Toiminimen kirjanpito itse

Toiminimen kirjanpito itse

Tämä artikkeli on kirjoitettu kaikille heille, jotka haluavat tehdä toiminimen kirjanpidon itse. Ensisijainen neuvomme on, että älä tee niin. Jos olet kuitenkin jo päättänyt hoitaa asian omin neuvoin, voit alapuolelta löytyvän linkkivalikon avulla siirtyä suoraan ohjeisiin. Muussa tapauksessa lue koko teksti läpi.

Tässä artikkelissa

Miksi toiminimen kirjanpidon ulkoistamista kannattaa harkita?

Vastaus otsikon kysymykseen on se, että itse tehtävän toiminimen kirjanpidon vaihtoehtoiskustannukset ovat usein raskaat. Vaihtoehtoiskustannus taas tarkoittaa parasta vaihtoehtoa asioista, jotka jäävät saamatta valinnan seurauksena.

Tämä tarkoittaa tilannetta, jossa sinä pakerrat kolme tuntia kirjanpitoa itsellesi kuukaudessa ja kuvittelet säästäväsi siinä 50 euroa. Vaihtoehtoiskustannus tulee siitä, että sama aika, energia ja työpanos olisi ehkä voitu käyttää tehokkaammin jossain muualla.

Jos oma tuntilaskutuksesi on 50 € ja töitä riittää, käytännössä mitään säästöä ei synny, vaan jäät asiassa tappiolle.

Olisit voinut maksaa tuon viisikymppisen kirjanpitäjällesi ja käyttää säästyneen ajan tekemällä ydinhommaasi ja laskuttamalla asiakkaitasi siitä. Oli se ydinhommasi sitten mitä tahansa.

Keskity siis siihen, missä työpanos tuottaa eniten, äläkä sinne missä voit säästää muutamia euroja. Alla on listattuna muutamia asioita, joiden parissa joudut pyöriskelemään tehdessäsi itse kirjanpitoa:

  • prosenttilaskut,
  • verovelvollisuudet,
  • alv-lomakkeiden täyttö,
  • vuosittaiset deadlinet papereille, veroille ja maksuille,
  • kaiken kirjallisen materiaalin arkistointi 6-10 vuodeksi,
  • poistojen laskeminen,
  • pienhankintojen maksimimäärät ja verovähennysprosentit,
  • kotitoimistossa kodin ja työn suhde,
  • edustuskulujen maksimimäärät ja prosentit,
  • matkakulut, oman auton käyttö, kilometrikorvaukset, maksimi- ja minimimäärät,
  • mahdollisten kirjanpito-ohjelmistojen hinta,
  • ohjelmistojen ja menetelmien opetteluun kuluva aika, sekä
  • laki, määräykset ja velvollisuudet sekä vastuu.

Edeltävä lista ei ole mikään aukoton. Homman järjettömyys alkaa paljastua täysimittaisesti, kun lasket yhteen kaikki tunnit, jotka tuhlaat asioiden selvittämiseen sen sijaan, että pirauttaisit kirjanpitäjällesi ja kysyisit aiheesta tai käskisit hoitaa asian.

Mutta se siitä saarnasta. On hyviäkin syitä tehdä omaa kirjanpitoa toiminimellä. Esimerkiksi jos teet hommia sivutoimisesti ja tilillä on vähän liikennettä. Tai jos haluat ensisijaisesti oppia, miten homma toimii (toki sen voi oppia myös kirjanpitäjän kanssa) tai olet henkeen ja vereen tee-se-itse-mies tai -nainen.

Ehkäpä toiminimesi liikenne on suurta ja tilitapahtumia ei ole montaa vuodessa (laskutat 10 000 euroa per keikka ja teet 6 keikkaa vuodessa).

Jokin edeltävistä on varsin käypä syy tehdä toiminimen kirjanpitoa kotona. Usein on kuitenkin mielekkäämpää hankkia kirjanpitäjä, joka laskuttaa tunnilta tai hyvin edullisesti per tilitapahtuma.

Kenties vielä parempi malli on ostaa kirjanpito sellaiselta toimijalta, joka laskuttaa joka kuukausi kiinteän summan: eivätpähän pääse kirjanpidon kulut yllättämään.


