Sähköinen allekirjoituspalvelu yritykselle

Kaikki mitä pienyrittäjän tarvitsee tietää sähköisistä allekirjoituksista

Jo hyvinkin pientä yritystä pyörittäessäsi tarvitset välillä erilaisiin dokumentteihin allekirjoituksia asiakkailta, työntekijöiltä tai yhteistyökumppaneiltasi.

Etätyöskentelyn lisääntyessä puumerkkien väsäily paperille printattuihin pdf-asiakirjoihin alkaa olla mennyttä aikaa. Sähköiset allekirjoituspalvelut ovat viime vuosien aikana ryhtyneet ravistelemaan kynän ja paperin pyhää liittoa.

Tässä artikkelissa kerromme, mitä sinun tulisi yrittäjänä tietää sähköisistä allekirjoituksista.

Miksi sellaisia kannattaa käyttää? Paljonko lysti kustantaa? Entä miten valita sopivin sähköinen allekirjoituspalvelu oman yrityksen tarpeisiin?

Artikkelin lopuksi esittelemme lyhyesti kahdeksan suosittua sähköistä allekirjoituspalvelua hintoineen.

 

 

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa verkon välityksellä tapahtuvaa, juridisesti pätevää tapaa vahvistaa erilaisia asiakirjoja ja dokumentteja. Allekirjoitettava asiakirja voi olla esimerkiksi työsopimus, asiakassopimus, hallituksen pöytäkirja, valtakirja tai mikä tahansa muu dokumentti.

Sähköinen allekirjoitus vastaa kynällä paperille kirjoitettua allekirjoitusta, mutta kaikki tapahtuu internetin välityksellä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Markkinoilla on tarjolla sähköisiä allekirjoituspalveluita niin yksityishenkilöille, yrityksille kuin julkishallinnon toimijoille. Tässä artikkelissa tarkastelemme sähköistä allekirjoittamista erityisesti pienyrittäjien ja pk-yritysten näkökulmasta.

Huomioi, että myös termiä digitaalinen allekirjoitus käytetään välillä sähköisen allekirjoituksen synonyyminä, vaikka termit eivät täysin samaa tarkoitakaan.

Digitaalinen allekirjoitus on sellainen sähköinen allekirjoitus, joka noudattaa tiukimpia teknisiä turvallisuusmäärityksiä esimerkiksi henkilöiden tunnistamisessa. Sähköistä allekirjoitusta sen sijaan käytetään usein kaikenlaisten sähköisessä muodossa annettavien allekirjoitusten yleiskäsitteenä.

Käsiteviidakkoon voit halutessasi paneutua tarkemmin Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilla.

Katsotaan seuraavaksi, miten voit käytännössä antaa sähköisiä allekirjoituksia tai pyytää niitä muilta.


 

Miten sähköinen allekirjoittaminen käytännössä toimii?

Kuvitellaan, että olet ottanut käyttöösi sähköisen allekirjoituspalvelun. Nyt haluat pyytää sähköisessä muodossa olevaan asiakirjaan yhden tai useamman allekirjoituksen.

Käytännöissä on hienoisia eroja palvelusta riippuen, mutta yleensä homma hoituu pääpiirteittäin seuraavalla tavalla:

 

1. Lataa allekirjoitettava asiakirja palveluun

Yleisin tuettu tiedostomuoto on pdf. Liitteitä voit yleensä lisätä matkaan muissakin tiedostomuodoissa.

Allekirjoitettavia asiakirjoja voi olla yksi tai useampi.

 

2. Lisää tiedot asiakirjan allekirjoittajista

Halutessasi voit määrittää myös allekirjoitusjärjestyksen, jos sillä on merkitystä.

Voit myös valita, että jotkut asiakirjan vastaanottajat vain tarkistavat asiakirjan, mutta heidän ei tarvitse allekirjoittaa sitä.

Muista lisätä myös itsesi, jos olet mukana allekirjoitusprosessissa.

