Kirjanpidon hinta
Mitä uuden yrittäjän tai yrityksen kirjanpito maksaa?
Mikä on kirjanpidon hinta? Aloittavana yrittäjänä yksi ensimmäisistä päätöksistäsi on se, ulkoistatko kirjanpidon kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.
Usein ulkoistamista epäröidään lähinnä sen takia, että kirjanpidon hinta mietityttää. Pohdinnan tuskaa ei vähennä se, että tarkkoja lukuja kirjanpitohinnoista on välillä vaikea hahmottaa edes hinnastojen lukuja syynäämällä.
Tässä tekstissä käymme yrityksen perustajan – eli käytännössä toiminimiyrittäjän tai osakeyhtiön pyörittäjän – näkökulmasta läpi seuraavat asiat:
- Mistä eri hinnoittelumalleista kirjanpidon hinta voi muodostua?
- Miten pienyrittäjä itse voi vaikuttaa kirjanpidon hintaan?
- Mitä yrityksen kirjanpito (ihan oikeasti €uroissa) maksaa?
Tarkastelemme asiaa kohtalaisen pientä liiketoimintaa harjoittavien yksin- ja pienyrittäjien näkökulmasta. Mikäli olet perustamassa viiden työntekijän sivukonttoria Tokioon tai siirtämässä yrityksen kirjoja Caymansaaren veroparatiisiin, kannattaa lopettaa lukeminen tähän.
Mikäli tulit vain etsimään euromääräisiä esimerkkejä kirjanpidon hinnoista, voit hypätä kahden ensimmäisen kappaleen yli.
Suosittelemme kuitenkin lukemaan tekstin kokonaisuudessaan, jotta pääsisit paremmin selville siitä, mikä hinnoittelumalli on oman yrityksesi tarpeisiin sopivin ja miten saat itse painettua kirjanpidon hintaa alaspäin.
Miten kirjanpidon hinta määräytyy?
Kirjanpidon hintaan vaikuttaa tietysti se, millä periaatteilla hinta muodostetaan. Hinnoittelutapoja on monia, joista käymme läpi yleisimmät. Pienen yrityksen kirjanpitohinta voi perustua esimerkiksi:
- tositteiden tai vientien (termien selitykset alla) määrään,
- kirjanpitäjän tai tilitoimiston käyttämän ajan määrään (tuntiveloitus),
- sekä tositteiden ja vientien että käytetyn ajan määrään tai
- hinta voi olla osin tai täysin kiinteä.
Tosite tarkoittaa liiketapahtuman todistusaineistoa. Suomeksi tosite siis voi olla esimerkiksi kuitti, lasku, tiliote, matkalasku, vakuutussopimus tai vaikka rahtikirja tai liiketilan vuokrasopimus.
Vienti tarkoittaa sitä rahasummaa, jonka kirjanpitäjä vie kirjanpitoon tilin debet- tai kreditpuolelle. Tilitoimistot pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa, ja yhdestä toimittamastasi tositteesta tehdään siis yleensä vähintään kaksi vientiä.
Usein pienten toiminimien ja yritysten kirjanpito on tositeperusteisen ja tuntihintaisen mallin yhdistelmä. Kuukausihintaan saattaa sisältyä tietty määrä tositteita, ja rajan ylittävät tositteet veloitetaan yksittäisellä (ja usein hieman isommalla) kappalehinnalla.
Ylimääräisistä selvittelytöistä tai muista kirjanpidon töistä puolestaan maksetaan yleensä käytetyn ajan mukaan.
Kirjanpidon hinta: Mikä hinnoittelumalli on paras?
Vastaus otsikon kysymykseen riippuu täysin toimintasi laajuudesta, tarvitsemistasi lisäpalveluista sekä siitä, kuinka tarkasti haluat tietää kulut etukäteen.
Tositteiden määrään perustuva hinnoittelu on usein hyvä sellaisissa tapauksissa, joissa kuukausittain kertyvien kuittien ja laskujen määrä jää oikeasti hyvin vähäiseksi – esimerkiksi alle kymmeneen per kuukausi.
Aloittavilla yrittäjillä on kuitenkin usein tapana aliarvioida kertyvien tositteiden määrä, ja kirjanpidon hinta voi nousta äkkiä, mikäli kuitteja ja muita lippulappusia ja papereita alkaakin kertyä kymmenittäin.
Perushintaan saattaa esimerkiksi sisältyä 1-10 tositetta kuukaudessa, mutta sen jälkeen jokainen lisätosite tuo heti muutaman euron lisää kuluja kuukausimaksuun. Muista, että tosite tarkoittaa montaa muutakin asiaa kuin kuittia.
Myös käytetyn ajan määrään perustuva hinnoittelu on usein täysin kelpo valinta tilanteissa, joissa tositteiden määrä jää oikeasti pieneksi. Kirjanpidon hinta täydeltä tunnilta lähtee usein halvimmillaan noin 40-50 eurosta ylöspäin, mutta tämä summa on toki vain suuntaa-antava.
Jostain Rautavaaran tai Savukosken taajamasta löytyy tietysti aina kirjanpitäjä, joka tekee työn halvemmalla.
Tosite- ja aikaperusteisen hinnoittelumallin yhdistelmä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tositteet veloitetaan niiden määrän mukaan, mutta tilinpäätöstyö, veroilmoitus ja kirjanpidon tekemiseen liittyvät mahdolliset selvittelytyöt tehdään tuntihinnalla.
Nykyään kirjanpitoa tarjotaan yksin- ja pienyrittäjille myös kiinteillä kuukausimaksuilla. Tämä tarkoittaa sitä, että kuukausittaisten tositteiden määrällä ei ole väliä, ja kuukausihintaan sisältyy myös muun muassa tilinpäätös ja veroilmoitus. Tämän mallin etu on kulujen ennakoitavuus. Budjetti on helppo suunnitella, kun vuosittaiset kulut ovat jo etukäteen tiedossa.
Tässä hinnoittelumallissa kuukausimaksu saattaa ensin näyttää verrattain kalliilta tosite- tai tuntiperusteiseen kirjanpitoon verrattuna. Vuodessa kulut saattavat kuitenkin oikeasti olla useamman satasen halvempia, kun huomioidaan tilinpäätöksen ja veroilmoituksen osuus.
Tätä Accountor Go -hinnoittelumallia voi suositella lämpimästi päätoimisille yrittäjille, joilla tositteita kertyy paljon mutta määrä ei ole täysin vakio.
Miten voit itse vaikuttaa kirjanpidon hintaan?
Valitsemalla pidemmän ilmoituskauden
Jos liikevaihtosi on alle 30 000 euroa, voit ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot kerran vuodessa tai neljännesvuosittain. Tämä luonnollisesti vähentää kirjanpitäjäsi töitä ja sitä kautta kuluja.
Liikevaihdon ollessa 30 000-100 000 euroa voit maksaa alvit neljännesvuoden jaksoissa, mutta et vain kerran vuodessa.
Pidemmän ilmoituskauden voit valita itsellesi yrityksen perustamislomaketta täyttäessäsi tai myöhemmin muutosilmoituksella. Tämä tehdään kohdassa ”Oma-aloitteisten verojen verokausi”.
Hoitamalla tunnollisesti oman ruutusi
Mikäli toimitat kirjanpitomateriaalit wanhan koulukunnan malliin kirjekuoressa, muista laittaa kuitit ja tositteet järjestykseen (tiliotteiden tapahtumien mukaan) ennen kuin kuskaat ne kirjanpitäjälle.
Älä myöskään unohtele yhtään kuittia, laskua tai muuta tositetta. Kirjanpitäjäsi kyllä veloittaa sinua, jos hän joutuu painimaan pari ylimääräistä tuntia puuttuvien asiakirjojesi tietoja etsien.
- Lisää aiheesta: Voiko tositteiden toimitustapa vaikuttaa kirjanpidon hintaan?
Hyödyntämällä helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmia
Usein pienten toiminimien ja osakeyhtiön kirjanpidon hinta muodostuu siitä, että tilitoimistossa joudutaan manuaalisesti näppäilemään sekavassa järjestyksessä toimittamiasi paperisia tositteita kirjanpitojärjestelmään. Homma ei hoidu aivan hetkessä, mutta onneksi tähänkin käytäntöön on olemassa vaihtoehtoja.
Useat tilitoimistot tarjoavat nykyään jopa yksinyrittäjien käyttöön (älypuhelimille, tietokoneille tai tableteille) helppoja ohjelmistoja, joilla tositteet saa toimitettua itse suoraan kirjanpitoon. Tämä säästää tilitoimistoilta manuaalisen työn määrää, mikä näkyy halvempana hintana asiakkaalle.
Tätä vaihtoehtoa kutsutaan taloushallinnon sähköistämiseksi, mikä ei ole ollenkaan niin hankalaa kuin miltä se saattaa kuulostaa.
Sähköinen taloushallinto voi yksinkertaisuudessaan tarkoittaa pienelle päätoimiselle yrittäjälle sitä, että saapuvat laskut maksetaan suoraan ohjelmassa, jolloin ne kohdistuvat heti kirjanpitoon.
Myös kuiteista voi ottaa kuvan puhelimella tai tabletilla ja lähetetään se napinpainalluksella suoraan kirjanpitoon. Sama juttu myyntiraporttien kanssa.
Procountor Solo on hyvä esimerkki nimenomaan yksinyrittäjille suunnitellusta sähköisen taloushallinnon työkalusta.
Ohjelmistojen hallinta ei vaadi sen kummempaa osaamista kuin oman verkkopankin käyttäminen. Erillistä kirjanpito-osaamista ei siis tarvita.
Lue myös: Suositut kirjanpito-ohjelmat ja -palvelut pienyrittäjälle
Onko tarvetta tavata kasvotusten?
Kirjanpitäjän valintaan (ja sitä kautta hintaan) vaikuttaa myös se, onko sinulla tarvetta jutella asioista kasvotusten vai riittääkö sähköpostilla tai puhelimella tapahtuva kommunikointi.
Pienen paikallisen tilitoimiston ottamalla voi ehkä säästää muutaman kymmenen euroa kuussa, mutta tällöin kirjanpitosi voi olla riippuvaisempaa yhden henkilön työpanoksesta. Mitä jos hän sairastuu?
Suuria tilitoimistoja ei kannata karsastaa vain niiden koon takia – automaatio kirjanpitoalalla on lisääntynyt viime vuosina niin paljon, että isoiltakin toimijoilta löytyy nykyään kustannustehokkaita ratkaisuja myös yksinyrittäjille ja pienyrityksille. Kustannustehokas tarkoittaa suomeksi hyvää mutta siedettävän hintaista.
Viime vuosina trendi on ollut myös se, että isot tilitoimistoketjut ostelevat pienempiä toimijoita. Tätä kautta monen yksin- ja pienyrittäjän kirjanpito on siirtynyt ison tilitoimiston hoidettavaksi.
Päätä siis itse, mitä haluat tehdä. Hyviä tilitoimistoja löytyy ihan kaikenkokoisten toimijoiden joukosta.
Oman kotikuntasi tai -kaupunkisi tilitoimistoja löydät helposti esimerkiksi Suomen tilitoimistot -verkkoportaalista.
Mitä yrityksen kirjanpito (oikeasti) maksaa?
Tilitoimistojen sivuilla olevat hinnat ovat usein alkaen-hintoja. Tämä tarkoittaa usein sitä, että vain pöytälaatikkofirmat ja muutaman kuitin per vuosi toimittavat sivutoimiyrittäjät oikeasti selviävät kyseisillä hinnoilla. Tällöin kulut voivat olla joitain satasia per vuosi.
