Kirjanpidon tosite
Kirjanpidon tosite – määritelmä ja vaatimukset
Kirjanpidon tositteen määritelmä ja merkityssisältö ovat epäselviä monelle aloittavalle yrittäjälle.
Jos tilanne on omalla kohdallasi tämä, kerromme tässä tekstissä sinulle perusasiat siitä, mitkä kirjanpitosi asiakirjat ja dokumentit lasketaan tositteiksi, ja mitä vaatimuksia tositteiden tiedoille ja säilytykselle on asetettu.
Käymme läpi myös kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyvät aikamääreet.
Tämän artikkelin sisältö:
Mitä kirjanpidon tosite tarkoittaa?
Tosite tarkoittaa yksinkertaisimmillaan todistusaineistoa jostakin yrityksesi toimintaa koskevasta liiketapahtumasta.
Tällainen tapahtuma voi olla esimerkiksi liiketilasta solmittu vuokrasopimus tai köröttely taksin kyydissä asiakastapaamiseen.
Tositteiden avulla kirjanpitäjäsi saa tarkat, riittävät ja lain edellyttämät tiedot yrityksesi kirjanpidon laatimista varten.
Helpoin esimerkki tositteesta on tietenkin kuitti.
Monet uudet yrittäjät tekevät kuitenkin sen virheen, etteivät he hahmota tositteen tarkoittavan kymmeniä muitakin asiakirjoja ja lippulappusia kuin vain kuitteja.
Tästä voi aiheutua kirjanpidon kustannusten karkaaminen, jos kirjanpitäjän kanssa on esimerkiksi sovittu, että kiinteään kuukausihintaan kuuluu maksimissaan 10 tositetta, ja jokainen ylimääräinen tosite menee korotetulla kappalehinnalla.
Älä sinä tee tätä virhettä.
Tosite voi käytännössä tarkoittaa lukemattomia eri asioita, kuten esimerkiksi:
- liiketilasi vuokrasopimusta
- yrityksesi vakuutuksista tekemää sopimusta
- velkakirjaa
- ajopäiväkirjaa
- laskuja
- tiliotteita
- matkalaskuja
- rahtikirjoja
- ja niin edespäin.
Nyt toivottavasti pääsit jo paremmin kärryille tositteen määritelmästä.
Tositteiden tarkoitus on todentaa kaikki kirjanpidosta löytyvät liiketapahtumat. Yrityksen kirjanpitoon ei voida kirjata sellaista tapahtumaa, jolle ei löydy minkäänlaista vahvistusta.
Yrittäjänä et voi suhtautua tositteisiin niin ylimalkaisesti kuin tavallisena kuluttajana. Unohda siis sanavarastostasi kauppojen kassoilla usein kuultu fraasi: “En tarvitse kuittia, kiitos”.
Pidä hyvä huoli niin kuiteista kuin muistakin tositteista. Tarvitset niitä, jotta kirjanpitosi saadaan lain vaatimaan ojennukseen.
Huomaat kyllä kirjanpidon hinnassa, jos hukkaat tositteitasi tai viivyttelet jatkuvasti niiden toimittamisessa kirjanpitäjälle.
Kuitti– ja tositerallia voit pienentää hyödyntämällä sähköisen taloushallinnon ratkaisuja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hoidat itsellesi kuuluvat kirjanpidon työvaiheet – kuten myynti- ja ostolaskutuksen sekä kuittien toimittamisen kirjanpitäjälle – sähköisellä tavalla.
- Pienyrittäjille suunniteltuja helppoja sähköisiä kirjanpitopalveluja ovat esimerkiksi Procountor Solo ja Accountor Go.
Lue myös: Näin pidät tilitoimiston hinnan kurissa
Kirjanpidon tositteen vaatimukset
Tositteen vaatimukset ovat muun muassa selkeys, pysyvyys ja yksiselitteisyys.
Tiivistetysti ilmaistuna tositteesta pitää ilmetä selkeästi, millaisesta liiketapahtumassa on kyse, kenen kanssa se on tehty, milloin se on tehty ja millaisista summista puhutaan, paljonko menee veroa ja niin edespäin.
Kun maksat yrityksesi kuluja maksukortilla, varmista että maksukorttilaitteesta ilmestyvä kuitti sisältää kaikki vaaditut tiedot, eikä vain summaa ja myyjäyrityksen nimeä.
Pelkän maksetun rahamäärän ja liikkeen nimen sisältävä dokumentti ei nimittäin ole kirjanpitoon kelpuutettava tosite.
Tositteen ei tarvitse olla yksiosainen, vaan se voi tarvittaessa koostua monesta osasta. Jos lasku on esimerkiksi monisivuinen, kaikkien sivujen tulee olla tallessa.
Tositetta voi – ja joskus pitääkin – täydentää, jotta siitä kävisi ilmi, millä tavalla se liittyy omaan liiketoimintaasi.
Jos esimerkiksi tarjoat neuvottelun yhteydessä munkkikahvit uudelle potentiaaliselle asiakkaallesi, sinun tulee tietysti pystyä osoittamaan kirjanpitäjällesi, että ostos liittyy liiketoimintaasi.