Allekirjoituskutsut voit lähettää matkaan sähköpostin lisäksi myös tekstiviestitse.

 

3. Määritä, millä tavalla sähköinen allekirjoitus annetaan – kevyt vai vahva tunnistautuminen?

Palvelusta riippuen voit yleensä valita allekirjoitustavaksi:

  • verkkopankkitunnistautumisen tai mobiilivarmenteen
  • sähköpostiallekirjoituksen
  • tekstiviestiallekirjoituksen
  • allekirjoituksen kosketusnäytöllä.

Vahvaa tunnistautumista verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella kannattaa aina suosia, jos et tunne muita allekirjoittajaosapuolia.

Kevyempi tunnistautuminen puolestaan voi olla riittävä, jos tarvitset allekirjoituksia esimerkiksi työntekijöiltäsi tai tutuilta yhteistyökumppaneilta.

Myös ilman vahvaa tunnistautumista annettavat sähköiset allekirjoitukset ovat juridisesti sitovia.

Sähköposti- tai tekstiviestiallekirjoitus tarkoittaa käytännössä sitä, että toinen osapuoli saa ensin sähköpostiinsa allekirjoituskutsun. Kutsussa olevasta linkistä allekirjoittaja pääsee tarkistamaan asiakirjoja.

Jos kaikki on kunnossa, allekirjoittaja napauttaa Allekirjoita-painiketta. Tekstiviestitse annettavassa allekirjoituksessa allekirjoittaja saa vielä tämän jälkeen vahvistuskoodin puhelimeensa. Allekirjoitus vahvistetaan koodilla.

Kosketusnäytön kautta annettava allekirjoitus puolestaan piirretään hiirellä tai sormella laitteesta riippuen.

Mainituissa käytännöissä voi olla pieniä eroavaisuuksia eri palveluiden välillä.

 

4. Lähetä allekirjoituskutsu

Ja sen jälkeen vain odotellaan.

Sähköisessä allekirjoituspalvelussa voit seurata allekirjoitusten etenemistä ja tarvittaessa lähettää muistutuksia, jos jonkun osapuolen puumerkkiä ei ala näkyä.

Kun asiakirjat on allekirjoitettu, ne siirtyvät arkistoon. Sieltä löydät ne jatkossa helposti, jos tarve vaatii.


 

Miksi sähköisiä allekirjoituksia kannattaa käyttää?

Sähköisen allekirjoittamisen hyödyt näkyvät liiketoiminnassasi muun muassa seuraavilla tavoilla:

Pyydät ja annat allekirjoituksia paikasta, ajasta ja laitteesta riippumatta

Etätyö lisääntyy koko ajan, eikä kukaan halua juosta toimistolle tai työpaikalle vain allekirjoittaakseen papereita tai lähettääkseen sopimuksia allekirjoitettavaksi.

Sähköinen allekirjoitus voidaan antaa millä tahansa laitteella ajasta ja paikasta riippumatta.

Voit myös itse pyytää allekirjoituksia joustavasti mistä tahansa. Sähköiset allekirjoituspalvelut toimivat pilvipalveluperiaatteella eli käytät niitä suoraan selaimessasi joko tietokoneella tai mobiililaitteella.

Riittää, että netti toimii.

 

Solmit kaupat ja sopimukset nopeammin

Kauppojen viimeistely voi välillä olla herkkää puuhaa.

Sähköisten allekirjoitusten ansiosta voit unohtaa pdf-tiedostojen skannailun ja kierrättämisen eri sopimusosapuolten välillä.

Yksikään kauppa ei enää mene sivu suun ainakaan sen takia, että nimien saaminen papereihin kestäisi pitkään.

Allekirjoittamisen helppous vauhdittaa myyntityötä ja parantaa myös asiakaskokemusta.

 

Vähennät asiakirjojen hallinnointiin ja arkistointiin kuluvaa aikaa

Asiakirjojen ja sopimusten hallinnointiin liittyvä työ vie huomattavasti vähemmän aikaa sähköisellä tavalla.

Sinun ei tarvitse skannata tai tulostaa asiakirjoja tai lähettää niitä matkaan paperipostina.

Kaikki vanhat dokumentit myös löytyvät sähköisesti arkistoituna yhdestä paikasta, josta ne ovat aina saatavilla ja tarkistettavissa.

 

Allekirjoitat turvallisesti ja sitovasti

Sähköinen allekirjoittaminen on turvallinen ja sitova tapa vahvistaa asiakirjoja. Euroopan Unionin eIDAS-asetus sekä kansallinen lainsäädäntö takaavat sähköisten allekirjoitusten juridisen pätevyyden.

Niin allekirjoittajat, asiakirjojen sisältö kuin myös allekirjoitusajankohdat ovat aina helposti todennettavissa.

Sähköistä allekirjoitusta ei voi väärentää samaan tapaan kuin paperille rustattavaa puumerkkiä. Allekirjoitettujen asiakirjojen tietoja et myöskään voi sörkkiä jälkikäteen ilman, että siitä jää jälki.

Sähköinen allekirjoitus kelpaa todisteeksi myös riita- ja rikosasioissa. Parhaan turvan ja vankimman todistusvoiman takaa vahva tunnistautuminen, jolloin allekirjoittajien henkilöllisyys varmennetaan esimerkiksi verkkopankkitunnistautumisen tai mobiilivarmenteen avulla.

Halutessasi voit kuitenkin käyttää myös kevyempiä tunnistautumistapoja.

 

Et maksa maltaita

Sähköisiin allekirjoituksiin siirtyminen ei ole rahasta kiinni. Tarjolla on myös toiminimille ja hyvin pienille yrityksille räätälöityjä paketteja.

Sähköisten allekirjoituspalvelujen hinnoittelu voi perustua kiinteään kuukausihintaan, allekirjoitusten määrään tai näiden yhdistelmään.

Hyvin pienellä ja satunnaisella käytöllä voit hyvinkin selvitä alle 10 eurolla kuukaudessa.

Hinnoittelumalleihin palaamme vielä tarkemmin hieman tuonnempana tässä artikkelissa.

 

Säästät luontoa ja vähennät samalla virheitä

Luontoäitikin kiittää, kun paperin määrä vähenee. Niin allekirjoitusten antaminen kuin asiakirjojen hallinnointi ja arkistointi onnistuvat täysin sähköisesti.

Paperittomuus vähentää myös virheitä, koska asiakirjat pysyvät sähköisinä koko elinkaarensa ajan.


 

Miten saat sähköiset allekirjoitukset käyttöön yrityksessäsi?

Saat sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön rekisteröimällä yrityksellesi tilin valitsemasi palvelun verkkosivuilla. Sen jälkeen voitkin heti lähettää sähköisiä allekirjoituskutsuja.

Tarvittaessa voit kuitenkin yhdistää sähköiset allekirjoitukset myös osaksi toista ohjelmistoa tai palvelua. Tällöin sähköinen allekirjoittaminen voidaan integroida suoraan vaikkapa yrityksesi taloushallinto-ohjelmistoon tai toiminnanohjausjärjestelmään.

Integraatioihin saat tarvittaessa apua sähköisen allekirjoituspalvelun asiakastuesta.


 

Paljonko on sähköisen allekirjoituspalvelun hinta yrityksille?

Kiinteästi hinnoitellun sähköisen allekirjoituspalvelun hinta pienyritykselle vaihtelee tyypillisesti noin 10-100 euron välillä kuukaudessa. Halvin mahdollinen hinta tarkoittaa yleensä sitä, että pakettiin sisältyy kuukausittain noin 5-10 allekirjoitusta.

