Sähköinen taloushallinto
Sähköinen taloushallinto – Nämä asiat sinun kannattaa tietää ennen kuin sähköistät taloushallinnon
Sanotaan se suoraan heti kättelyssä: sähköinen taloushallinto on melkoinen mörkö monelle wanhan liiton yrittäjälle – ja usealle vähän nuoremmallekin.
Tämä ei ole mikään ihme. Yleensä kyseistä sanaparia kuvaillaan internetin ihmemaassa jotakuinkin näin kiehtovasti:
”Sähköinen taloushallinto tehostaa yrityksesi prosesseja ja mahdollistaa taloushallinnon kokonaisvaltaisen tuottavuusloikan sekä aiempaa paremman fokusoitumisen ydinliiketoimintastrategiaasi.”
Jo edeltävän lauseen puolivälin paikkeilla monen yksin- ja pienyrittäjän silmät pyörivät kuin hedelmäpelissä: mitä sähköinen taloushallinto ja siihen siirtyminen mahtavat tarkoittaa arjen tasolla?
Ja voisiko sähköisyydestä olla omalle liiketoiminnalle jotain hyötyäkin? Entäpä ne riskit?
Näihin kysymyksiin vastataksemme kirjoitimme tämän lyhyen oppaan, jossa avaamme asioita kansantajuisesti ja käytännön esimerkkien kautta.
Yksin- ja pienyrittäjän pikaopas sähköiseen taloushallintoon
Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä?
Aloitetaan aivan perusteista.
Heti kärkeen on olennaista ymmärtää, että sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei vaadi sitä, että olisit erityisen hyvin selvillä kirjanpidon koukeroista.
Jos osaat käyttää verkkopankkia, sinulla on riittävät taidot myös sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen omaksumiseen.
Kyse on ainoastaan siitä, että hoidat aiemmin käsipelillä ja paperilla tehtyjä kirjanpidon rutiinitöitä nopeammalla tavalla eli sähköisesti verkon kautta – joko tietokoneella, puhelimella tai tabletilla.
Kun otat käyttöön sähköisen järjestelmän eli suomeksi taloushallinto-ohjelman, se toimii pilvipalveluna samaan tapaan kuin esimerkiksi kaikille tuttu Googlen Gmail-sähköposti.
Tämä tarkoittaa sitä, että pystyt kirjautumaan taloushallinto-ohjelmaan mistä tahansa ja millä laitteella tahansa, kunhan saatavilla vain on internet-yhteys. Omalle tietokoneelle ei siis tarvitse ladata mitään.
Myös tilitoimistollasi on netin kautta pääsy ohjelmaan, eli kirjanpitäjäsi voi hoitaa kaikki ne osa-alueet, joita et itse halua tehdä.
Kaikista yksinkertaistetuimmassa muodossaan sähköinen taloushallinto tarkoittaa siis sitä, että internetin kautta toimivassa taloushallinto-ohjelmassa voidaan hoitaa yrityksesi:
- myynti- ja ostolaskut
- kuukausikirjanpidon muodostaminen lähettämiesi tositteiden perusteella
- taloudenseuranta
- mahdollinen palkanlaskenta
- viranomaisilmoitukset
- ja niin edespäin.
Voit aivan hyvin hyödyntää sähköistä taloushallintoa vain myynti- ja ostolaskuihin, talousseurantaan sekä kirjanpidon tositteiden lähettämiseen.
Tämä tarkoittaa sitä, että kun haluat lähettää asiakkaallesi laskun, voit tehdä sen suoraan ohjelmassa sähköisesti. Mikäli asiakas haluaakin laskunsa paperisena, laskujen eteenpäinohjaamisesta vastaava operaattori muuttaa verkkolaskun paperimuotoon.
Tai kun vastaanotat laskun, saat sen suoraan ohjelmaan, jonka jälkeen voit tarkistaa ja hyväksyä sen – ei enää viitenumeroiden näpyttelyä, paperisia laskuja tai tietojen tarkastelua verkkopankin tilitapahtumista.
Kun ostat jotain yrityksesi liiketoimintaan kuuluvaa, otat kuitista kuvan puhelimellasi tai tabletilla ja saat sen siirrettyä heti taloushallinto-ohjelmaan kirjanpitäjäsi nähtäville.
Sähköisen taloushallinnon ansiosta olet myös aina reaaliaikaisesti kartalla siitä, miltä yrityksesi taloustilanne näyttää juuri nyt ja mihin suuntaan se on kehittymässä lähitulevaisuudessa.
Taloushallinnon sähköistämisessä on siis pohjimmiltaan kyse siitä, että hoidat itsellesi jo entuudestaan tuttuja asioita hieman tehokkaammin. Säästät paitsi omaa aikaasi, myös pinokaupalla paperia.
Käyttöönottovaiheessa kannattaa kuitenkin varmistaa, että ohjelmistosta löytyvät myös kaikki sellaiset toiminnot, joita saattaisit tulevaisuudessa kaivata.
Eniten sähköisyydestä saadaan irti, kun koko paletti pystytään hoitamaan yhdessä järjestelmässä.
Kuukauden lopuksi pöydälle kasaantuva kuittipino on tuttu näky monelle pienyrittäjälle.
Mitkä ovat sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat?
Sähköiseen taloushallintoon siirtymiset edut ja mahdolliset riskit ovat hyvin samankaltaisia käytetystä ohjelmasta riippumatta.
Hyödyt ja mahdollisuudet
- Säästät aikaasi, kun pystyt hoitamaan kirjanpidon rutiinitöitä sähköisessä muodossa. Mitä enemmän tositteita sinulle kertyy, sitä enemmän sähköisyydestä on etua.
- Myös kirjanpitäjäsi arvostaa, että hänen ei enää tarvitse käsipelillä siirrellä toimittamiesi paperitositteiden tietoja kirjanpito-ohjelmaan. Tämä taas voi laskea kirjanpidon hintaa. (Kirjanpitäjäsi voi toki käyttää säästyneen ajan myös liiketoimintasi sparraamiseen.)
- Näet yrityksesi taloustilanteen aina reaaliaikaisesti – paljonko rahaa on mennyt ja paljonko sitä on tulossa ja keneltä? Sinun ei enää tarvitse selailla verkkopankkisi tilitapahtumia saadaksesi tiedot selville.
- Pääset yrityksesi taloustietoihin käsiksi mistä tahansa, kunhan sinulla on nettiyhteys käytössäsi.
- Sinun ei tarvitse jälkikäteen kaivella laskutukseen liittyviä tietoja paperisista mapeista. Tietojen etsiminen onnistuu paljon nopeammin, kun materiaalit ovat sähköisessä muodossa.
- Et joudu tuhlaamaan aikaa ohjelmistojen päivityksiin ja asennuksiin. Ne hoituvat automaattisesti, koska sähköiset taloushallinto-ohjelmat toimivat pilvipalveluna.
- Virhekirjausten riski pienenee, koska kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee.
- Turvallisuudesta ei tingitä. Ohjelmiston tarjoava yritys huolehtii tietoturvasta ja tietojen siirtämiseen käytetään automaattisesti suojattuja yhteyksiä.
Reaaliaikaisuus, ajansäästö, paperirumban helpottaminen ja alenevat kustannukset – siinäpä tärkeimmät hyödyt.
Varsinkin verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen säästävät sinulta rahaa verrattuna siihen, että hoitaisit samat asiat paperilla – ja arkistointikin hoituu samalla rysäyksellä sähköisesti.
Mutta entäpä ne haittapuolet? Niistä ei ainakaan tilitoimistojen sivuilla mainita juuri mitään.
Sähköisen taloushallinnon haitat ja mahdolliset riskit
Ei ole liioittelua väittää, että sähköinen taloushallinto on turvallista ja helppoa. Tästä huolimatta kaikissa asioissa on tietysti omat mahdolliset kompastuskivensä.
Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen riskit liittyvät suureksi osaksi käyttöönottovaiheeseen, valitun ohjelman ominaisuuksiin sekä hinnoitteluun – näistä saattaa monella yrittäjällä olla huonoja kokemuksia, mikäli esiselvitystyötä ei ollut tehty riittävän tarkasti.
Jotta siirtyminen sujuu ongelmitta, varmista nämä:
- Ovatko kustannukset tarkasti selvillä? Selvitä tilitoimistosta esimerkiksi se, onko uuden ohjelmiston käytössä erillisiä aloitus- tai vuosimaksuja.
- Laskutetaanko ohjelman käytöstä tositteiden määrän vai käyttöönottamiesi ominaisuuksien perusteella? Kumpi malli on sinulle parempi?
- Ohjelmistoja on olemassa monenmoisia, joten oletko varmasti löytänyt itsellesi soveltuvimman? Turhista ominaisuuksista ei kannata maksaa, jos niille ei ole käyttöä.
- Jos liiketoimintasi on lähitulevaisuudessa kasvamassa, varmista että ohjelmistoon on silti liitettävissä sellaiset ominaisuudet, joita saattaisit jatkossa kaivata.
Vältä puolisähköistä taloushallintoa!
Ongelmia voi syntyä myös silloin, jos taloushallinnon sähköistäminen jää niin sanotusti puolitiehen.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että käytössä olevasta taloushallinnon ohjelmistosta huolimatta toimitat osan materiaaleistasi – esimerkiksi matkalaskut tai liiketapahtumien todentamiseen liittyvät asiakirjat – kirjanpitäjällesi jälkikäteen joko paperilla tai sähköpostitse.
Tällöin tietojen yhdistely voi olla hankalaa sekä aikaavievää ja pahimmillaan kirjanpidon oikeellisuus voi vaarantua.
Vastaavanlainen tilanne voi aiheutua myös siitä, että käytössä on monta eri ohjelmistoa, joita ei ole suunniteltu toimimaan yhdessä – tällöin tietojen siirtäminen voi olla hidasta ja paljon joudutaan tekemään manuaalisesti.
Parhaat hyödyt sähköisestä taloushallinnosta saadaan revittyä silloin, kun kaikki pyritään tekemään mahdollisuuksien mukaan yhdessä sähköisessä järjestelmässä, eikä tietoa tarvitse siirrellä paikasta toiseen yhtään enempää kuin on pakko.
Riskien ja haittojen käsittelyn jälkeen lienee vielä syytä korjata yksi yleinen sähköiseen taloushallintoon liitetty harhaluulo, eli se, että kaikki sähköiset ohjelmistot olisivat vain isommille yrityksille suunnattuja.
Vielä jokunen vuosi sitten näin saattoi ollakin.
Nykyään saatavilla kuitenkin on myös pelkästään yksinyrittäjille räätälöityjä ohjelmistoja, jotka eivät edes sovellu isompien yritysten tarpeisiin. Esimerkkeinä mainittakoot Procountor Solo ja Accountor Go.
“Tästä pitäisi kai jotain maksaakin?” – sähköisen taloushallinnon hinta
Mitä pienempi yritys, sitä olennaisempaa on yleensä kysymys siitä, paljonko sähköinen taloushallinto maksaa.
Aloitetaan lyhyellä katsauksella sähköisen taloushallinnon esihistorialliseen kauteen, jolloin ohjelmistot olivat kankeita ja kustannukset raskaita.
Takavuosina sähköisen taloushallinnon hinta saattoi muodostua vuosittaisista lisenssimaksuista, ohjelmistopäivityksistä sekä viikkoja kestäneestä käyttöönottovaiheesta, josta ei suoriuduttu ilman konsulttien armeijaa.
Ei kovin houkuttelevaa monen pienyrityksen näkökulmasta.
Siirtyminen perinteisestä mallista sähköiseen ei toki vieläkään suju sormia napsauttamalla, mutta moni asia on sittemmin muuttunut.
- Ohjelmistoja ei enää ladata koneelle, vaan ne toimivat pilvipalveluna – tästä syystä aloittaminen on ketterämpää, ja päivitykset sekä ylläpito hoituvat automaattisesti ilman lisäkustannuksia.
- Ohjelmistojen käyttöliittymät ovat aiempaa räätälöidympiä. Pienyrityksen taloushallintoa pitää hoitaa pienyritykselle soveltuvalla ohjelmistolla – turhat ominaisuudet hidastavat palvelun käyttöönottoa ja tekevät opettelusta vaikeaa.
- Monet ohjelmistot jopa tarjoavat ilmaisen käyttötuen, eli tästäkään ei tarvitse erikseen maksaa, mikäli joskus kaipaat apua.
Kaikki edellä mainitut asiat ovat laskeneet sähköisen taloushallinnon hintaa. Vaikka euromääräisten lukujen heittely on aina enemmän tai vähemmän riskialtista, yritetään silti.
Kaikista riisutuimmat, yksinyrittäjille suunnatut ohjelmistot saattavat maksaa vain parikymmentä euroa kuukaudessa. Tämä on tietysti vain ohjelmiston hinta, eli päälle tulevat maksut kirjanpitäjän tekemästä työstä.
Vaikka hoitaisit myynti- ja ostolaskut sähköisesti ja toimittaisit tositteet ohjelman kautta, kirjanpitäjän työhön liittyy aina jonkin verran manuaalisia työvaiheita ja tietojen tarkistamista.
Mitä enemmän ominaisuuksia ohjelmistoon haluaa ottaa, sitä suuremmaksi sähköisen taloushallinnon hinta luonnollisesti nousee. Jos liiketoiminta on vähänkään isompaa, ohjelmisto maksaa usein jo joitakin satasia kuussa.
Yksinyrittäjä ei kuitenkaan usein kaipaa kovinkaan monimutkaisia toimintoja. Tällöin sähköisen taloushallinnon ohjelman ja tilitoimiston yhteishinta saattaa hyvinkin olla alle 100 euroa kuukaudessa.
Tässä vaiheessa saatoit huomata, että hinta ei välttämättä ole kovin paljon pienempi kuin perinteisestä taloushallinnosta puhuttaessa.
Olennaista on kuitenkin hahmottaa, että ajallista säästöä saattaa helposti tulla yli työpäivän verran kuukaudessa – tämän ajan voit käyttää laskutettavaan työhön tai vaikka akkujen lataamiseen. Muista hyödyistä kerroimmekin jo ylempänä.
Kuukausihinnan päälle saatat joissain tapauksissa joutua maksamaan aloituskustannuksia esimerkiksi käyttöönotosta tai siihen liittyvästä koulutuksesta – muista varmistaa nämäkin asiat tilitoimistostasi, jotta saat ruuvattua hintaa lähemmäs lattiaa.
Asiantunteva tilitoimisto myös osaa suositella sinulle parhaiten soveltuvaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa.
Miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen käytännössä tapahtuu?
Siirtymävaihetta käsitellään usein hieman isompien yritysten näkökulmasta, joten monella yksin- ja pienyrittäjällä saattaa olla väärä kuva sähköiseen taloushallintoon siirtymisen työläydestä.
Käytännössä käyttöönottovaihe voi olla hyvinkin ripeä, kunhan valmisteluvaihe ja selvitystyöt on ensin viety huolella maaliin.
Hyvinkin nopea tarkoittaa sitä, että kun päätös sähköistämisestä on tehty, voit saada ohjelmiston käyttöösi jo samana päivänä. Alkuvalmisteluvaihe – eli olemassa olevien tietojen vieminen ohjelmaan – vie muutaman tunnin.
Yleensä käytönopettelu sujuu käytännön työn ohessa, ja siihen kuluva aika on tietysti yksilöllistä.
Jos sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on itsellesi ajankohtaista, valmisteluprojekti kannattaa aloittaa kysymällä neuvoa omasta tilitoimistosta: mikä olisi omiin tarpeisiin soveltuvin ohjelmisto ja missä vaiheessa siirtyminen kannattaa tehdä?
Entä millaisia kokemuksia tilitoimistolla on käyttöönottovaiheen riskeistä?
Onnistuuko käytönopettelu omin päin ja mistä saa apua?
Jos kirjanpitäjäsi ei osaa kertoa sinulle sähköisestä taloushallinnosta ihmisten kielellä, on syytä miettiä kirjanpitäjän vaihtamista.
Usein koko siirtymisen ongelma on siinä, että asiat saadaan kuulostamaan paljon monimutkaisimmilta kuin mitä ne oikeasti ovat.
Mistä haluat maksaa kirjanpitäjällesi?
Tulevien vuosien aikana sähköiset ratkaisut kehittyvät kiihtyvällä tahdilla, ja ne tulevat helpottamaan yhä useamman yrittäjän työarkea.
Peruskirjanpidon työt ovat toki jo suureksi osaksi automatisoituja myös yksin- ja pienyrittäjille tarkoitetuissa kirjanpito-ohjelmissa.
Tämä tarkoittaa sitä, että sähköinen kirjanpito syntyy automaattisesti tekemiesi suoritteiden perusteella. Kun sinä tai asiakkaasi maksaa laskun, tiedot kirjautuvat automaattisesti osaksi kirjanpitoa.
Kehitys kuitenkin kehittyy, ja lisää erilaisia taloushallinnon työvaiheita automatisoidaan koko ajan.
Jo nyt on saatavilla ratkaisuja, joissa yrityksen kortilla liikkeessä maksaessasi kuitti pamahtaa sähköisesti suoraan kirjanpito-ohjelmaan kirjanpitäjäsi nähtäväksi.
Tällaisista toimintamalleista puhutaan jo enemmän digitaalisena taloushallintona.
Oli käytetty termi kumpi tahansa, teknologian kehittyminen muuttaa kirjanpitäjän työtä koko ajan enemmän konsultoivaan muotoon.
Kirjanpitäjäsi työajan ei ole enää pakko kulua taloushallinnon manuaalisiin rutiineihin – ellet sitten itse niin halua.
Maksatko kirjanpitäjällesi mieluummin siitä, että hän mapittaa paperitositteitasi kuin optimoi verotustasi tai tulkitsee sinulle yrityksesi talouslukuja?
Mikäli yrityksesi aikoo toimia vielä viiden vuoden päästä, sähköiseen tai digitaaliseen taloushallintoon siirtyminen on joka tapauksessa edessä jossain vaiheessa.
Pienyrittäjälle sähköinen loikka ole järin suuri, joten se kannattaa tehdä mieluummin heti kuin liian myöhään.
Kokemuksiemme mukaan monet yrittäjät harmittelevat sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä eniten sitä, ettei sitä tehty jo vuosia aiemmin.