Kuukausi kirjanpitoa ilmaiseksi

Accountor Go on yksinyrittäjän kirjanpitopalvelu joka sisältää näppärän ohjelmiston sekä ammattikirjanpitäjän tuen. Kiinteään 80 € kuukausihintaan sisältyy niin kirjanpito kuin tilinpäätös ja veroilmoitus.

Jos ilmoituskautesi (arvonlisäveron maksuväli) on neljännesvuosittain tai jopa kerran vuodessa, kirjanpitoa ei tarvitse periaatteessa edes tehdä kuin sen kerran vuodessa. Se tarkoittaa sitä, että kirjanpitäjäsi tulee viettämään hyvin vähän aikaa per vuosi kirjanpitosi parissa ja laskuttaa edullisesti siitä johtuen.

Jos tilitapahtumia on kuitenkin edes jonkin verran, maksuliikenteestä pysyy paljon paremmin kartalla hoitamalla asiat kuukausittain. Niin tai näin, sinun tulee joka tapauksessa huolehtia, että tositteet ja kuitit ovat hyvässä tallessa ja kirjanpitosi pysyy ajantasaisena.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito

Nyt tutustumme siihen, mitä yksinkertainen kirjanpito tarkoittaa ja milloin se on mahdollista valita. Normaalisti yrityksiltä vaaditaan kahdenkertainen eli suoriteperusteinen kirjanpito, mutta aina se ei ole pakollista. Tutustutaan miksi näin on.

Kirjanpitolaki määrittelee, että liikkeen- ja ammatinharjoittajien eli toiminimiyrittäjien kirjanpitoa koskee poikkeus, joka sallii heidän pitävän yhdenkertaista eli maksuperusteista kirjanpitoa. Ehtona sille on, että yrittäjällä on tilikautena kalenterivuosi. Liikkeenharjoittajien on kuitenkin oikaistava kirjanpito suoriteperusteiseksi.

Yhdenkertainen kirjanpito on sallittua, mikäli toiminimiyrittäjän kahdella edeltäneellä tilikaudella on toteutunut maksimissaan yksi seuraavista kohdista:

  • taseen loppusumma yli 100 000 euroa,
  • liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 euroa,
  • palveluksessa yli kolme henkilöä.

Yhdenkertaiseen kirjanpitoon merkitään liiketapahtumina kaikki maksetut menot, korot sekä verot ja saadut tulot. Näiden lisäksi myös tavaroiden sekä palveluiden oma käyttö on merkittävä liiketapahtumina kirjanpitoon.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa puolestaan jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle tilille. Jokaisesta liiketoiminnan tapahtumasta kirjataan rahan lähde ja käyttö, jotka kertovat, miksi raha on liikkunut ja mikä on käytetty kirjanpidon tili. Kahdenkertainen kirjanpito on aina syytä antaa tilitoimiston hoidettavaksi.

Kirjanpidon termejä – lyhyt oppimäärä

Kirjanpito

Liiketoiminnan verotus perustuu luotettavaan kirjanpitoon, ja kaikki toiminimiyrittäjät ovat lain mukaan kirjanpitovelvollisia. Kirjanpito tarkoittaa yksinkertaistetusti liiketoiminnan tulojen ja menojen dokumentointia ja kirjaamista. Kirjanpidon tarkoitus on muun muassa:

  • kertoa, onko yrityksen toiminta voitollista vai tappiollista,
  • antaa yrittäjälle tietoa liiketoiminnan taloudellisen tilan ohjaamista varten,
  • pitää erillään yrittäjän omat rahat ja elinkeinotoiminnan rahat sekä
  • tarjota tietoa verottajalle ja verotukseen.

Kirjanpito perustuu tapahtumille, joista on oltava kuitti tai muu tosite. Kaikkien kirjanpidon tositteiden tulee olla päivättyjä ja numeroituja. Liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä. Kaikki käteismaksut tulee kirjata päivittäin.

Muut kirjaukset on mahdollista tehdä kuukausittain tai muilla vastaavilla jaksotuksilla. Kirjaukset on kuitenkin tehtävä neljän kuukauden sisällä jakson tai kalenterikuukauden päättymisestä.