Päätoimisilla yrittäjillä hinnat ovat tietysti reilusti isompia – usein käytännössä vähintään 1000 euron vuosiluokkaa, kun mukaan huomioidaan tilinpäätös ja veroilmoitus.
Jos hoidat joka kuukausi kaikki tositteet säntillisesti kirjanpitäjällesi, eikä vuoden aikana kerry ylimääräistä selviteltävää, hinta voi olla rahtusen alempikin.
Jos tuntihinnalla toimiva kirjanpitäjä joutuu joka kuukausi selvittelemään puuttuvia tositteitasi 50 euron tuntihinnalla, ylimääräistä maksettavaa kertyy vuoden aikana mukavasti. Ei ole mitenkään erikoista, että päätoimisella yksinyrittäjälläkin kirjanpitokulut kohoavat yli 1500 euroon vuodessa.
Kun tilitoimistojen sivuilla puhutaan kuukausihinnoista, näihin ei yleensä kuulu tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekeminen vaan ne veloitetaan erikseen. Tähänkin on olemassa joitain poikkeuksia, joissa molemmat toimenpiteet kuuluvat kuukausihintaan.
Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinta voi siis olla kiinteä tai tuntiperusteinen. Näistä kahdesta toimenpiteestä kertyy joka tapauksessa useampi satanen lisää kirjanpidon hintaan vuodessa.
Pieni toiminimiyrittäjä voi saada tilinpäätöksen alle satasella, mutta useimmiten hinta on suurempi – usein käytännössä noin 150 euroa. Veroilmoitus on hieman tätä halvempi. Osakeyhtiöillä hinnat ovat hivenen kalliimpia.
Lisää pulitettavaa voi kertyä myös esimerkiksi palkanmaksukirjauksista, vuosi-ilmoituksista, konsultaatiosta, ja muista lisäpalveluista. Menoeriä kyllä riittää, jos toimintasi on laajaa.
Yhteenveto
Kirjanpitohintaan vaikuttaa paljon se, kuinka säntillisesti itse toimitat kaikki tositteesi kirjanpitäjälle. Puuttuvien tositteidesi perään soitteleva kirjanpitäjä kyllä laskuttaa työstään.
Sähköistämällä kirjanpitoa voit toimittaa tositteet kirjanpitäjälle tietokoneella tai puhelimellasi. Tämä vähentää kirjanpitäjän manuaalista työtä ja voi näkyä sinulle halvempana hintana.
Jos yrittäminen on päätoimista ja tositteita kertyy, kirjanpidon hinta vuodessa nousee nopeasti yli 1000 euroon. Päätyön ohessa sivutoimista yrittämistä tekevät selviävät tietysti rutkasti halvemmalla.
Tilitoimistoa valitessa kannattaa ottaa tarkasti selville se, mitä palveluun oikeasti kuuluu. Hinta voi olla kiinteä oikeasti tai leikisti. Pieneltä näyttävän kuukausihinnan päälle voi tulla paljon erilaisia lisäkuluja, ellet ole tarkkana sopimusta kirjoittaessasi.
Yritä myös tehdä tarkka arvio siitä, kuinka paljon sinulle kertyy kuukaudessa tositteita. Mikäli tilitoimisto veloittaa tuntihinnalla, kysy kuinka kauan tositemääräsi käsittelyyn kuluu aikaa. Jos arvostat kulujen ennakointia, valitse jokin oikeasti kiinteä kirjanpitopalvelu, jonka hintaan sisältyy myös veroilmoitukset ja tilinpäätökset.
Muista kuitenkin, että kirjanpidon hinta ei saa – tai ainakaan sen ei tulisi olla – ensimmäinen kriteeri tilitoimistoa valittaessa. Ilman turhia kommervenkkejä sujuva kirjanpito on yrittäjälle aina rahallista säästöä tuova etu.
