Kaupparekisteri

Uusi yrittäjä, tiedäthän nämä asiat kaupparekisteristä?

Tässä artikkelissa kerromme aloittaville yrittäjille kaikki tarvittavat tiedot kaupparekisteristä, siihen liittymisestä sekä kaupparekisterille annettavista tiedoista. Tekstissä käsitellään tiivistetysti seuraavat asiat:

Mitä tarkoittaa kaupparekisteri?

Patentti- ja rekisterihallituksen eli PRH:n hallinnoima kaupparekisteri on virallinen sekä julkinen rekisteri suomalaisista yrityksistä. Osakeyhtiöiden, kommandiittiyhtiöiden, avoimien yhtiöiden ja osuuskuntien on aina ilmoittauduttava kaupparekisteriin.

Myös yksityisten elinkeinonharjoittajien (eli toiminimiyrittäjien) on yleensä kannattavaa tehdä perustamisilmoitus kaupparekisteriin, vaikkei tämä aina pakollista olekaan – kerromme hieman alempana miksi. Kaupparekisterissä ovat yritysten lisäksi myös asunto-osakeyhtiöiden ja asumisoikeusyhdistysten tiedot.

Kaupparekisteritiedot ovat siis julkisia. Rekisteristä on mahdollista saada yrityksen

  • kaupparekisteriotteet,
  • yhteisösäännöt (kuten esimerkiksi yhtiöjärjestykset),
  • tilinpäätökset sekä
  • kaupparekisteri-ilmoitukset liitteineen.

Tunnistetietona kaupparekisterissä käytetään Y-tunnusta.

Enemmistön kaupparekisterissä olevista yrityksistä muodostavat osakeyhtiöt sekä yksityiset elinkeinonharjoittajat. PRH:n Virre-tietopalvelusta voi etsiä yritysten kaupparekisteritietoja ympärivuorokautisesti. Perustietojen saanti on maksutonta.

Perustamistoimien yhteydessä on tehtävä kaupparekisterille perustettavan yrityksen perustamisilmoitus. Myöhemmin rekisterissä olevia tietoja ylläpidetään tekemällä yrityksen toimintaa koskevia lakisääteisiä muutosilmoituksia.

Yritysten ja yhteisöjen on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle muutoksista ja puutoksista, jotka liittyvät esimerkiksi yrityksen:

  • osoite- ja yhteystietoihin,
  • toimitusjohtajaan,
  • toimialaan tai
  • tilikauteen.

Yrityksen on myös tehtävä ilmoitus lopettamisestaan sen ollessa ajankohtaista.

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen – milloin pitää liittyä kaupparekisteriin?

Lähtökohtaisesti kaikkien uusien yritysten on pakko liittyä kaupparekisteriin. Tähän on kuitenkin yksi poikkeus eli toiminimiyrittäjät.

Mikäli yritysmuotosi on yksityinen elinkeinonharjoittaja (eli toiminimiyrittäjä), rekisteröinti on pakollinen vain, mikäli yksi tai useampi seuraavista ehdoista täyttyy liiketoiminnassasi:

  • Harjoitat luvanvaraista elinkeinoa, eli tarvitset toimintaasi varten jonkin viranomaisluvan.
  • Toimintaasi varten tarvitaan pysyvä toimipaikka, eli omasta asunnostasi erillinen liiketila.
  • Palkkaat ulkopuolisia työntekijöitä eli muita kuin aviopuolisosi tai alaikäiset lapsesi tai heidän jälkeläisensä.

Jos toimialasi on maatilataloutta tai kalastusta, myöskään tällöin kaupparekisteriin liittyminen ei ole pakollista.

Osakeyhtiöiden, avointen- ja kommandiittiyhtiöiden sekä osuuskuntien sen sijaan on aina pakko liittyä kaupparekisteriin.

Kannattaako yksityisen elinkeinonharjoittajan ilmoittautua kaupparekisteriin?

Rekisteröityminen kannattaa useimmissa tilanteissa tehdä, vaikka olisit toiminimiyrittäjä ja yläpuolella luetellut ehdot eivät täyttyisi. Kaupparekisteriin ilmoittautumiseen on olemassa ainakin kolme hyvää syytä:

  • Rekisteröitymällä voit valita itsellesi toiminimen ja saat sille käyttösuojan. Voit halutessasi lukea kirjoittamamme artikkelin yrityksen nimeämisestä linkin takaa. Ellet liity kaupparekisteriin, toimit yrittäjänä omalla nimelläsi ilman erillistä rekisteröityä toiminimeä.
  • Jos yrittämisesi on hiemankaan pennien pyörittelyä isompaa liiketoimintaa, rekisteriin kannattaa liittyä jo pelkästään uskottavuussyistä. Jotkut sinusta tietoa etsivät potentiaaliset asiakkaat saattavat oudoksua, ellei rekisterimerkintää löydy. Asia on toki hyvin toimialasta riippuvainen.
  • Ellet liity kaupparekisteriin, joudut hoitamaan perustamistoimet paperilomakkeen avulla. Tällöin perustamisilmoituksen käsittelyaika on jonkin verran pidempi kuin sähköisellä tavalla.

Kaupparekisteriin ilmoittautumisen hinta

Kaupparekisteriin ilmoittautumisen hinta on toiminimiltä 60 euroa ja osakeyhtiöiltä 275 euroa, kun kyse on sähköisestä ilmoituksesta. Paperisten ilmoitusten vastaava hinta kaupparekisteriin liittymisestä on 115 ja 380 euroa.

Toiminimiyrittäjien kohdalla ilmoittautuminen kaupparekisteriin ei ole pakollista, mutta se kannattaa silti tehdä, kuten jo edellä tässä kirjoituksessa totesimme.

Jos olet toiminimiyrittäjä, etkä syystä tai toisesta halua liittyä kaupparekisteriin, joudut tekemään perustamisilmoituksen paperilomakkeen avulla.

Tämä johtuu siitä, että sähköinen perustamisilmoitus menee automaattisesti kaupparekisterille, ja tästä ilmoituksesta maksat siis 60 euroa.

Jos et liity kaupparekisteriin ja teet perustamisilmoituksen paperilla, hinta on pyöreät 0 euroa. Tällöin et kuitenkaan saa rekisteröityä itsellesi virallista toiminimeä, vaan toimit elinkeinonharjoittajana omalla nimelläsi.

Kaupparekisteriin ilmoitettavat tiedot

Jokaisesta yrityksestä on merkittävä kaupparekisteriin yleensä vähintään seuraavat seikat:

  • yrityksen nimi,
  • kotipaikkakunta tai se kunta, josta toimintaa johdetaan,
  • toimiala,
  • kuka/ketkä ovat yrityksen edustajia,
  • yrityksen osoite,

Yritysmuodosta riippuen voidaan tehdä vielä muitakin merkintöjä.

Yleisesti katsotaan, että kaupparekisterissä olevilla tiedoilla on positiivinen luotettavuus. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kolmannet osapuolet – eli ulkopuoliset – voivat luottaa tietojen oikeellisuuteen ja paikkansapitävyyteen.

Esimerkkinä kaupparekisteriin merkitty prokura, joka antaa oikeuden luottaa siihen, että merkityllä henkilöllä todella on nimenkirjoitusoikeus.

Prokura – eli siis nimenkirjoitusoikeus – on tyypillisesti käytetty tapa antaa yrityksen henkilökunnalle valtuuksia toimia yrityksen nimissä.

Joissakin tilanteissa yrityksen rekisteröinnillä kaupparekisteriin on myös oikeudellista vaikutusta. Tällöin vasta rekisteröityneenä jokin asia on oikeudellisesti syntynyt tai toteutunut.

On hyvä muistaa, että esimerkiksi osakeyhtiö ja osuuskunta syntyvät virallisesti vasta, kun ne rekisteröidään kaupparekisteriin.

Myös muun muassa osakeyhtiön osakepääoman korotus tai yhtiöjärjestyksen muutos tulee virallisesti voimaan vasta kun se on merkitty kaupparekisteriin.

Kaupparekisteriin ilmoitettava toimiala

Toiminimeä perustaessasi pääset ilmoittamaan toimialan kahdelle eri taholle:

  • Verohallinnolle sekä
  • Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin.

Verohallinnolle joudut ilmoittamaan tarkasti toimintasi päätoimialan, mutta kaupparekisterille riittäisi periaatteessa pelkän yleistoimialan eli kaiken laillisen liiketoiminnan ilmoittaminen.

Ja nyt tarkkana: Kaupparekisterille kannattaa silti Verohallinnon tapaan ilmoittaa myös toiminimesi tarkka toimiala, koska pelkästään yleistoimialan rekisteröiminen voi hankaloittaa toiminimesi rekisteröimistä.

Tämä johtuu siitä, että toiminimi on helpommin sekoitettavissa jo olemassa olevaan nimeen, jos muotoilet toimialasi liian yleisluontoiseksi.

Patentti- ja Rekisterihallitus linjaa, että sekoitettavuudesta koituu useimmiten ongelmia silloin, jos kahden yrityksen toimialat ovat samankaltaisia.

Yksilöidyllä toimialalla pystyt siis erottautumaan paremmin ja saamaan toiminimesi rekisteröinnin kerrasta läpi.

Voit luonnollisesti lisätä tarkan toimialan jatkoksi myös yleistoimialan. Tällöin toimiala ilmoitettaisiin esimerkiksi muodossa varastointi ja kaikki muu laillinen liiketoiminta.

Eri toimialojen koodit voit katsoa Tilastokeskuksen toimialaluokituksia käsittelevältä sivulta.

Tutustu halutessasi myös toimialan valintaa koskevaan oppaaseen.