Tässä tapauksessa pelkkä kuitti ei siis riitä kirjanpitäjälle, vaan mukaan tarvitaan lyhyt kirjallinen selonteko tapahtuman luonteesta.
Kun puolestasi nostat yrityksesi tililtä käteistä, myös tällaisesta tilanteesta vaaditaan jokin selvitys eli tosite. Mihin tarkoitukseen rahaa on otettu?
Näiden tietojen perusteella tapahtumista on pystyttävä laatimaan yksiselitteinen merkintä kirjanpitoon.
Tietojen tulee pysyä tallessa sähköisesti, digitaalisesti tai paperilla – tositteen olomuodolla ei siis sinänsä ole väliä, kunhan säilyvyys on taattu. Alkuperäistä kuittia ei tarvita, kopio riittää.
Esimerkiksi kuitista älypuhelimella otettu kuva on aivan kelvollinen, vaatimukset täyttävä tosite, joka kelpaa kirjanpitoon.
Haalistuvat kuitit puolestaan eivät kirjanpitoon kelpaa, koska tiedot eivät säily niissä luettavina kirjanpitolain vaatimaa aikaa, joka kuiteilla on kuusi vuotta.
Kannattaa suosia sähköisiä ratkaisuja – ne ovat nykyaikaa.
Pakolliset laskumerkinnät
Pakollisista laskumerkintävaatimuksista säädetään arvonlisäverolaissa.
Kerromme ensin kaikki vaatimukset ja käymme sen jälkeen läpi niin sanotut kevennetyt laskumerkintävaatimukset, joilla valtaosa yrittäjistä pärjää pitkälle.
Yleisesti pakollisia laskumerkintöjä ovat:
- päivämäärä eli laskun antamispäivä
- juokseva tunniste (laskun numero tai muu tunniste, joka yksilöi laskun)
- myyjän alv-tunniste eli arvonlisäverotunniste (Y-tunnuksen numerosarjasta poistetaan väliviiva ja eteen lisätään FI. Jos käyt kauppaa vain kotimaassa, niin pelkkä y-tunnus riittää alv-tunnisteeksi)
- ostajan alv-tunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai jos kyse on tavaroiden yhteisömyynnistä
- myyjän ja ostajan nimi- ja osoitetiedot
- tavaroiden tai palveluiden määrä tai laajuus
- tavaroiden tai palveluiden toimitus- tai suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain, veroton yksikköhinta sekä mahdolliset hyvitykset ja alennukset, mikäli niitä ei ole jo huomioitu laskun hinnoissa
- verokanta (esim. 25,5% tai 10%)
- maksettavan veron määrä
- mahdollinen merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverotusta koskevan lain taikka alv-direktiivin kyseiseen säännökseen
- ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
- ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”.
Edellä mainittujen lisäksi arvonlisäverolaista löytyy vielä erikseen joitain poikkeuksia, jotka koskevat esimerkiksi sijoituskullan myyntiä sekä matkatoimistojen voittomarginaalijärjestelmää – nämä poikkeukset tuskin koskevat omaa liiketoimintaasi.
Kuvamuotoisen esimerkin laskusta ja sen sisällöstä löydät esimerkiksi tästä laskumerkintöjä käsittelevästä artikkelista.
Kevennetyt laskumerkintävaatimukset
Monissa tapauksissa yrittäjät selviävät kevennetyillä laskumerkintävaatimuksilla, jotka ovat:
- laskun antamispäivä
- yrityksesi nimi, osoite ja alv-tunniste (Y-tunnus)
- myytävän tavaran tai palvelun luokitelma ja määrä
- veroton yksikköhinta, verokanta ja arvonlisäveron osuus
- muutoslaskujen kohdalla viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla on muutettu.
Kevennetyt laskumerkintävaatimukset koskevat laskuja, joiden suuruus on enintään 400 euroa vero mukaan laskettuna. Näiden lisäksi kevennysvaatimukset ovat mahdollisia laskuissa ja kuiteissa, jotka koskevat vähittäiskauppaa tai siihen rinnastettavaa, valtaosin yksityishenkilöille tapahtuvaa myyntitoimintaa.
Verohallinnon mukaan vähittäiskauppaan rinnastettavaa myyntiä on muun muassa kioskien, parturikampaamojen, hautaustoimistojen sekä suutarien harjoittama myynti.
Tällöin verollinen loppusumma voi siis ylittää äsken mainitun 400 euron rajapyykin.
Edellä mainittujen asioiden lisäksi kevennetyt laskumerkinnät koskevat myös henkilökuljetus- sekä tarjoilupalvelulaskuja, paitsi jos palvelu on tarkoitettu edelleen myytäväksi.
Oiva työkalu laskutukseen on ilmainen laskutusohjelma tai laskupohja. Kurkkaa lisätietoa linkkien takaa.
Lue tarkentavaa lisätietoa kevennetyistä laskumerkintävaatimuksista poikkeuksineen Verohallinnon syventävästä ohjeesta.
Paperiton tosite
Paperiton tosite tarkoittaa sähköisessä tai digitaalisessa muodossa olevaa tositetta.
Esimerkkejä paperittomista tositteista ovat esimerkiksi verkkolaskut, sähköiset ostolaskut, pankin verkkosivujen kautta noudettu tiliote tai älypuhelimella kuvattu kuitti.
Tositteen olomuotoa tärkeämpää ovat sen sisältämät tiedot – ovat ne sitten paperilla tai hieman nykyaikaisemmassa säilytysmuodossa.
Muistiotosite
Muistiotosite tarkoittaa itse laadittua tositetta, joka koskee jotain muuta kuin maksutapahtumaa.
Koska lain mukaan kaikista kirjanpitoon merkatuista liiketapahtumista on oltava todisteena tosite, kirjanpitovelvollisen pitää sellainen itse laatia, jos sitä ei ole ulkopuoliselta taholta mahdollista saada.
Muistiotosite voi koskea esimerkiksi tiliöinnin korjausta, oikaisua, siirtoa tai jaksotusta. Tositteesta pitää löytyä asianmukainen selvitys siitä, miten sen sisältämiin lukuihin on päädytty.
Tämän lisäksi tositteesta tulee käydä ilmi sen laatija.
Kirjanpidon säilytysaika – mikä on tositteiden ja muun kirjanpitomateriaalin säilytysaika?
Kirjanpitolaissa mainittu tositteiden säilytysaika on vähintään kuusi vuotta verovuoden päättymisestä. Yrityksen pankkitilin tiliote lasketaan kuuluvaksi kirjanpitoaineistoon.
Kauemmin kuin kuusi vuotta säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat:
- tilinpäätös
- toimintakertomus
- kirjanpidot
- tililuettelo
- sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.
Nämä dokumentit on säilytettävä 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä lähtien.
Kirjanpitoaineistoja voi säilyttää myös sähköisesti. Tällöin on kuitenkin varmistettava se, että aineistoihin pääsee viipymättä käsiksi Suomesta käsin. Tästäkin määrätään kirjanpitolaissa.
Sähköisessä muodossa olevien aineistojen tulee myös olla sellaisia, että ne voi tarpeen vaatiessa tulostaa selväkieliseen muotoon.
Sähköisiä ohjelmia käyttämällä sinun ei tarvitse erikseen huolehtia varmuuskopioinneista, vaan aineistot pysyvät automaattisesti tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan. Samalla vähennät omiin kirjanpitorutiineihisi kuluvaa aikaa.
Myöskään kirjanpitäjäsi ei enää tarvitse käyttää laskutettavaa työaikaansa siihen, että hän siirtää paperilla toimittamiesi kuittien ja tositteiden tietoja manuaalisesti omaan kirjanpito-ohjelmaansa.
Jos sinulla on käytössäsi kirjanpitäjä, voit toimittaa hänelle kuitit ja muun kirjanpitoaineiston sähköisesti joko tietokoneella tai puhelimellasi. Esimerkiksi Procountor Soloa ja Accountor Go:ta hyödyntävät Suomessa jo tuhannet pienyritykset ja yksinyrittäjät.
Kuitinantovelvollisuus – kelpaako käsinkirjoitettu kuitti?
Kun kyse on käteis- tai korttimaksusta, lähtökohta on se, että asiakkaalle on aina annettava kuitti.
Kuitin muodolla ei ole väliä: se voi olla käsinkirjoitettu, tulostettu tai sähköinen.
Seuraavat tiedot tulisi kuitenkin löytyä:
- liiketoiminnan harjoittajan nimi
- y-tunnus ja yhteystiedot
- päivämäärä ja tunniste
- myytyjen palveluiden tai tavaroiden määrä ja laajuus sekä
- suoritetun maksun summa arvonlisäveroineen sekä verokantoineen.
Lue lisää kuitinantovelvollisuudesta Verohallinnon verkkosivuilta.
Kadonnut kuitti ja itse tehty selvitys ostosta
Vaikka yrittäjä kuinka olisi tarkkana, välillä kuitteja pääsee hukkumaan.
Jos olet tehnyt liiketoimintaasi liittyvän oston ja kirjanpidosta puuttuu kuitti, voit tehdä itse selvityksen ostosta.
Tämä käy yksinkertaisesti niin, että teet kirjanpitäjällesi kirjallisen selvityksen siitä, mitä on ostettu, keneltä, milloin, mihin hintaan, millä verokannalla ja niin edespäin. Selvitystyöt voi hoitaa vaikka sähköpostilla.
Itse tehty selvitys ostosta voidaan merkitä kuluksi kirjanpitoon, mutta arvonlisäverovähennyksiä ei itse laadituista ostoselvityksistä saa.
Hukkuvat kuitit siis maksavat sinulle rahaa, kun et saa kaikkien ostojen alv-vähennyksiä täysimääräisesti hyödynnettyä.
Mikäli katoilut ovat toistuvia, niistä voi lisäksi aiheutua ongelmia verottajan kanssa.
Näiden syiden takia kuiteista on fiksua ottaa kuva puhelimella ja lähettää ne välittömästi oston jälkeen omalle kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.
Aiheeseen liittyviä tekstejä tällä sivustolla:
