Toiminimen kirjanpito itse

Toiminimen kirjanpito itse

Kannattaako yksityisen elinkeinonharjoittajan tehdä kirjanpitonsa itse?

Tämä artikkeli on kirjoitettu sinulle, joka haluat tehdä toiminimesi kirjanpidon itse.

Ensisijainen neuvomme on, että harkitse asiaa ensin tarkasti. Jos olet kuitenkin jo päättänyt hoitaa kirjanpidon omin neuvoin, voit alapuolelta löytyvän linkkivalikon avulla siirtyä suoraan ohjeisiin. Muussa tapauksessa suosittelemme lukemaan koko artikkelin läpi.

Miksi toiminimen kirjanpidon ulkoistamista kannattaa harkita?

Vastaus otsikon kysymykseen on, että itse tehtävän toiminimen kirjanpidon vaihtoehtoiskustannukset ovat usein raskaat. Vaihtoehtoiskustannus tarkoittaa parasta vaihtoehtoa asioista, jotka jäävät saamatta valinnan seurauksena.

Tämä tarkoittaa tilannetta, jossa sinä pakerrat kirjanpidon parissa kymmenen tuntia kuukaudessa ja kuvittelet säästäväsi siinä 50-100 euroa.

Vaihtoehtoiskustannus syntyy siitä, että sama aika, energia ja työpanos olisi ehkä voitu käyttää tehokkaammin jossain muualla.

Jos oma tuntilaskutuksesi on 50€ ja töitä riittää, käytännössä mitään säästöä ei synny, vaan jäät asiassa tappiolle.

Olisit voinut maksaa samansuuruisen rahasumman kirjanpitäjällesi ja käyttää säästyneen ajan tekemällä ydinhommaasi ja laskuttamalla asiakkaitasi siitä. Oli se ydinhommasi sitten mitä tahansa.

Keskity siis siihen, missä työpanoksesi tuottaa eniten, äläkä sinne missä voit säästää muutamia euroja. Alla on listattuna muutamia asioita, joiden parissa joudut pyöriskelemään tehdessäsi itse kirjanpitoa:

  • prosenttilaskut,
  • verovelvollisuudet,
  • alv-lomakkeiden täyttö,
  • vuosittaiset deadlinet papereille, veroille ja maksuille,
  • kaiken kirjanpitoaineiston säilytys 6-10 vuodeksi,
  • poistojen laskeminen,
  • pienhankintojen maksimimäärät ja verovähennysprosentit,
  • kotitoimistossa kodin ja työn suhde,
  • edustuskulujen maksimimäärät ja prosentit,
  • matkakulut, oman auton käyttö, kilometrikorvaukset, maksimi- ja minimimäärät,
  • ohjelmistojen ja menetelmien opetteluun kuluva aika sekä
  • lait, määräykset ja velvollisuudet sekä vastuut.

Vaikka toiminimen kirjanpito on yksinkertaisimmillaan helppoa tulojen ja menojen ynnäämistä, kirjanpitoon liittyy paljon erilaisia verotuksellisia ja lainsäädännöllisiä asioita. Sen sijaan, että tuhlaisit itse aikaasi asioiden selvittämiseen, on usein mielekkäämpää pirauttaa kirjanpitäjälle. Hän tekee kirjanpitoja työkseen ja todennäköisesti vastaus tulee kuin apteekin hyllyltä.

Mutta se siitä saarnasta. On hyviäkin syitä tehdä omaa kirjanpitoa toiminimellä.

  • Esimerkiksi mikäli teet hommia sivutoimisesti ja tilillä on vähän liikennettä.
  • Tai jos olet päätoiminen yrittäjä, mutta kirjanpidon tapahtumat toistuvat kuukausi toisensa jälkeen lähes samankaltaisina.
  • Tai mikäli haluat ensisijaisesti oppia, miten homma toimii (toki sen voi oppia myös kirjanpitäjän kanssa) tai olet henkeen ja vereen tee-se-itse-mies tai –nainen.

Jokin edeltävistä on varsin käypä syy tehdä toiminimen kirjanpitoa kotona. Usein on kuitenkin mielekkäämpää hankkia kirjanpitäjä tai tilitoimisto, joka laskuttaa tuntiperusteisesti tai hyvin edullisesti per tilitapahtuma.