Sähköiset allekirjoitukset voidaan kuitenkin hinnoitella myös kappaleperusteisesti ilman kuukausimaksua – esimerkiksi 1,50 euroa per allekirjoitus.

Jos valitset kuukausimaksullisen paketin, johon sisältyvien allekirjoitusten määrä ylittyy, maksat yleensä muutaman euron per ylimenevä allekirjoitus.

Vapaavalintaisia ja lisämaksullisia toimintoja voivat olla esimerkiksi allekirjoituskutsujen lähettäminen tekstiviestillä tai allekirjoittajan todentaminen ennen kuin hän pääsee avaamaan dokumentin. Näiden toimintojen hinta on yleensä noin 0,20 euroa kappaleelta.

Isoilla yrityksillä hinnat voivat poiketa muista, jos sähköinen allekirjoituspalvelu halutaan esimerkiksi integroida osaksi muita yrityksen käyttämiä järjestelmiä.

Mainittuihin hintoihin lisätään arvonlisävero. Osaan palveluista saattaa sisältyä ilmainen kokeilujakso.


 

Sähköiset allekirjoituspalvelut esittelyssä – huomioi nämä asiat valintaa tehdessäsi

Alla on esitelty lyhyesti Procountor Allekirjoitus, Visma Sign, SignSpace, Docue, Telia Sign, SignHero, Assently E-Sign ja Aatos Sign.

Valintaa tehdessäsi sinun kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

  • Kuinka usein tarvitset sähköisiä allekirjoituksia? Satunnaisiin tarpeisiin voi soveltua paremmin kappaleperusteiseen hinnoitteluun perustuva palvelu. Kiinteä kuukausihinta sen sijaan on perusteltu, jos tarve on jatkuvaa ja volyymi on suuri.
  • Käytätkö palvelua vain itse vai jaatko käyttöoikeudet esimerkiksi työntekijöillesi? Käyttäjien määrä voi vaikuttaa hinnoitteluun joissakin palveluissa.
  • Mitä allekirjoitustapoja on tarjolla? Onnistuuko sekä vahva että kevyt tunnistautuminen tarpeesta riippuen?
  • Tarvitsetko asiakirjoihin allekirjoituksia useammalta kuin yhdeltä henkilöltä? Tällöin voi olla tärkeää, että palvelu mahdollistaa allekirjoitusten keräämisen haluamassasi järjestyksessä.
  • Haluatko käyttää palvelua sellaisenaan vai pitääkö se integroida esimerkiksi yrityksesi taloushallinto- tai toiminnanohjausjärjestelmään?
  • Täyttäähän palvelu kaikki lainsäädännön vaatimat kriteerit sähköisille allekirjoituksille? Tietoturvasta huolehtiminen on sähköisille allekirjoituspalveluille itsestäänselvyys ja kaiken lähtökohta. Katso silti, mitä palvelu itse kertoo esimerkiksi tietojen salaamisesta ja asiakirjojen aitouden varmentamisesta.

Sitten onkin aika käydä palvelut läpi.

 

Procountor Allekirjoitus sopii erityisesti satunnaisiin allekirjoitustarpeisiin

Mikä: Sähköinen allekirjoituspalvelu ilman kiinteää kuukausimaksua.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Rajaton määrä käyttäjiä.
  • Sekä vahvaan että kevyeen tunnistautumiseen perustuvat allekirjoitustavat.
  • Allekirjoitusten seuranta ja tarvittaessa muistutukset allekirjoittajille.
  • Asiakirjojen arkistointi 10 vuodeksi.
  • Täydellinen jäljitettävyys kaikille dokumenteille.
  • Voit muokata asiakirjoja yrityksesi näköiseksi esimerkiksi omalla logolla ja saatetekstillä.
  • Toimii kaikilla laitteilla, eikä vaadi erillistä ohjelmistoa.

Hinta: 1,50€ per allekirjoitus. Ei kiinteää kuukausimaksua tai aloituskuluja. Vapaavalintaisia lisäpalveluja ovat allekirjoituskutsu tekstiviestitse (0,20€/kpl) ja allekirjoittajan todentaminen ennen asiakirjan avaamista (0,25€/kpl).


 

Visma Signin kuukausihinta lähtee 8 eurosta ylöspäin

Mikä: Kuukausimaksulla hinnoiteltu sähköinen allekirjoituspalvelu.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Rajaton määrä käyttäjiä.
  • Vahva tai kevyt tunnistautuminen tarpeesta riippuen.
  • Sähköinen arkisto.
  • Allekirjoitusten seuranta ja automaattiset muistutukset.
  • Allekirjoittajat, allekirjoitusajat ja allekirjoitettu sisältö jälkikäteen todennettavissa.
  • Business-pakettiin sisältyy lomaketyökalu, jolla voit luoda erilaisia sähköisiä lomakkeita allekirjoitettavaksi.
  • Integraatiot eri järjestelmien välillä mahdollisia.

Hinta: Kuukausihinta paketin laajuudesta riippuen 8, 25 tai 55 euroa, jos laskutus tapahtuu vuosittain. Halvin paketti sisältää 60 allekirjoitusta vuodessa. Ylimenevät allekirjoitukset maksavat 1,50€ kappaleelta. Allekirjoituskutsu tekstiviestillä 0,18€ per kappale.

Konsernit ja isommat yritykset voivat kysyä erillistä tarjousta Enterprise-paketille.


 

SignSpacella järjestät tarvittaessa myös äänestyksiä

Mikä: Kuukausimaksullinen palvelu sähköisiin allekirjoituksiin ja sopimustenhallintaan.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Rajaton määrä käyttäjiä.
  • Sekä vahva että kevyt tunnistautuminen mahdollisia.
  • Mobiiliallekirjoitus mahdollistaa allekirjoittamisen myös sormenjäljen tai puhelimen lukituskoodin avulla.
  • Allekirjoitusjärjestys määriteltävissä tarvittaessa.
  • Automaattiset muistutukset allekirjoittajille.
  • Allekirjoitusten keräämisen lisäksi SignSpacessa voi järjestää myös äänestyksiä esimerkiksi omalle henkilöstölle.
  • Allekirjoitettujen dokumenttien säilytys vähintään 10 vuoden ajan.
  • Yhdistettävissä yrityksen muihin järjestelmiin.

Hinta: Kuukausihinta paketin laajuudesta riippuen 6, 49 tai 99 euroa kuukaudessa. Halvin paketti sisältää 60 allekirjoitusta vuodessa. Isompiin tarpeisiin on saatavilla räätälöity hinnoittelu. Lisäallekirjoitukset hintaan 0,80-1,20€ per kappale.


 

Docuella laadit ja allekirjoitat asiakirjoja sähköisesti

Mikä: Verkossa toimiva palvelu asiakirjojen laadintaan ja sähköiseen allekirjoittamiseen niin yksityishenkilöille kuin yrityksille.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Tarvitset yrityksellesi kuukausitilauksen, jos haluat allekirjoittamisen lisäksi myös laatia asiakirjoja.
  • Voit allekirjoittaa niin omia kuin myös palvelun avulla laadittuja asiakirjoja.
  • Sekä vahva että kevyt tunnistautuminen mahdollisia tarpeesta riippuen.
  • Kaikki asiakirjat tallentuvat arkistoon automaattisesti.
  • Useampi käyttäjätili ja avun kysyminen juristilta sisältyvät kattavampiin kuukausipaketteihin.

Hinta: 9,50 euroa per viisi allekirjoitusta, jos haluat vain allekirjoittaa. Sähköiset allekirjoitukset saatavilla myös osana kattavampia asiakirjanlaadintapaketteja hintaan 29, 89 tai 129 euroa kuukaudessa. Tällöin allekirjoitukset hinnoitellaan käytön mukaan. Katso pakettien tarkat sisällöt Docuen verkkosivuilta.


 

Telia Sign on saatavana kolmena eri versiona tai kattavampana Enterprise-pakettina

Mikä: Kuukausimaksullinen sähköinen allekirjoituspalvelu yrityksille.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
  • Allekirjoitetut sopimukset säilytetään maksutta 90 päivän ajan.
  • Enterprise-palvelussa voit hyödyntää Telia Arkistoa ja kerätä tarvittaessa allekirjoittajilta myös muita tietoja muokattavan verkkolomakkeen avulla.
  • Telia Sign on integroitavissa yrityksesi nykyisiin järjestelmiin.

Hinta: 10, 30 tai 60 euroa kuukaudessa paketin laajuudesta riippuen. Isompiin tarpeisiin saatavilla Enterprise-paketti räätälöidyllä hinnalla. Halvin paketti sisältää 10 allekirjoituspyyntöä per kuukausi. Ylimenevät allekirjoitukset maksavat 1,25 euroa kappaleelta.


 

SignHeron kuukausihinta sisältää rajattoman määrän allekirjoituksia

Mikä: Palvelu sähköiseen allekirjoittamiseen ja asiakirjojen hallintaan.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Allekirjoituskutsujen lähettäminen sähköpostitse.
  • Pdf-dokumenttien allekirjoittaminen tietokoneella tai mobiililaitteella.
  • Rajaton määrä allekirjoituksia kuukaudessa.
  • Ei ainakaan toistaiseksi mahdollisuutta vahvaan tunnistautumiseen.
  • Dokumenttien arkistointi.

Hinta: 5 euroa kuukaudessa per käyttäjä.


Assently E-Signista on tarjolla kolme eri versiota

Mikä: Sähköinen allekirjoituspalvelu niin pienille kuin isommillekin yrityksille.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Vahva sähköinen tunnistautuminen, kosketusnäyttöallekirjoitus tai tekstiviestiallekirjoitus.
  • Allekirjoitusjärjestys valittavissa.
  • Allekirjoitusten seuranta ja muistutukset.
  • Asiakirjojen säilytys arkistossa.
  • Saatavilla valmiita asiakirjamallipohjia.
  • Integroitavissa yrityksesi järjestelmiin.
  • Team- ja Enterprise-versioissa kattavasti lisäominaisuuksia.

Hinta: Pro-paketti 32 euroa kuukaudessa. Team-version kuukausihinta on 265 euroa. Järeämpiin käyttötarkoituksiin Enterprise-paketti on saatavilla räätälöityyn hintaan.


 

Aatos Sign on toistaiseksi maksuton palvelu

Mikä: Ilmainen sähköinen allekirjoituspalvelu kaikille asiakirjoille.

Ominaisuudet lyhyesti:

  • Allekirjoituskutsut lähetetään sähköpostiin.
  • Allekirjoitukset ovat jälkikäteen todennettavissa aikaleimalla, johon liitetään allekirjoittajan sähköpostiosoite.
  • Vahva tunnistautuminen ja integraatiot muihin järjestelmiin ovat tulossa mahdollisiksi jossain vaiheessa vuotta 2022. Tarkista nykytilanne Aatoksen verkkosivuilta.
  • Asiakirjat säilyvät tallessa Aatos-tilillä, josta voit toki halutessasi poistaa ne.

Hinta: Toistaiseksi maksuton.

 

Varmista ajantasaiset ehdot palveluntarjoajien verkkosivuilta

Tällä sivulla mainittujen sähköisten allekirjoituspalveluiden hinnat ja palveluehdot ovat voineet muuttua artikkelin julkaisun jälkeen. Varmista ajantasaiset tiedot palveluntarjoajien omilta verkkosivustoilta. Hinnat on esitetty ilman arvonlisäveroa.

Laskutusohjelma yrittäjälle

Isolta on tehokkain ja helppokäyttöisin laskutusohjelma.