Täydellisen tarjouksen 5 elementtiä

Täydellisen tarjouksen 5 elementtiä

Kun uudelle yrittäjälle koittaa ensimmäisen tarjouksen tekemisen aika, mieleen nousevat monet kysymykset: minkälainen tarjouksen tulisi olla, ja mitä siihen tulisi sisällyttää? Miten potentiaalisen asiakkaan saisi vakuutettua ja vastaamaan hyväksyvästi? 

Tarjous on virallisesti sopimusta edeltävä oikeustoimi. Oikeustoimilain mukaan sopimus syntyy, kun tarjous on hyväksytty sellaisenaan sen voimassaoloaikana, jolloin se sitoo molempia osapuolia. Tarjous lähetetään tavallisesti vastaukseksi tarjouspyyntöön tai esimerkiksi julkiseen kilpailutukseen. Se voidaan lähettää myös ilman pyyntöä, mikäli vastaanottajan ajatellaan hyötyvän työstä.

Tarjous on kriittinen osa myyntiprosessia. Siksi se kannattaa tehdä huolella ja huomioida tekijät, jotka vaikuttavat siihen, minkälainen mielikuva yrityksestäsi ja työsi laadusta syntyy lukijalle. Tärkeintä on, että hän vakuuttuu, että osaat ja voit auttaa häntä.

Täydellisen tarjouksen laatiminen vaatii toki harjoitusta, mutta näillä 5 elementillä pääset jo pitkälle, vaikka olisit vasta yrittäjyyden alkutaipaleella:

1.Selkeä rakenne ja sisällöt 

Tärkeintä on, että potentiaalinen asiakkaasi ymmärtää, mitä tarjoat ja mihin hintaan. Selkeän ja loogisesti etenevän tarjouksen tekeminen lähtee rakenteen suunnittelusta. Kun tarjouksen pääosiot ovat mietitty valmiiksi ennen kirjoittamista, myös sisältö on helpompi tehdä. Tarjous kannattaa pitää myös useimmiten melko tiiviissä 1–2 sivun mitassa.

Sisällytä nämä kohdat rakenteeseen:

  1. Asiakkaan ongelma – määrittele asiakkaan tarve myös tarjouksessa
  2. Tarjoamasi ratkaisuT – miten sinä voit ratkaista asiakkaan ongelman?
  3. Tarjoamasi työn hyödyt – mitä kaikkia hyötyjä työsi tuottaa asiakkaalle?
  4. Aikataulu – milloin aloitat, kauanko työ vaiheineen kestää ja koska se on valmis?
  5. Hinta – erittele työsi hinta selkeästi. Lisää tarjoukseen myös mahdolliset lisäpalvelut hintoineen.
  6. Referenssit – aiemmat työsi ja työkokemuksesi.
  7. Yrityksesi esittely – lisää tarjoukseen yrityksesi esittely.

Lisäksi on tärkeää, että tarjous ei vilise kirjoitusvirheitä, joten oikolue se useampaan kertaan ennen lähettämistä

2. Yksilöllinen ja räätälöity vastaanottajalle

Monet yrittäjät käyttävät samoja sisältöjä kaikissa tarjouksissaan. Tämä toki säästää aikaa, mutta samalla vähentää mahdollisuuksia tarjouskilpailun voittamiseen. Jotta potentiaalinen asiakkaasi voi uskoa, että pystyt ratkaisemaan juuri hänen ongelmansa, hänen täytyy kokea, että ymmärrät hänen liiketoimintaansa ja haasteitaan. Siksi on hyvä, että kuuntelet häntä tarkasti, perehdyt hänen toimialaansa, ja puhut tarjouksessa ”hänen kieltään”.

Voit tietenkin käyttää samanlaista tarjouspohjaa tarjouksissasi, mutta sisällöt on aina räätälöitävä tilaajan mukaan.

3. Luotettavuus

Yksi onnistuneen myyntiprosessin kulmakiviä on, että potentiaalinen asiakkaasi luottaa sinuun. Läpinäkyvyys ja rehellisyys tukevat luotettavuutta. Kerro tarjouksessasi selkeästi työn vaiheista ja niiden realistisesta kestosta. On myös tärkeää, että erittelet kaikki kustannukset läpinäkyvästi, sekä tuot työn ehdot esille avoimesti ja ymmärrettävästi.

4. Muista referenssit!

Ethän unohda referenssejä tarjouksestasi? Niiden avulla vakuutat potentiaalisen asiakkaasi kokemuksestasi sekä työsi laadusta. Kun tuot esille hyötyjä, joita asiakkaasi ovat työsi myötä saavuttaneet, lukija haluaa liittyä heidän joukkoonsa.

Tässä kohtaa ei kannata olla turhan vaatimaton. Tuo rohkeasti ja avoimesti esille onnistuneita projektejasi. Voit myös mainita alaan liittyvät koulutuksesi, työkokemuksesi sekä mahdolliset sertifikaattisi ja palkintosi.

5. Tarjouksen ulkoasu

Tarjouksen tärkein osa on sisältö, mutta hyvästäkään sisällöstä ei ole hyötyä, mikäli sitä ei pysty lukemaan. Kirjainten fonttikoon täytyy olla riittävän suuri ja teskstissä on oltava kappalejakoja sekä otsikointeja. Myös visuaaliset elementit voivat tukea sisällön ymmärrettävyyttä.

Ulkoasun päätarkoitus on tukea sisältöä, joten sen kanssa ei kannata kikkailla liikaa. Tarjouksen ulkoasun tulee mukailla väreiltään ja muotokieleltään brändisi ilmettä ja viedä huomio sisältöön. Muista, että tarjouksen visuaalinen ilme luo ensivaikutelman, joka muodostuu ennen kuin potentiaalinen asiakkaasi on lukenut siitä yhtäkään sanaa.

Muistathan myös muut tarjouksen merkinnät!

Lisäksi tarjouksessa on hyvä olla ainakin seuraavat asiat:

  • voimassaoloaika
  • lähettäjän tiedot
  • vastaanottajan tiedot
  • tieto mahdollisista toimituksista, niiden ehdoista, ajoista ja tavoista
  • maksuehdot ja -aika
  • muut ehdot
  • kaikki hinnat ja kustannukset arvonlisäveroineen

Ota tarjoustyökalu ja -pohja avuksesi

Tarjouksen tekeminen vaatii aina ajatustyötä ja keskittymistä. Tarjoustyöskentelyä voi kuitenkin helpottaa huomattavasti oikeanlaisilla työkaluilla. 

Esimerkiksi Duuersin tarjoustyökalu, Tarjoushallinta.fin tarjouspalvelu tai Isolta Arkhimedeksen laskutusohjelma voi helpottaa ja nopeuttaa tarjouksen tekoa suurestikin.

Tarjolla on myös monenlaisia tarjouspohjia, jotka voi täydentää yksilöllisiksi omilla tiedoillaan. Niitä löytyy niin pdf-, word kuin excel-muodossakin.