Pystyt halutessasi säästämään omaa aikaasi ja helpottamaan kirjanpitäjäsi työtä hoitamalla sähköisesti omat rutiinisi – kuten esimerkiksi myyntilaskujen lähettämisen, ostolaskujen maksamisen sekä kuittien ja muun tositeaineiston toimittamisen kirjanpitäjälle. Esimerkkeinä helpoista ja eritoten yksinyrittäjille suunnitelluista sähköisistä ratkaisuista mainittakoot Finago Solo– ja Accountor Go -palvelut.


Kuukausi kirjanpitoa ilmaiseksi?

Accountor Go on toiminimiyrittäjille ja pienille osakeyhtiöille suunniteltu helppo kirjanpitopalvelu, joka sisältää näppärän ohjelmiston sekä ammattikirjanpitäjän tuen. Kiinteään (Tmi 89 € / Oy 129 €) kuukausihintaan sisältyy kuukausikirjanpito ja ohjelmistot. Tilinpäätös ja vuosi-ilmoitukset kiinteään hintaan 149 €. Ensimmäinen kuukausi on maksuton, kun lähdet kokeilemaan palvelua.

Jos ilmoituskautesi (arvonlisäveron maksuväli) on neljännesvuosittain tai jopa kerran vuodessa, kirjanpitoa ei tarvitse periaatteessa edes tehdä kuin sen kerran vuodessa. Pidempää ilmoituskautta voit anoa toiminimeä perustettaessa, jos liikevaihtosi on tarpeeksi pieni.

Tämä tarkoittaisi sitä, että kirjanpitäjäsi tulee viettämään hyvin vähän aikaa per vuosi kirjanpitosi kimpussa ja laskuttaa edullisesti siitä johtuen.

Jos tilitapahtumia on kuitenkin edes jonkin verran, maksuliikenteestä pysyy paljon paremmin kartalla hoitamalla asiat kuukausittain. Niin tai näin, sinun tulee joka tapauksessa huolehtia, että tositteet ja kuitit ovat hyvässä tallessa ja kirjanpitosi pysyy ajantasaisena.

Tässä vaiheessa mietit varmasti, että kuinkas paljon se kirjanpito sitten oikein maksaa. Tähän kysymykseen vastaamme euromääräisten esimerkkien kera artikkelissa, joka käsittelee tarkemmin kirjanpidon hintaa.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?

Nyt tutustumme siihen, mitä yksinkertainen kirjanpito tarkoittaa ja milloin se on mahdollista valita.

Normaalisti yrityksiltä vaaditaan kahdenkertainen, suoriteperusteinen kirjanpito, mutta aina se ei ole pakollista. Katsotaanpa, miksi näin on.

Kirjanpitolaki määrittelee, että liikkeen- ja ammatinharjoittajien eli toiminimiyrittäjien kirjanpitoa koskee poikkeus, joka sallii heidän pitävän yhdenkertaista, maksuperusteista kirjanpitoa.

Ehtona sille on, että yrittäjällä on tilikautena kalenterivuosi. Liikkeenharjoittajien on kuitenkin oikaistava kirjanpito suoriteperusteiseksi.

Yhdenkertainen kirjanpito on sallittua, mikäli toiminimiyrittäjän kahdella edeltäneellä tilikaudella on toteutunut maksimissaan yksi seuraavista kohdista:

  • taseen loppusumma yli 100 000 euroa,
  • liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 euroa,
  • palveluksessa yli kolme henkilöä.

Yhdenkertaiseen kirjanpitoon merkitään liiketapahtumina kaikki maksetut menot, korot sekä verot ja saadut tulot.

Näiden lisäksi myös tavaroiden sekä palveluiden oma käyttö on merkittävä liiketapahtumina kirjanpitoon.

Käytännön esimerkin yhdenkertaisesta kirjanpidosta löydät hieman alempaa tästä artikkelista.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa puolestaan jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle tilille.

Jokaisesta liiketoiminnan tapahtumasta kirjataan rahan lähde ja käyttö, jotka kertovat, miksi raha on liikkunut ja mikä on käytetty kirjanpidon tili.

Kahdenkertainen kirjanpito on aina syytä antaa tilitoimiston hoidettavaksi.

Kirjanpidon termejä – lyhyt oppimäärä

Kirjanpito

Liiketoiminnan verotus perustuu luotettavaan kirjanpitoon, ja kaikki toiminimiyrittäjät ovat lain mukaan kirjanpitovelvollisia. Kirjanpito tarkoittaa yksinkertaistetusti liiketoiminnan tulojen ja menojen dokumentointia ja kirjaamista. Kirjanpidon tarkoitus on muun muassa:

  • kertoa, onko yrityksen toiminta voitollista vai tappiollista,
  • antaa yrittäjälle tietoa liiketoiminnan taloudellisen tilan ohjaamista varten,
  • pitää erillään yrittäjän omat rahat ja elinkeinotoiminnan rahat sekä
  • tarjota tietoa verottajalle ja verotukseen.

Kirjanpito perustuu tapahtumille, joista on oltava kuitti tai muu tosite. Kaikkien kirjanpidon tositteiden tulee olla päivättyjä ja numeroituja. Liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä. Kaikki käteismaksut tulee kirjata päivittäin.

Muut kirjaukset on mahdollista tehdä kuukausittain tai muilla vastaavilla jaksotuksilla. Kirjaukset on kuitenkin tehtävä neljän kuukauden sisällä jakson tai kalenterikuukauden päättymisestä.

Tilikausi

Toiminimiyrittäjillä, joilla on yhdenkertainen kirjanpito, on normaalisti tilikautena kalenterivuosi. Tähän on kuitenkin kaksi tilapäistä poikkeusta.

Kun aloitat tai lopetat toimintasi, voi jakso olla jokin muu. Silloin tilikautta voi pidentää 18 kuukauteen tai se voi olla lyhyempi kuin 12 kuukautta.

Aloittamisen jälkeen tilikauden tulee kuitenkin olla jälleen kalenterivuosi. Jos esimerkiksi aloitat yrittämisen marraskuun alussa, tilikausi voi kestää 14 kuukautta eli ajankohdasta 1.11. aina seuraavan vuoden loppuun asti.

Huom! Yllä oleva pätee kuitenkin vain kahdenkertaiseen kirjanpitoon. Jos teet itse yhdenkertaisen kirjanpidon, ensimmäinen tilikausi päättyy aina perustamisvuoden viimeiseen päivään.

Tase

Tase on yrityksen taloudellisen tilan arvioinnissa käytetty raportti. Se kertoo yrityksen varallisuuden, velkatilanteen ja oman pääoman määrän tiettynä ajankohtana – esimerkiksi tilikauden loppuessa.

Tase on ikään kuin pysäytetty näkemys yrityksen rahavirroista yksittäisenä ajankohtana. Taseen tutkapari on nimeltään tuloslaskelma, joka mittaa yrityksen tuottoja sekä menoja ja voittoa tai tappiota tietyllä ajanjaksolla.

Taseessa on kaksi puolta, joista toinen kertoo yrityksen varallisuuden ja toinen sen, miten tämä varallisuus on rahoitettu. Summat taseessa ovat siis yhtä suuret. Kun puhutaan varallisuuspuolesta, käytetään termiä vastaavaa. Rahoituspuolen vastaava nimike puolestaan on vastattavaa.

Taseen loppusumma kertoo yritykseen sitoutuneen pääoman määrästä eli se on siis yhtä kuin yrityksen varat.

Toiminimien tapauksissa taseesta puhutaan usein nimellä varallisuuslaskelma. Tällöin kyseessä on hieman yksinkertaistettu versio taselaskelmasta.

Toiminimen tilinpäätös – pakollinen vai ei?

Tilinpäätös on tilikaudelta tehtävä laskelma, joka kertoo yrityksen tuloksen sekä varallisuusaseman.

Tilinpäätökseen sisältyy muun muassa tuloslaskelma, tase liitetietoineen sekä luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista.

Hyvä uutinen toiminimiyrittäjien kannalta on se, että yleensä heidän ei kuitenkaan tarvitse tehdä tilinpäätöstä. Toiminimen tilinpäätös pitää tehdä vain tapauksissa, joissa tilikausi on muu kuin kalenterivuosi tai kahtena peräkkäisenä tilikautena toteutuu kaksi seuraavista asioista:

  • taseen loppusumma 350 000 euroa tai enemmän,
  • liikevaihto tilikauden aikana 700 000 euroa tai enemmän,
  • tilikauden aikana yrittäjän palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä tai enemmän.

Kuten ehkä jo huomasit, nämä ehdot täyttyvät hyvin harvalla toiminimiyrittäjällä. Jos tilinpäätös kuitenkin tehdään, se tulee laatia valmiiksi neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.

Lue linkistä, miksi toiminimen tilinpäätös on aina erittäin suositeltavaa tehdä, vaikkeivat pykälät siihen velvoittaisikaan. Samalla opit, mitä kyseinen lysti tulee kustantamaan.

Näin toiminimen kirjanpito tehdään itse – lataa ilmainen kirjanpitopohja

Toiminimen kirjanpidon tekeminen itse on pohjimmiltaan varsin yksinkertaista. Monimutkaisempia ovat muut laskelmat ja selvitykset, joita kirjanpitoon saattaa liittyä liiketoiminnan luonteesta riippuen.

Voit käyttää apunasi valmiita kirjanpitopohjia, joita löytyy verkosta runsaasti. Tutustu esimerkiksi Isoltan ilmaiseen yhdenkertaisen kirjanpidon pohjaan, joka on suunniteltu yhteistyössä ammattikirjanpitäjien kanssa.

Alla olevalta videolta näet, miten kyseinen kirjanpitopohja käytännössä toimii.

Jokaiseen toiminimesi tilillä tapahtuneeseen rahasummien liikkumiseen pitää olla jokin selitys kirjanpidossa. Jos rahaa on lähtenyt, pitää olla selitys miksi. Jos rahaa on tullut, pitää olla selitys miksi. Yleensä tällä selityksellä tarkoitetaan kuittia tai laskua ja jotain sanallista selitystä siitä, miten tapahtuma liittyy liiketoimintaasi.

Tärkeintä on, että kirjanpidossasi näkyy selkeästi tulot ja menot, ja saat tarvittaessa selville, paljonko arvonlisäveroa pitää tilittää ja paljonko olet tehnyt tulosta, eli voittoa. Arvonlisäverovelvollisia ovat muutamia poikkeustoimialoja lukuun ottamatta kaikki toiminimiyrittäjät, joiden liikevaihto ylittää tilikauden aikana 10 000 euroa.

Kirjanpidon tekeminen itse edellyttää aina sitä, että sinulla on hallussasi perustiedot esimerkiksi arvonlisäveron käyttäytymisestä ja monista muista kirjanpitoon liittyvistä perusasioista. Liiketoimintasi kasvaessa myös kirjanpitoon käytetty aika usein lisääntyy, jolloin kannattaa harkita hyvän kirjanpitäjän palkkaamista tai sähköiseen kirjanpitopalveluun siirtymistä.

Varteenotettavia vaihtoehtoja toiminimen kirjanpidon järjestämiseen

Täydellisessä maailmassa tuttavapiiristäsi löytyisi tietysti hyvä kirjanpitäjä, joka hoitaisi kuukausikirjanpitosi sopuisaan alehintaan – sanotaan vaikkapa 40 eurolla kuukaudessa.

Jos näin ei kuitenkaan ole, olemme listanneet alle muutaman hyvän vaihtoehdon toiminimen kirjanpidon ulkoistamiseen.

Markkinoilla on nykyään saatavilla yksinyrittäjillekin suunniteltuja kirjanpidon ratkaisuja aivan pätevään hintaan. Hyödynnä siis niitä, jos et halua suoriutua kirjanpidon tekemisestä täysin itsenäisesti.

Finago Solo

Finago Solo on toiminimiyrittäjille ja pienille osakeyhtiöille suunniteltu laskutus- ja kirjanpito-ohjelma, joka toimii helposti sekä tietokoneen nettiselaimessa että mobiililaitteissa ilman monimutkaisia asennuksia.