Tilikausi

Toiminimiyrittäjillä, joilla on yhdenkertainen kirjanpito, on normaalisti tilikautena kalenterivuosi. Tähän on kuitenkin kaksi tilapäistä poikkeusta. Kun aloitat tai lopetat toimintasi, voi jakso olla jokin muu. Silloin tilikautta voi pidentää 18 kuukauteen tai se voi olla lyhyempi kuin 12 kuukautta.

Aloittamisen jälkeen tilikauden tulee kuitenkin olla jälleen kalenterivuosi. Jos esimerkiksi aloitat yrittämisen marraskuun alussa, tilikausi voi kestää 14 kuukautta eli ajankohdasta 1.11. aina seuraavan vuoden loppuun asti.

Tase

Tase on yrityksen taloudellisen tilan arvioinnissa käytetty raportti. Se kertoo yrityksen varallisuuden, velkatilanteen ja oman pääoman määrän tiettynä ajankohtana – esimerkiksi tilikauden loppuessa.

Tase on ikään kuin pysäytetty näkemys yrityksen rahavirroista yksittäisenä ajankohtana. Taseen tutkapari on nimeltään tuloslaskelma, joka mittaa yrityksen tuottoja sekä menoja ja voittoa tai tappiota tietyllä ajanjaksolla.

Taseessa on kaksi puolta, joista toinen kertoo yrityksen varallisuuden ja toinen sen, miten tämä varallisuus on rahoitettu. Summat taseessa ovat siis yhtä suuret. Kun puhutaan varallisuuspuolesta, käytetään termiä vastaavaa. Rahoituspuolen vastaava nimike puolestaan on vastattavaa.

Taseen loppusumma kertoo yritykseen sitoutuneen pääoman määrästä eli se on siis yhtä kuin yrityksen varat.

Toiminimien tapauksissa taseesta puhutaan usein nimellä varallisuuslaskelma. Tällöin kyseessä on hieman yksinkertaistettu versio taselaskelmasta.

Tilinpäätös

Tilinpäätös on tilikaudelta tehtävä laskelma, joka kertoo yrityksen tuloksen sekä varallisuusaseman.

Tilinpäätökseen sisältyy muun muassa tuloslaskelma, tase liitetietoineen sekä luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista.

Hyvä uutinen toiminimiyrittäjien kannalta on se, että yleensä heidän ei kuitenkaan tarvitse tehdä tilinpäätöstä. Se pitää tehdä vain tapauksissa, joissa tilikausi on muu kuin kalenterivuosi tai kahtena peräkkäisenä tilikautena toteutuu kaksi seuraavista asioista:

  • taseen loppusumma 350 000 euroa tai enemmän,
  • liikevaihto tilikauden aikana 700 000 euroa tai enemmän,
  • tilikauden aikana yrittäjän palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä tai enemmän.

Kuten ehkä jo huomasit, nämä ehdot täyttyvät hyvin harvalla toiminimiyrittäjällä. Jos tilinpäätös kuitenkin tehdään, se tulee laatia valmiiksi neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.

Lisätietoa kirjanpidon termeistä löydät Taloushallintoliiton sivuilta.

Kuinka teet toiminimen kirjanpidon itse – esimerkki

Itse kirjanpidon tekeminen on varsin yksinkertaista. Monimutkaisempia ovat muut laskelmat, jotka asiaan liittyvät.

Käymme läpi tätä asiaa esimerkin kautta ja oletamme, että:

  1. Olet arvonlisäverovelvollinen,
  2. sinulla on jonkinlaista liiketoimintaa,
  3. ymmärrät edes vähän miten arvonlisävero käyttäytyy,
  4. teet kirjanpitosi kerran kuukaudessa,
  5. teet kirjanpitosi maksuperusteisesti, ja
  6. osaat laskea prosenttilaskuja.

Yksinkertaisessa kirjanpidossa sinun täytyy merkitä vain toiminimesi tilille tuleva ja sieltä menevä rahaliikenne. Debet-puoli on tilille tulevat ja kredit-puoli sieltä lähtevät rahat.

