Palkanlaskenta – itse, ohjelmalla vai tilitoimistolla?

1. Etusivu
2. Palkka
3. Palkanlaskenta – itse, ohjelmalla vai tilitoimistolla?

Olet palkannut ensimmäisen työntekijäsi ja nyt pitäisi ruveta maksamaan palkkaa. Mutta miten palkanlaskenta oikeastaan hoidetaan? Lasketko palkat itse, ostatko ohjelman vai ulkoistatko homman tilitoimistolle?

Vastaus riippuu pitkälti siitä, kuinka monta työntekijää sinulla on, paljonko aikaa haluat käyttää ja kuinka paljon olet valmis maksamaan. Tässä oppaassa vertailemme vaihtoehtoja rehellisesti, jotta voit valita omaan tilanteeseesi sopivimman ratkaisun.

Mitä palkanlaskentaan kuuluu?

Ennen kuin vertailemme vaihtoehtoja, käydään läpi, mitä kaikkea palkanlaskenta pitää sisällään. Kyse ei ole pelkästä laskutoimituksesta.

Palkanlaskentaan kuuluu:

• Bruttopalkan laskeminen (kuukausipalkka, tuntipalkat, ylityöt, lisät, lomarahat)
• Ennakonpidätyksen laskeminen verokortin mukaan
• Lakisääteisten vähennysten laskeminen (TyEL 7,30 %, työttömyysvakuutusmaksu 0,89 %)
• Nettopalkan laskeminen ja maksaminen työntekijän tilille
• Palkkalaskelman tuottaminen työntekijälle
• Tulorekisteri-ilmoituksen tekeminen viiden päivän kuluessa
• Työnantajamaksujen laskeminen ja tilittäminen (TyEL-maksut, tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus)
• Vuosi-ilmoitusten tekeminen (mm. vuoden lopussa)

Jos tämä lista tuntuu pitkältä, niin sitä se onkin. Siksi harva yrittäjä laskee palkat kokonaan itse, ainakaan pidemmän päälle.

Kolme tapaa hoitaa palkanlaskenta

Käytännössä pienyrittäjällä on kolme vaihtoehtoa:

1. Palkanlaskentaohjelma (tee itse ohjelman avulla)

Palkanlaskentaohjelma hoitaa raskaimman työn puolestasi. Syötät ohjelmaan työntekijän tiedot, palkan määrän ja mahdolliset lisät, ja ohjelma laskee ennakonpidätyksen, sivukulut ja nettopalkan automaattisesti. Useimmat ohjelmat tuottavat myös palkkalaskelman ja tekevät tulorekisteri-ilmoituksen suoraan.

Kenelle sopii: Yrittäjille, joilla on 1-5 työntekijää ja jotka haluavat pitää kustannukset matalina mutta eivät halua laskea kaikkea käsin.

Hinta: Ilmaisesta muutamaan kymmeneen euroon kuukaudessa.

2. Tilitoimisto (ulkoista palkanlaskenta)

Monet pienyritykset ulkoistavat palkanlaskennan samaan tilitoimistoon, joka hoitaa kirjanpidon. Tilitoimisto laskee palkat, tekee tulorekisteri-ilmoitukset ja huolehtii siitä, etta kaikki lakisääteiset velvollisuudet tulevat hoidetuiksi.

Kenelle sopii: Yrittäjille, jotka eivät halua käyttää aikaa palkka-asioiden pyörittämiseen tai joilla on monimutkaisempia palkkausjärjestelyjä (vuorotyö, TES-lisät, provisiot).

Hinta: Tyypillisesti 15-40 euroa per palkka per kuukausi, riippuen tilitoimistosta ja palkan monimutkaisuudesta. Jos sinulla on yksi työntekijä, puhutaan siis noin 200-500 eurosta vuodessa.

3. Itse laskemalla (ei suositella)

Periaatteessa voit laskea palkat Excelillä ja tehdä tulorekisteri-ilmoitukset käsin. Mutta tätä emme suosittele. Virheiden riski on suuri, ja yhdenkin virheen korjaaminen jälkikäteen vie moninkertaisesti sen ajan, jonka olisit säästänyt.

Jos budjetti on tiukka, ilmainen Palkka.fi on parempi vaihtoehto kuin oma Excel-taulukko.

