Sopimukset

Yrittäjän arki on sopimuksien tekemistä. Olitpa palkkaamassa ensimmäistä työntekijää, ulkoistamassa osan toiminnastasi tai turvaamassa liikesalaisuuksiasi, tarvitset sopimuksen. Ja sen kannattaa olla kirjallinen — nyrkkitervehdys ei ole oikeudellisesti sitova.

Tähän oppaaseen olemme koonneet yrittäjän tärkeimmät sopimukset: mitä kukin sopimus tarkoittaa, milloin sitä tarvitaan ja mitä sinun pitää huomioida. Käydään ne läpi yksi kerrallaan.

Työsopimus

Työsopimus on luultavasti ensimmäinen sopimus, jonka joudut tekemään, kun palkkaat työntekijän. Se on sopimus, jolla työntekijä sitoutuu tekemään työtä sinun johdollasi ja valvonnassasi palkkaa vastaan.

Milloin tarvitset: Aina kun palkkaat työntekijän — vakituisen, määräaikaisen tai osa-aikaisen.

Mitä pitää muistaa:

• Tee aina kirjallisesti, vaikka laki sallii suullisenkin
• Kirjaa työsuhteen keskeiset ehdot: palkka, työaika, koeaika, tehtävät, irtisanomisaika
• Selvitä, onko alallasi yleissitova työehtosopimus — sen vähimmäisehdot sitovat sinua
• Koeajasta pitää sopia erikseen, se ei tule automaattisesti

Olemme kirjoittaneet työsopimuksesta kattavan oppaan: Työsopimus — pohja, malli ja käytännön opas yrittäjälle.

Osakassopimus

Jos perustat osakeyhtiön yhdessä muiden kanssa, osakassopimus on se dokumentti, joka pitää teidät ystävinä silloinkin, kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan. Se on osakkeenomistajien välinen sopimus, jolla sovitaan yhtiön hallinnosta, päätöksenteosta, osakkeiden myynnistä ja muista pelisäännöistä.

Milloin tarvitset: Aina kun osakeyhtiöllä on useampi kuin yksi omistaja. Kyllä, aina.

Mitä pitää muistaa:

• Sovitaan ennen kuin erimielisyyksiä syntyy — jälkikäteen neuvottelu on huomattavasti vaikeampaa
• Sisällytä ainakin: päätöksentekomenettely, osakkeiden luovutusrajoitukset, kilpailukielto, erimielisyyksien ratkaisu
• Lunastuslauseke (mitä tapahtuu, jos joku haluaa myydä osuutensa) on kriittisen tärkeä
• Vesting-ehto suojaa tilanteessa, jossa perustajajäsen lähtee pian perustamisen jälkeen

Lue lisää: Osakassopimus — miksi se pitää tehdä ja mitä siihen kirjataan.

Toimeksiantosopimus

Toimeksiantosopimus on sopimus, jolla yritys ostaa palvelun toiselta yritykseltä tai yrittäjältä. Toisin kuin työsopimuksessa, toimeksiantosuhteessa tekijä ei ole työsuhteessa sinuun — hän on itsenäinen yrittäjä tai yritys.

Milloin tarvitset: Kun ostat palveluita toiselta yrittäjältä, freelancerilta tai yritykseltä. Esimerkiksi verkkosivujen suunnittelu, kirjanpidon ulkoistaminen tai konsultointi.

Mitä pitää muistaa:

• Toimeksiantosopimus ja työsopimus ovat eri asioita — rajanveto on tärkeä, koska väärä luokittelu voi johtaa jälkiveroihin ja sanktioihin
• Toimeksiantajalla ei ole työnantajan velvollisuuksia (ei sivukuluja, ei vuosilomaa, ei irtisanomissuojaa)
• Kirjaa selkeästi: työn sisältö, aikataulu, hinta, maksuehdot, immateriaalioikeudet
• Sovi, mitä tapahtuu, jos työ ei vastaa sovittua

Varo tätä: Jos toimeksisaaja työskentelee käytännössä samoin kuin palkansaaja (samat työajat, samat tilat, sama johto), verottaja voi katsoa suhteen työsuhteeksi riippumatta sopimuksen nimestä.

Salassapitosopimus (NDA)

Salassapitosopimus — tai NDA (Non-Disclosure Agreement) — on sopimus, jolla osapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamukselliset tiedot. Se on käytännössä ”pidä suusi kiinni” -sopimus, mutta laillisesti sitova sellainen.

Milloin tarvitset:

• Ennen liikeneuvotteluja potentiaalisen kumppanin, sijoittajan tai asiakkaan kanssa
• Kun jaat liikesalaisuuksia (tuotekehitys, asiakaslistat, hinnoittelu) ulkopuolisille
• Työsuhteessa, jos työntekijällä on pääsy erityisiin liikesalaisuuksiin

Mitä pitää muistaa:

• Yksipuolinen NDA: Vain toinen osapuoli luovuttaa tietoa (esim. sinä jaat idean sijoittajalle)
• Molemminpuolinen NDA: Molemmat jakavat luottamuksellista tietoa (esim. yhteistyöneuvottelu)
• Määrittele selkeästi, mikä tieto on luottamuksellista ja mikä ei
• Sovi salassapidon kestosta — ikuinen salassapito ei ole aina järkevä
• Sovi sopimussakosta rikkomisen varalta

Alihankintasopimus

Alihankintasopimuksella yrittäjä ostaa osan liiketoimintaansa liittyvistä tehtävistä toiselta yritykseltä. Kyseessä on käytännössä toimeksiantosopimuksen erikoismuoto, joka on tyypillinen esimerkiksi rakennus- ja IT-alalla.

Milloin tarvitset: Kun ulkoistat osan työstä toiselle yritykselle, joka tekee työn omilla resursseillaan ja omalla vastuullaan.

Mitä pitää muistaa:

• Alihankkija on itsenäinen yrittäjä, ei sinun työntekijäsi
• Tilaajan selvitysvelvollisuus: sinun pitää selvittää alihankkijan verotiedot, eläkevakuutukset ja kaupparekisteritiedot (tilaajavastuulaki)
• Rakennusalalla on erityisen tarkat tilaajavastuuvaatimukset
• Sovi laadusta, aikatauluista, vastuista ja hinnoittelusta kirjallisesti

Vuokrasopimus (toimitilat)

Liikehuoneiston vuokrasopimus on yrittäjälle merkittävä sitoumus — usein moneksi vuodeksi. Toisin kuin asuinhuoneiston vuokrasopimus, liikehuoneiston vuokrasopimuksessa osapuolilla on paljon vapaammat kädet sopia ehdoista.

Mitä pitää muistaa:

• Vuokra-aika: määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva — molemmilla on puolensa
• Irtisanomisaika kannattaa neuvotella realistiseksi
• Vastuunjako remontista ja huollosta — sovi etukäteen, kuka maksaa ja mitä
• Vakuus: tyypillisesti 2–3 kuukauden vuokra
• Alv: liikehuoneiston vuokra on lähtökohtaisesti ALV-vapaata, mutta vuokranantaja voi hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi

Yhtiösopimus

Yhtiösopimus on henkilöyhtiöiden (avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö) perustamisasiakirja. Se vastaa osakeyhtiön yhtiöjärjestystä — mutta henkilöyhtiöissä sitä kutsutaan yhtiösopimukseksi.

Mitä pitää muistaa:

• Pakollinen tieto: yhtiömiesten nimet, yhtiön toimiala, toimipaikka ja tilikausi
• Sovi voitonjaosta — miten tuotot jaetaan yhtiömiesten kesken
• Kommandiittiyhtiössä äänettömän yhtiömiehen panos ja tuotto pitää määritellä
• Sovi menettelystä, jos yhtiömies haluaa erota

Miten valita oikea sopimus?

Eri sopimuksia tarvitaan eri tilanteissa. Tässä nopea taulukko, joka auttaa sinua päättämään:

Yleiset virheet yrittäjän sopimuksissa

Olipa kyseessä mikä tahansa sopimus, nämä virheet toistuvat turhan usein:

1. Suullinen sopimus ”koska tunnemme toisemme” — Luottamus on hienoa. Kirjallinen sopimus on parempi.
2. Copy-paste netistä ilman muokkaamista — Geneerinen sopimuspohja ei tunne sinun tilannettasi. Tarkista aina, että ehdot vastaavat sitä, mitä oikeasti sovitte.
3. Riidanratkaisusta ei sovita — Sovi etukäteen, miten erimielisyydet ratkaistaan (käräjäoikeus, välimiesmenettely, sovittelu).
4. Immateriaalioikeudet unohtuvat — Kuka omistaa työn tulokset? Tämä on erityisen tärkeä toimeksiantosopimuksissa ja alihankinnassa.
5. Sopimus jää päivittämättä — Olosuhteet muuttuvat, mutta sopimusta ei päivitetä. Käy sopimukset läpi vähintään kerran vuodessa.

Yhteenveto

Sopimukset eivät ole yrittäjän lempipuuhaa — mutta ne ovat paras vakuutus ongelmien varalle. Tärkeintä on muistaa nämä kolme periaatetta:

1. Tee aina kirjallisesti — poikkeuksetta
2. Kirjaa keskeiset ehdot selkeästi — mitä, milloin, miten, paljonko
3. Kysy apua, jos et ole varma — lakimies maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisessä riidassa, joka jää syntymättä

Ja muista: hyvä sopimus ei ole se, jota tarvitaan oikeudessa — vaan se, jonka ansiosta oikeuteen ei koskaan tarvitse mennä.

Lue myös:

• Työsopimus — pohja, malli ja käytännön opas yrittäjälle
• Osakassopimus — miksi se kannattaa tehdä
• Työntekijän palkkaaminen — kattava opas
• Yritysmuodot — mikä sopii sinulle?
• Osakeyhtiön perustaminen
• Kevytyrittäjyys — vaihtoehto perinteiselle yrittäjyydelle