Sololla lähetät myyntilaskut, maksat ostolaskut, nappaat kuvat kuiteista ja toimitat kuukausittaiset kirjanpitoaineistosi helposti omalle kirjanpitäjällesi. Solon kautta kirjanpitäjäsi saa tarvittavat aineistot valmiiksi käsiteltyinä omaan Procountor-ympäristöönsä.

Finago Solon hinta on yrittäjälle 29 euroa kuukaudessa + alv. Suomen tilitoimistot -verkkoportaalista voit tutkailla oman kotikuntasi tai -kaupunkisi tilitoimistoja, joiden kanssa voit käyttää Finago Soloa.

Solo sopii mainiosti päätoimisille yrittäjille, jotka haluavat hoitaa omat laskutus- ja kirjanpitorutiininsa nykyaikaisella sähköisellä tavalla.

Lue lisää Finago Solon hyödyistä!

Accountor Go

Mikäli tähtäät päätoimiseksi yrittäjäksi ja haluat budjetoida tarkkaan kirjanpitokulusi, yksinyrittäjille suunniteltu Accountor Go –kirjanpitopalvelu voi olla sinulle kelpo vaihtoehto.

Palvelu sisältää tietokoneella sekä mobiilissa toimivan helppokäyttöisen ohjelmiston sekä ammattikirjanpitäjän tuen. Kiinteä kuukausihinta toiminimiyrittäjille on 89 euroa, mutta vuosittainen tilinpäätös laskutetaan erikseen.

Jos teet päivittäistä asiakastyötä ja kuitteja kertyy, säästöä kirjanpidon kustannuksissa voi syntyä helposti 500 euroa vuodessa.

Esimerkkejä palvelun käyttäjistä: parturi-kampaajat, muut kauneudenhoitoalan ammattilaiset, taksikuskit ja muut yksinyrittäjät, joille kertyy paljon kuitteja asiakastyöstä.

Tutustu Accountor Go -palvelun hyötyihin nyt!

OP-Kevytyrittäjä

Vaikka nimessä komeilee sana kevytyrittäjä, OP:n vuonna 2017 lanseerattu palvelu tarjoaa sinulle Y-tunnuksen eli tekee sinusta virallisen toiminimiyrittäjän. Tämä erottaa palvelun muista samantyylisistä laskutuspalveluista.

Tässä kohtaa lienee syytä muistuttaa, että kevytyrittäjä ei ole laissa mainittu määritelty termi, vaan kyseessä on pelkästään markkinointinimi, jota erilaiset laskutuspalvelut yleisesti käyttävät asiakkaistaan.

OP:n sinulle tarjoaman Y-tunnuksen ansiosta voit vähentää liiketoimintasi kulut ja pääset nauttimaan arvonlisäveron alarajahuojennuksesta eli pientä liikevaihtoa pyörittäville yrittäjille suunnatusta veroedusta.

Näiden ansiosta sinulle jää enemmän rahaa käteen verrattuna muihin laskutuspalveluihin, jotka eivät tarjoa sinulle Y-tunnusta.

Palvelu sopii sinulle, mikäli haluat laskuttaa satunnaisista keikkatöistä helposti ilman ylimääräisiä paperitöitä. Verkossa toimiva palvelu hoitaa puolestasi toiminimen kirjanpidon, kaikki lakisääteiset ilmoitukset ja verotusasiat. Nimensä mukaisesti kyseessä on siis kevyt tapa kokeilla yrittäjyyttä.

Aloituskuluja ei ole, vaan palvelu perii sinulta 5 prosentin maksun asiakkaittesi maksamien laskujen arvonlisäverottomasta summasta.

Esimerkkejä palvelun käyttäjistä: valokuvaajat, personal trainerit, web-suunnittelijat sekä sivutoimiset konsultit, jotka laskuttavat asiakkaitaan epäsäännöllisesti silloin tällöin.

Lue lisää kevytyrittäjyydestä toiminimellä!


 

Aiheesta muualla:

Taloushallintoliitto – Kirjanpidon ABC
5 tärkeintä kysymystä kirjanpidosta uudelle yrittäjälle
Sähköinen taloushallinto selkokielellä

Sinua saattavat kiinnostaa myös seuraavat kirjoittamamme artikkelit:
Toiminimen laskutus – vältä nämä kolme yleistä aloittavan yrittäjän virhettä