Projektinhallinta – mitä on projektinhallinta?

Projektinhallinta on organisoitua toimintaa, jonka tarkoituksena on suunnitella, toteuttaa ja valvoa projektin tavoitteiden saavuttamista. Se kattaa koko projektin elinkaaren alkaen suunnittelusta ja päättyen lopulliseen arviointiin ja sulkemiseen. Projektinhallinnan tavoitteena on varmistaa, että projekti toteutetaan ajallaan, budjetin mukaisesti ja laadukkaasti, vastaten asetettuja tavoitteita ja odotuksia.

Projektinhallinnan keskeiset osa-alueet

1. Projektin määrittely:
   • Projektin tavoitteiden ja laajuuden määrittäminen.
   • Sidosryhmien tunnistaminen ja heidän odotustensa huomioiminen.
2. Suunnittelu:
   • Projektisuunnitelman laatiminen, joka sisältää aikataulun, budjetin ja resurssisuunnitelman.
   • Riskien arviointi ja hallintasuunnitelman laatiminen.
   • Laadunhallintasuunnitelman kehittäminen.
3. Resurssien hallinta:
   • Tarvittavien resurssien (henkilöstö, materiaalit, laitteet) tunnistaminen ja varmistaminen.
   • Tiimin muodostaminen ja roolien määrittely.
4. Aikataulutus:
   • Tehtävien ja vaiheiden määrittely ja järjestäminen loogiseen ja järkevään aikatauluun.
   • Gantt-kaavioiden tai muiden aikataulutustyökalujen käyttö aikataulun hallintaan.
5. Budjetointi:
   • Projektin kustannusten arviointi ja budjetin laatiminen.
   • Kustannusseuranta ja budjetin hallinta projektin aikana.
6. Projektin toteutus:
   • Suunnitelmien toimeenpano ja projektin eteneminen vaiheittain.
   • Resurssien ja tiimin tehokas hallinta.
   • Viestintä ja yhteistyö sidosryhmien kanssa.
7. Seuranta ja valvonta:
   • Projektin edistymisen seuranta ja vertailu suunnitelmaan.
   • Muutosten hallinta ja korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen tarvittaessa.
   • Laadunvalvonta ja jatkuva arviointi.
8. Projektin päättäminen:
   • Projektin lopullinen arviointi ja raportointi.
   • Oppien kerääminen ja dokumentointi tulevia projekteja varten.
   • Projektin virallinen sulkeminen ja tarvittavien loppuselvitysten tekeminen.

Projektinhallinnan työkalut ja menetelmät

• Gantt-kaavio: Visuaalinen esitys projektin aikataulusta, joka näyttää tehtävien ja vaiheiden aikajanan.
• PERT-kaavio (Program Evaluation Review Technique): Työkalu, joka auttaa projektin tehtävien ja aikataulujen analysoinnissa ja suunnittelussa.
• Kriittisen polun menetelmä (CPM): Menetelmä, joka auttaa tunnistamaan projektin kriittiset tehtävät ja vaiheittain etenemisen.
• Kanban-taulu: Työkalu, joka auttaa visualisoimaan työn kulkua ja hallitsemaan tehtävien etenemistä.
• Projektinhallintaohjelmistot: Työkaluja, kuten Microsoft Project, Trello, Asana, ja JIRA, jotka auttavat suunnittelemaan, seuraamaan ja hallitsemaan projekteja.

Projektinhallinnan hyödyt

• Parantunut tehokkuus ja tuottavuus: Hyvä projektinhallinta auttaa varmistamaan, että projektit etenevät suunnitellusti, mikä parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta.
• Selkeät tavoitteet ja odotukset: Projektinhallinnan avulla voidaan asettaa selkeät tavoitteet ja odotukset, mikä auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään, mitä projektissa pyritään saavuttamaan.
• Parempi riskienhallinta: Riskien tunnistaminen ja hallinta ovat keskeinen osa projektinhallintaa, mikä auttaa minimoimaan ongelmia ja haasteita projektin aikana.
• Parannettu viestintä ja yhteistyö: Projektinhallinta edistää selkeää viestintää ja yhteistyötä tiimin ja sidosryhmien välillä.
• Kustannussäästöt: Budjetin ja resurssien tehokas hallinta auttaa vähentämään kustannuksia ja välttämään budjetin ylityksiä.

Projektinhallinta on välttämätön taito, joka auttaa organisaatioita ja tiimejä saavuttamaan tavoitteensa tehokkaasti ja laadukkaasti, riippumatta projektin koosta tai monimutkaisuudesta.

Takaisin etusivulle