Kun teet kirjanpitoa maksuperusteisesti, menot ja tulot kirjataan kirjanpidossa sille päivälle, jona maksu tapahtuu. Tällöin pysyt helposti kartalla kirjanpidostasi vain katsomalla tiliotetta ja kokoamalla tositteita kasaan tilitapahtumien perusteella.

Kun teet kirjanpitoa maksuperusteisesti, tulosta ensin verkkopankista tiliote itsellesi, josta näet menneen kuukauden tilitapahtumat. Jokaiseen tilillä tapahtuneeseen rahasummien liikkumiseen pitää olla jokin selitys kirjanpidossa.

Jos rahaa on lähtenyt, pitää olla selitys miksi. Jos rahaa on tullut, pitää olla selitys miksi. Yleensä tällä selityksellä tarkoitetaan kuittia tai laskua ja jotain sanallista selitystä siitä, miten tapahtuma liittyy liiketoimintaasi.

Ota toiseen käteen tiliote, katso mikä summa tililtä on liikahtanut ja tee seuraavanlainen Excel-taulukko itsellesi. Kirjoita jokaiselle tilitapahtumalla selitys ja katso, että sinulta löytyy tarvittava kuitti tai lasku todistamaan tilitapahtuma. Pankin palvelumaksuja ei tarvitse selitellä erikseen.

Arvonlisäveroprosentti– ja arvonlisävero euroina -kohdat eivät ole pakollisia, mutta ne helpottavat arvonlisäveron seuraamista ja maksamista.

Yhdenkertainen kirjanpitoTässä esimerkissä nähdään, että sinulla on ollut neljä tilitapahtumaa tililläsi maaliskuussa. Kaikki tulot on merkitty debitin puolelle ja menot kreditin puolelle. Keltaisella värjätyssä kohdassa näet, että sinulle on jäänyt arvonlisäveroa maksettavaksi ja se pitää tilittää verottajalle seuraavan kuukauden 12. päivä.

Aikaa arvonlisäveron maksamiseen on siis karkeasti puolitoista kuukautta. Tässä esimerkissä maksaisit arvonlisäverosi 12.5. ja sitä pitäisi maksaa 333,15 €. Arvonlisävero pitäisi merkata sen kuukauden kredit-puolelle.

Edeltävä on vain yksi esimerkki siitä, kuinka voisit rakentaa kirjanpitosi. Tärkeintä on, että kirjanpidossasi näkyy selkeästi tulot ja menot, ja saat tarvittaessa selville, paljonko alvia pitää tilittää ja paljonko olet tehnyt tulosta, eli voittoa. Se, että minkälaisen Excel-taulukon haluat rakentaa on oma asiasi.

Alvia ei edes tarvitse merkitä taulukkoon, vaan voit hoitaa sen vaikka ottamalla kuun lopuksi käteen laskimen ja käymällä läpi kaikki kuittisi ja laskusi.

Kaikki debetin puolella olevat alvit plussaat ja kreditin puolella olevat alvit vähennät. Summaksi jää se mitä sinun pitää tilittää, tai mitä valtion pitää hyvittää sinulle alveissa jatkossa.

Näillä ohjeilla pääset alulle ja tämä artikkeli vastaa vain kysymykseen, kuinka teet yhdenkertaista kirjanpitoa arjessasi.

Jos et osaa laskea, et jaksa ottaa selvää verotuksesta ja myös Excel takkuaa, niin unohda koko homma suosiolla. Se ei vain yksinkertaisesti kannata. Et ikinä saa investoimaasi aikaa ja energiaa takaisin.

Kirjanpidon lisäksi sinun tulee tehdä toiminimelläsi vielä veroilmoitus ja tilinpäätös. Nekin voisit tosin jättää halutessasi kirjanpitäjän harteille.

Markkinoilla on nykyään saatavilla yksinyrittäjillekin suunniteltuja kirjanpidon ratkaisuja aivan pätevään hintaan. Hyödynnä siis niitä, jos haluat päästä kirjanpidosta mahdollisimman helpolla.

Sinua saattaa myös kiinnostaa: Kirjanpidon hinta: mitä yrityksen kirjanpito (oikeasti) maksaa?

Aiheesta muualla:

Taloushallintoliitto – Kirjanpidon ABC
5 tärkeää kysymystä kirjanpidosta uudelle yrittäjälle