hyvin pienten osakeyhtiöiden ei yleensä ole pakko valita tilintarkastaja.
Mikäli yrityksesi yhtiösopimus, yhtiöjärjestys tai säännöt kuitenkin määräävät tilintarkastajan valinnasta, on sellainen valittava tai säädöksestä määräävään asiakirjaan on tehtävä muutos.
Mitä osakeyhtiön kirjanpito maksaa?
Vastaus riippuu muun muassa yrityksesi toimialasta, liiketapahtumien määrästä sekä tilitoimiston hinnoittelumallista.
Sinua voidaan veloittaa kirjanpidosta tosite- tai vientiperusteisesti, kiinteällä hinnalla tai käytetyn ajan mukaan. Tai sitten näiden yhdistelmänä.
Jos olet kuitenkin päätoiminen yrittäjä, käytännössä kirjanpidon kustannukset nousevat vuodessa lähes aina nelinumeroisille luvuille.
Sivutoimiset yrittäjät pääsevät yleensä vähemmällä. Sama pätee, jos tositteidesi määrä on vuosittain hyvin pieni.
Olemme kirjoittaneet kirjanpidon kustannuksista erillisen artikkelin, johon pääset käsiksi linkistä. Sieltä löydät euromääräisiä esimerkkejä pienten osakeyhtiöiden kirjanpidon hinnoista.
Jos hyödynnät jonkun paikallisen tilitoimiston palveluita, niin usein hinnat ovat isoissa kaupungeissa korkeammalla tasolla pikkupaikkakuntiin verrattuna.
Miten voit itse vaikuttaa osakeyhtiön kirjanpidon kustannuksiin?
Vaikka ulkoistat kirjanpidon tilitoimistolle, sinun on tietysti tehtävä joitain asioita itse. Suomeksi tämä tarkoittaa esimerkiksi kirjanpitoon vaadittavien kuitti- ja tositeaineistojen kokoamista, säilyttämistä ja lähettämistä.
Voit itse vaikuttaa siihen, että kirjanpitäjältä ei saavu yllätyslaskuja, joissa viivan alla oleva summa onkin paljon isompi kuin oletit. Alla muutama vinkki – nämä ovat perusasioita, mutta unohtuvat yllättävän monelta yrittäjältä.
1) Toimita aineistot tilitoimistoon aina ajallaan
Puuttuvien tositteiden perään kyselevä kirjanpitäjä kyllä laskuttaa työstään.
2) Aineistojen toimittamista ja kuittien hukkumista voit ehkäistä käyttämällä sähköisiä sovelluksia.
Yksinyrittäjillekin on nykyään tarjolla nimenomaan heille räätälöityjä ratkaisuja, joista on riisuttu kaikki turha. On paljon helpompaa toimittaa esimerkiksi kuitit kirjanpitoon puhelimella kuin sullomalla niitä kirjekuoriin.
- Lisää aiheesta: Kuitit kirjanpitäjälle kirjekuoressa, sähköisesti vai kuittisovelluksen kautta? Valinta voi näkyä kirjanpitosi hinnassa
3) Mikäli liikevaihtosi jää alle 30 000 euron rajan, voit halutessasi ilmoittaa ja maksaa alvit vain kerran vuodessa
Yleensä osakeyhtiöiden verokausi on aina kalenterikuukausi.
30 000-100 000 euron liikevaihdolla voit kuitenkin ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot neljännesvuosittain. Alle 30 000 euron summissa voit hakea verokaudeksesi kalenterivuotta.
Tällä tavalla voit hieman vähentää kirjanpitäjäsi töitä ja samalla kirjanpidon kustannuksia.
Lue lisää Verohallinnon verkkosivuilta.
Osakeyhtiön kirjanpito – yhteenveto
Kun valitset yritysmuodoksesi osakeyhtiön, kirjanpidon on oltava kahdenkertaista. Jos kirjanpidon tekeminen ei ole sinulle entuudestaan tuttua, kahdenkertaista kirjanpitoa ei kannata tehdä itse. Ulkoista siis työ tilitoimistolle.
Vinkkejä uuden yrityksen kirjanpidon järjestämiseen voit lukea esimerkiksi linkin artikkelista tai kysellä tutuilta yrittäjiltä.
Muista, että voit itse vaikuttaa osakeyhtiösi kirjanpidon kustannuksiin toimittamalla kaikki aineistot kirjanpitoon ajallaan ja järjestyksessä. Tässä kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää apuna sähköisiä sovelluksia.
Lue myös: Osakeyhtiön perustaminen ja verotus.