Palkanlaskentaohjelmat vertailussa

Suomessa on tarjolla useita palkanlaskentaohjelmia, joista osa on suunniteltu nimenomaan pienille yrityksille. Tässä muutama tunnettu vaihtoehto:

Palkka.fi (ilmainen)

Palkka.fi on Verohallinnon ylläpitämä maksuton palkanlaskentapalvelu. Se on erinomainen lähtökohta pienelle yrittäjälle, jolla on yksi tai muutama työntekijä.

• Laskee palkat, ennakonpidätykset ja sivukulut
• Tekee tulorekisteri-ilmoituksen automaattisesti
• Hoitaa jopa maksamisen, jos valtuutat palvelun
• Tuottaa palkkalaskelmat
• Täysin ilmainen

Palkka.fi:n rajoituksena on, että se on melko yksinkertainen. Jos tarvitset monimutkaisia laskelmia (esim. useiden työehtosopimusten mukaiset lisät), palvelu voi jäädä vajaaksi.

Palkkaus.fi

Palkkaus.fi on helppokäyttöinen palkanlaskentapalvelu, joka on suunniteltu erityisesti pienille yrityksille ja kotitalouksille. Palvelu hoitaa palkanlaskennan, tulorekisteri-ilmoitukset ja palkkalaskelmat.

• Selkeä hinnoittelu per palkanlaskenta
• Tulorekisteri-ilmoitus automaattisesti
• Sopii myös satunnaisiin palkanmaksutilanteisiin (esim. kotitaloudet)

Procountor

Procountor on laajempi taloushallinnon ohjelma, johon kuuluu myös palkanlaskenta. Se sopii yrittäjille, jotka haluavat hoitaa kirjanpidon ja palkanlaskennan samassa järjestelmässä.

• Palkanlaskenta integroitu kirjanpitoon
• Tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti
• Kuukausimaksullinen, hinta riippuu paketista

Visma Palkanlaskenta

Visma tarjoaa pienyrityksille suunnatun palkanlaskentaratkaisun, joka on osa laajempaa Visman tuoteperhettä. Sopii erityisesti yrityksille, jotka jo käyttävät Visman kirjanpito-ohjelmaa.

Muita vaihtoehtoja

Muita Suomessa toimivia palkanlaskentaohjelmia ovat muun muassa Netvisor, Heeros, UNES ja Mepco. Nämä ovat tyypillisesti suunnattu keskisuurille ja suurille yrityksille, joten pienyrittäjälle ne saattavat olla ylimitoitettuja.

Ajantasaiset hinnat ja ominaisuudet kannattaa aina tarkistaa palveluntarjoajien verkkosivuilta.

Paljonko palkanlaskenta maksaa?

Palkanlaskennan hinta vaihtelee merkittävästi valitsemasi ratkaisun mukaan.

Huomaa, etta halvin vaihtoehto ei ole aina paras. Jos teet virheen palkanlaskennassa, sen korjaaminen voi maksaa moninkertaisesti sen, mitä olisit säästänyt halvemmalla ratkaisulla. Tulorekisteriin tehdyt väärät ilmoitukset pitää korjata, ja virheellisestä ennakonpidätyksestä voi seurata ylimääräisiä veroseuraamuksia.

Tilitoimisto vai oma ohjelma?

Tämä on yleisin kysymys, jonka uusi työnantaja kysyy. Vastaus riippuu tilanteesta.

Valitse palkanlaskentaohjelma, jos:

• Sinulla on 1-3 työntekijää yksinkertaisella kuukausi- tai tuntipalkalla
• Haluat pitää kustannukset minimissä
• Olet valmis käyttämään hieman aikaa palkanlaskentaan kuukausittain
• Sinulla ei ole monimutkaisia työvuorojärjestelmiä tai TES-lisiä

Valitse tilitoimisto, jos:

• Sinulla on useita työntekijöitä tai monimutkaisia palkkausjärjestelyjä
• Toimialallasi on työehtosopimus, joka määrää lisistä ja korvauksista
• Et halua käyttää aikaasi palkka-asioihin ollenkaan
• Haluat varmuuden siitä, etta kaikki menee oikein
• Käytät jo tilitoimistoa kirjanpitoon (usein edullisempi pakettihinnoittelu)

Monella yrittäjällä polku menee niin, etta alussa käytetään Palkka.fi:tä ja myöhemmin siirrytään tilitoimistoon tai laajempaan palkanlaskentaohjelmaan, kun työntekijämäärä kasvaa.

Palkanlaskennan yleisimmät virheet

Aloittavana työnantajana kannattaa varoa ainakin näitä sudenkuoppia:

Tulorekisteri-ilmoitus myöhässä

Ilmoitus tulorekisteriin pitää tehdä viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta. Myöhästymisestä voi seurata myöhästymismaksu. Palkanlaskentaohjelma hoitaa tämän usein automaattisesti, mutta jos lasket palkat itse, muistutus kalenteriin on ehdoton.

Väärä ennakonpidätysprosentti

Jos työntekijä ei toimita verokorttia, pidätys tehdään 60 prosentin mukaan. Tarkista aina, etta oikea verokortti on käytössä. Nykyään sähköinen verokortti siirtyy Verohallinnosta automaattisesti, jos käytät palkanlaskentaohjelmaa.

Sivukulujen unohtaminen

Bruttopalkka ei ole työnantajan ainoa kulu. Muista varata rahaa myös sivukuluihin, jotka nostavat kokonaiskustannusta noin 20-25 prosenttia bruttopalkan päälle.

Lomapalkan ja lomarahan laskuvirheet

Vuosiloman kertyminen ja lomapalkan laskeminen on yksi palkanlaskennan monimutkaisimmista osa-alueista. Jos et ole varma laskutavasta, tarkista asia työsuojeluhallinnon sivuilta tai kysy kirjanpitäjältäsi.

Usein kysytyt kysymykset palkanlaskennasta

Voiko palkanlaskennan hoitaa ilmaiseksi?

Kyllä. Palkka.fi on Verohallinnon ylläpitämä ilmainen palvelu, joka sopii erityisesti pienten yritysten tarpeisiin. Se laskee palkat, tekee tulorekisteri-ilmoitukset ja hoitaa jopa maksuliikenteen.

Paljonko tilitoimisto veloittaa palkanlaskennasta?

Tyypillisesti 15-40 euroa per palkka per kuukausi. Hinta riippuu tilitoimistosta, palkan monimutkaisuudesta ja lisäpalveluista. Monet tilitoimistot tarjoavat edullisemman pakettihinnan, jos ulkoistat sekä kirjanpidon etta palkanlaskennan.

Pitääkö palkanlaskentaohjelmaa vaihtaa, jos työntekijöitä tulee lisää?

Ei välttämättä. Useimmat ohjelmat skaalautuvat hyvin. Palkka.fi toimii myös useammalla työntekijällä, mutta isommilla työntekijämäärillä kattavampi ohjelma tai tilitoimisto voi olla käytännössä parempi vaihtoehto.

Miten TES-lisät huomioidaan palkanlaskennassa?

Jos toimialallasi on yleissitova työehtosopimus, sen mukaiset lisät (ilta-, yö-, lauantai- ja sunnuntailisät, ylityökorvaukset jne.) pitää laskea oikein. Palkka.fi ei osaa automaattisesti laskea TES-lisiä, joten tilitoimisto tai kattavampi palkanlaskentaohjelma on tällöin suositeltava.

Yhteenveto

Palkanlaskenta on yksi niistä asioista, joissa tarkkuus on tärkeämpää kuin nopeus. Virheiden korjaaminen on aina kalliimpaa kuin asioiden tekeminen oikein ensimmäisellä kerralla.

Tärkeimmät asiat tiivistettynä:

• Palkka.fi on ilmainen ja riittää useimmille pienyrittäjille alkuun
• Tilitoimisto on turvallisin vaihtoehto, jos haluat olla varma etta kaikki menee oikein
• Muista aina tulorekisteri-ilmoitus viiden päivän kuluessa palkanmaksusta
• Älä unohda sivukuluja, ne nostavat työntekijän todellista hintaa merkittävästi
• Palkanlaskennan voi aloittaa halvalla ja siirtyä kattavampaan ratkaisuun myöhemmin

Lue myös

• Palkanmaksu: näin maksat palkkaa työntekijälle oikein
• Työnantajan sivukulut 2026 prosentteina
• Bruttopalkka ja nettopalkka
• Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen
• Mitä kirjanpito maksaa?
• Palkkaa vai osinkoa?

Kirjanpito ja taloushallinto haltuun loppuvuodeksi ilman kk-maksuja

Finago Procountor uudelle yritykselle 0 € / kk vuoden 2026 loppuun asti

Tutustu Procountoriin