Kaupparekisteri

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen

Tässä artikkelissa kerromme aloittaville yrittäjille kaikki tarvittavat tiedot kaupparekisteristä, siihen liittymisestä sekä kaupparekisterille annettavista tiedoista. Tekstissä käsitellään tiivistetysti seuraavat asiat:

Mitä tarkoittaa kaupparekisteri?

Patentti- ja rekisterihallituksen eli PRH:n hallinnoima kaupparekisteri on virallinen sekä julkinen rekisteri suomalaisista yrityksistä. Osakeyhtiöiden, kommandiittiyhtiöiden, avoimien yhtiöiden ja osuuskuntien on aina ilmoittauduttava kaupparekisteriin.

Myös yksityisten elinkeinonharjoittajien (toiminimiyrittäjien) on syytä tehdä perustamisilmoitus kaupparekisteriin, vaikkei tämä pakollista olekaan. Kaupparekisterissä ovat yritysten lisäksi myös asunto-osakeyhtiöiden ja asumisoikeusyhdistysten tiedot.

Kaupparekisteritiedot ovat siis julkisia. Rekisteristä on mahdollista saada yrityksen kaupparekisteriotteet, yhteisösäännöt (kuten esimerkiksi yhtiöjärjestykset), tilinpäätökset sekä kaupparekisteri-ilmoitukset liitteineen. Tunnistetietona kaupparekisterissä käytetään Y-tunnusta.

Enemmistön kaupparekisterissä olevista yrityksistä muodostavat osakeyhtiöt sekä yksityiset elinkeinonharjoittajat. PRH:n Virre-tietopalvelusta voi etsiä yritysten kaupparekisteritietoja ympärivuorokautisesti. Perustietojen saanti on maksutonta.

Yrityksen perustamisen yhteydessä on tehtävä kaupparekisterille perustettavan yrityksen perustamisilmoitus. Myöhemmin rekisterissä olevia tietoja ylläpidetään tekemällä lakisääteisiä yrityksen toimintaa koskevia ilmoituksia.

Yritysten ja yhteisöjen on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle kaupparekisteriä varten mahdollisista muutoksista tai puutoksista esimerkiksi osoite- ja yhteystietoihin, toimitusjohtajaan, toimialaan tai vaikkapa tilikauteen liittyen. Yrityksen on myös tehtävä ilmoitus lopettamisestaan sen ollessa ajankohtaista.

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen – Milloin pitää liittyä kaupparekisteriin?

Lähtökohtaisesti kaikkien uusien yritysten on pakko liittyä kaupparekisteriin. Tähän on kuitenkin yksi poikkeus eli toiminimiyrittäjät.

Mikäli yritysmuotosi on yksityinen elinkeinonharjoittaja (eli toiminimiyrittäjä), rekisteröinti on pakollinen vain, mikäli yksi tai useampi seuraavista ehdoista täyttyy liiketoiminnassasi:

  • Harjoitat luvanvaraista elinkeinoa eli tarvitset toimintaasi varten jonkin viranomaisluvan.
  • Toimintaasi varten tarvitaan pysyvä toimipaikka eli omasta asunnostasi erillinen liiketila.
  • Palkkaat ulkopuolisia työntekijöitä eli muita kuin aviopuolisosi tai alaikäiset lapsesi tai heidän jälkeläisensä.

Jos toimialasi on maatilataloutta tai kalastusta, myöskään tällöin kaupparekisteriin liittyminen ei ole pakollista.

Osakeyhtiöiden, avointen- ja kommandiittiyhtiöiden sekä osuuskuntien sen sijaan on aina pakko liittyä kaupparekisteriin.

Kannattaako ilmoittautua kaupparekisteriin?

Rekisteröityminen kannattaa kuitenkin tehdä, vaikka olisit toiminimiyrittäjä ja yläpuolella luetellut ehdot eivät täyttyisi! Kaupparekisteriin ilmoittautumiseen on olemassa ainakin kaksi hyvää syytä:

  1. Rekisteröitymällä saat nimittäin toiminimellesi käyttösuojan. Voit halutessasi lukea kirjoittamamme artikkelin yrityksen nimeämisestä linkin takaa.
  2. Jos toimintasi on lisäksi hiemankaan pennien pyörittelyä isompaa liiketoimintaa, rekisteriin kannattaa liittyä jo pelkästään siitä syystä, että asiakkaasi saattavat oudoksua, jos toiminimeäsi ei löydy mistään rekisteristä. Tämä ei todellakaan ole se paikka, jossa kannattaisi säästää 75 euroa.

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen hinta

Kaupparekisteriin ilmoittautumisen hinta on toiminimiltä 75 euroa ja osakeyhtiöiltä 330 euroa, kun kyse on sähköisestä ilmoituksesta. Paperisten ilmoitusten vastaava hinta kaupparekisteriin liittymisestä on 110 ja 380 euroa.

Toiminimiyrittäjien kohdalla ilmoittautuminen kaupparekisteriin ei ole pakollista, mutta se kannattaa silti tehdä, kuten jo edellä tässä kirjoituksessa totesimme.

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen maksaa kyllä itsensä takaisin.

Jos olet toiminimiyrittäjä, etkä syystä tai toisesta halua liittyä kaupparekisteriin, joudut tekemään perustamisilmoituksen paperilomakkeen avulla.

Tämä johtuu siitä, että sähköinen perustamisilmoitus menee automaattisesti kaupparekisterille, ja tästä ilmoituksesta maksat siis 75 euroa.

Jos et liity kaupparekisteriin ja teet perustamisilmoituksen paperilla, hinta on pyöreät 0 euroa.

Kaupparekisteriin ilmoitettavat tiedot

Jokaisesta yrityksestä on merkittävä kaupparekisteriin yleensä vähintään seuraavat seikat:

  • yrityksen nimi,
  • kotipaikkakunta tai se kunta, josta toimintaa johdetaan,
  • toimiala,
  • kuka/ketkä ovat yrityksen edustajia,
  • yrityksen osoite,
  • yritysmuodosta riippuen voidaan tehdä vielä muitakin merkintöjä!

Yleisesti katsotaan, että kaupparekisterissä olevilla tiedoilla on positiivinen luotettavuus. Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että kolmas osapuoli, eli ulkopuolinen voi luottaa tietojen oikeellisuuteen ja paikkansapitävyyteen.

Esimerkkinä kaupparekisteriin merkitty prokura, joka antaa oikeuden luottaa siihen, että merkityllä henkilöllä todella on nimenkirjoitusoikeus.

Prokura eli siis nimenkirjoitusoikeus on tyypillisesti käytetty tapa antaa yrityksen henkilökunnalle valtuuksia toimia yrityksen nimissä.

Joissakin tilanteissa yrityksen rekisteröinnillä kaupparekisteriin on myös oikeudellista vaikutusta. Tällöin vasta rekisteröityneenä jokin asia on oikeudellisesti syntynyt tai toteutunut.

On hyvä muistaa, että esimerkiksi osakeyhtiö ja osuuskunta syntyvät virallisesti vasta kun ne rekisteröidään kaupparekisteriin.

Myös muun muassa osakeyhtiön osakepääoman korotus tai yhtiöjärjestyksen muutos tulee virallisesti voimaan vasta kun se on merkitty kaupparekisteriin.

Kaupparekisteriin ilmoitettava toimiala

Toiminimeä perustaessasi pääset ilmoittamaan toimialan kahdelle eri taholle: Verohallinnolle sekä Patentti- ja rekisterihallituksen Kaupparekisteriin.

Verohallinnolle joudut ilmoittamaan tarkasti toimintasi päätoimialan, mutta kaupparekisterille riittäisi periaatteessa pelkän yleistoimialan eli kaiken laillisen liiketoiminnan ilmoittaminen.

Ja nyt tarkkana: Kaupparekisterille kannattaa silti Verohallinnon tapaan ilmoittaa myös toiminimesi tarkka toimiala, koska pelkästään yleistoimialan rekisteröiminen voi hankaloittaa toiminimesi rekisteröimistä.

Tämä johtuu siitä, että toiminimi on helpommin sekoitettavissa jo olemassa olevaan nimeen, jos muotoilet toimialasi liian yleisluontoiseksi.

Patentti- ja Rekisterihallitus linjaa, että sekoitettavuudesta koituu useimmiten ongelmia silloin, jos kahden yrityksen toimialat ovat samankaltaisia.

Yksilöidyllä toimialalla pystyt siis erottautumaan paremmin ja saamaan toiminimesi rekisteröinnin kerrasta läpi.

Voit luonnollisesti lisätä tarkan toimialan jatkoksi myös yleistoimialan. Tällöin toimiala ilmoitettaisiin esimerkiksi muodossa varastointi ja kaikki muu laillinen liiketoiminta.

Eri toimialojen koodit voit katsoa Tilastokeskuksen toimialaluokituksia käsittelevältä sivulta.

Tutustu halutessasi myös toimialan valintaa koskevaan oppaaseen.

Sinua saattavat kiinnostaa myös seuraavat selkokieliset artikkelit, jotka koskevat Verohallinnon rekistereihin liittymistä: