Toiminimen laskutus
Toiminimellä laskuttaminen – perustietoa uudelle yrittäjälle
(… ja kolme yleisintä aloittavan yrittäjän virhettä)
Uutena yrittäjänä haluat todennäköisesti saada kerrytettyä nopeasti rahaa kassaan, joten toiminimen laskutus on organisoitava kuntoon jollain tavalla.
Tässä lyhyessä pikaoppaassa käymme läpi seuraavat aihealueet:
Perustiedot laskutuksesta
Laskuttamiseen kannattaa suhtautua tiukasti alusta alkaen. Varsinkin yksinyrittäjillä laskujen lähettäminen tuntuu usein alkuvaiheessa vaikealta ja haastavalta, minkä vuoksi laskut eivät meinaa lähteä matkaan ajoissa tai ollenkaan.
Tämä puolestaan johtaa nopeasti siihen, että kassassa ei ole rahaa maksaa omia laskuja, vaikka saatavia asiakkailta pitäisi olla tulossa.
Älä sinä tee tätä virhettä, vaan muista, että hyvä tapa olisi hoitaa laskut vähintään kerran viikossa. Niille on syytä varata kalenterista tietty aika, jolloin ne hoitaa. Muuten on liian helppoa siirtää tehtävää aina vain eteenpäin.
Toinen valitettavan usein tapahtuva asia on, että laskuja lähetetään harvoin, eikä kukaan seuraa, onko niitä maksettu. Silloin voidaan huomata tilikauden päätteeksi, että saatavia olisi paljon. Tämä johtaa siihen, että budjetti menee sekaisin.
Laskuttamisessa on tärkeää tietää, onko laskuttamassa hintaa, joka sisältää arvonlisäveron vai hintaa, jonka päälle lisätään arvonlisävero. Tämä käytäntö kannattaa tehdä selkeäksi kun hintoja ilmoittaa asiakkaalle.
Vähänkään kokeneemmasta yrittäjästä asia kuulostaa täydeltä itsestäänselvyydeltä, mutta uusille yrittäjille se ei sitä välttämättä ole.
Yleisesti kuluttaja-asiakkaille esitetyt hinnat sisältävät aina arvonlisäveron ja yrityksille hinnat ilmoitetaan hinta plus arvonlisävero -muotoisina.
Kun laskutat yrityksiä, kannattaa tuo arvonlisävero myös muistaa laskuttaa, koska muuten joudut vähentämään sen sinun omasta osuudestasi. Laskuissa olisi aina hyvä ilmoittaa selkeästi, mitä on tehty, kenelle, milloin ja mihin hintaan.
Lisäksi arvonlisäveroprosentti tulee näkyä laskulla. Myös oma tilinumero ja viitenumero olisi hyvä löytyä, jotta rahat saapuvat perille asti.
Hyvä käytäntö on käyttää 14 päivän laskutusaikaa ja lain mukaista viivästyskorkoa.
Mitä muita merkintöjä laskussa tulisi olla?
Tutustu listaukseen pakollisista ja kevennetyistä laskumerkinnöistä sivuillamme.
Miten teen laskun?
Jos lähetettäviä laskuja kertyy runsaasti, apuna kannattaa käyttää laskutusohjelmaa. Edellä linkattu Isolta-laskutusohjelma on suunniteltu pienyrittäjille, ja se on pienillä laskumäärillä ilmainen.
Sähköistä laskutusohjelmaa käyttämällä säästät omaa aikaasi ja samalla näet, mitä kaikkia merkintöjä laskulta tulisi löytyä. Näin riski virheellisille kirjauksille vähenee.
Netistä löytyy myös runsaasti ilmaisia laskupohjia, joita olemme listanneet edellisen linkin takaa avautuvalle sivulle.
Aiheeseen liittyen: Kirjanpito- ja laskutusohjelma toiminimelle tai pienelle osakeyhtiölle – 7 vaihtoehtoa
3 yleistä toiminimen laskutukseen liittyvää virhettä
Oletko ikinä kokeillut suunnistaa Helsingissä käyttäen apuna Rovaniemen karttaa?
Todennäköisesti et. Silti moni yrittää pyörittää liiketoimintaa ymmärtämättä numeroita ollenkaan, vaikka ne ovat liiketoiminnan kartta ja kompassi samassa paketissa.
On olemassa muutamia yleisiä virheitä, jotka toistuvat hyvin usein aloittavien yrittäjien laskutusasioissa.
Käydään nämä asiat nyt lyhyesti läpi.
Virhe 1: Unohdat, että joudut laskuttamaan lähes kaksinkertaisesti sen, mitä haluat saada käteesi
Karkeasti voisi sanoa, että lähes puolet tilillesi ilmestyvästä rahasta katoaa tavalla toi toisella erinäisiin veroihin ja kuluihin.
Arvonlisäverot, ennakkoverot, pakolliset YEL-maksut ja muut liiketoiminnan verot ja kulut on hoidettava jämptisti, ja yllätysmenoeriä tulee aina. Niillekin kannattaa varata oma pieni hätävaransa.
Tietysti asiassa on muuttujia, mutta jos muistat tuon, et mene täysin metsään.
Lue lisää: Yrittäjän laskutus – paljonko siitä jää käteen?
Virhe 2: Unohdat, että et voi laskuttaa 40:ää tuntia viikossa, jos myyt omaa aikaasi
Sinun on jossain vaiheessa pakko myös myydä ja markkinoida. Lisäksi muiden juoksevien asioiden hoitamiseen menee aikaa.
Toimialakohtaiset vaihtelut voivat toki olla isoja, mutta kuvitellaan, että voisit laskuttaa esimerkiksi 40 prosenttia viikkotunneistasi.
Tämä tarkoittaa, että olet laskutettavassa työssä 16 tuntia viikossa tai kaksi päivää viidestä. Tämähän tietysti aiheuttaa sen, että jos haluat tuntiliksaksesi 10 euroa, joudut laskuttamaan 20 euroa (sääntö nro 1).
Mutta et ehdi tekemään kovin montaa tuntia laskutettavaa työtä (sääntö numero 2) ja sinun täytyy laskuttaa 20 / 0,4 = 50€ tunnilta saadaksesi edes 10 euron tuntipalkan kaikista viikkotunneistasi.
Virhe 3: Unohdat, että haluat joskus olla myös lomalla
Yrittäjiltä lomat tuppaavat usein unohtumaan, mikä ei ole järin hyvä asia oman jaksamisen kannalta.
Mikäli haluaisit pitää kuukauden kesäloman, kohdassa 2 tehtyä laskelmaa tulisi muuttaa seuraavasti: 50 / 0,916 (yksitoista kuukautta vuodesta, on 91,6 % vuodesta) = noin 54,60 €.
Tällä karkealla numeromagialla olemme saaneet vaatimattomasta 10 euron tuntipalkkatoiveestasi laskutussummaksi 54,60 euroa.
Yritystoiminnan alkuvaiheessa kannattaa varata aika tilitoimistoon tai paikalliselle kirjanpitäjälle. Heiltä voi oppia yllättävän paljon yrityksen talousasioista.
Toiminimen kirjanpidon tekeminen itse on usein kannattavaa vain, jos toiminta on hyvin pientä ja sivutoimista.
Muutama sananen oman työn hinnoittelusta
Yksi suurimmista mokista, joita aloittavat yrittäjät (ja koneemmatkin) tekevät, on oman liiketoiminnan perustaminen seuraavanlaiseen ajatteluun:
”Teen samaa kuin kilpailijat, mutta halvemmalla.”
Toki jos olet onnistunut luomaan jonkin innovaation, joka pudottaa tuotantokuluja 50 prosentilla, niin tällöin halvemmalla myyminen on varmasti oikein hyvä idea. Mutta kovin kannattavaa se ei ole, jos tuotat esimerkiksi jotain palvelua.
Kuvittele, että myyt vaikkapa kotisiivousta ja kilpailijasi velottaa siitä 70 euroa tunti. Päätät olla noheva ja myydä omaa palveluasi 55 euroa tunti.
Jos teet kotisiivousta 20 tuntia viikossa 55 euron tuntilaskutuksella, voit laskuttaa itsellesi 1100 euroa viikossa. Jos kilpailijasi tekee 15 tuntia viikossa 70 euron tuntilaskutuksella, hän voi laskuttaa itselleen 1050 euroa viikossa.
Eli hän tienaa 95,4% siitä summasta mitä sinä tienaat, mutta tekee töitä vain 75% siitä ajasta, jonka sinä teet. Kaiken lisäksi hintojen polkemisen ikävä seuraus voi olla se, että saatat saada itsellesi asiakkaiksi hintatietoisia kitupiikkejä, jotka valittavat jatkuvasti kaikesta.
Bisneskirjailija Jari Parantainen on joskus tokaissut, että köyhän ei kannata myydä köyhille, koska silloin kaikki ovat köyhiä. Suuntaa palvelusi reilusti itseäsi varakkaammille, jos se on mahdollista.
Rikkaat ihmiset mielellään vaihtavat rahaa vapauttaakseen itselleen aikaa. Köyhemmän ihmisen korkein prioriteetti voi olla raha, ei niinkään aika. Eli tiivistettynä: hyvä asiakas on sellainen, joka ostaa sinulta mielellään ja ei pidä hintaa tärkeimpänä kriteerinä.
Voit pyytää melkein mitä tahansa hintaa, jos erotut riittävästi ja osaat perustella hintasi hyvin. Hinta on aina myös viesti, eikä liian alhaisen hinnan tarjoaminen läheskään aina anna positiivista mielikuvaa.
Mistä hyvä ilmainen laskupohja yrittäjälle? Tutustu vaihtoehtoihin
Haetko ilmaista laskupohjaa? Tulit oikealle sivulle. Jokaisen yrittäjän on pakko hoitaa laskutus jollain tavalla – onhan kassaan saatava rahaa. Voit luoda ilmaisia laskuja verkossa käyttämällä joitain netin suosituista laskupohjapalveluista tai laskutusohjelmista.
Ilmainen laskupohja voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi Word- tai Excel-tiedostoa, johon syötät pakolliset laskumerkinnät. Parhaat laskupohjat laskevat automaattisesti arvonlisäveron määrät ja loppusummat. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa laskupohjaan laskutettava summa ilman alv:n osuutta.
Laskupohja voi olla myös nettiselaimessasi toimiva palvelu, joka luo ladattavan tiedoston syöttämiesi tietojen perusteella. Vaihtoehtoja on monia erilaisia.
Millainen sitten on hyvä laskupohja yrittäjälle? Alla muutamia esimerkkejä valmiista laskupohjista toiminimiyrittäjille ja osakeyhtiöiden pyörittäjille.
Linkit aukevat uuteen selainikkunaan.
- Isoltan ilmainen Excel-laskupohja
- Eebun ilmainen laskupohja
- Zervantin laskupohja
- Laskuharin pdf-laskupohja
Isolta tarjoaa pienyrittäjien käyttöön myös laskutusohjelmaa, joka on pienillä laskumäärillä täysin ilmainen. Lisätietoa löydät yllä olevan linkin takaa.
Toki voit halutessasi rakentaa oman laskupohjan myös täysin itsenäisesti. Se onnistuu, mikäli sinulla on käytössäsi Excel tai Word. Tee niillä itsellesi tyhjä laskupohja, johon voit aina täyttää laskun tiedot.
Virallinen laskupohja
Mitään yhtä virallista laskupohjaa ei ole olemassa. Voit käyttää esimerkiksi mitä vain yllämainituista, mutta virallisen laskusta tekee se, että siinä mainitaan seuraavat tiedot:
Laskupohja: pakolliset laskumerkinnät
Laskupohjan pitäisi sisältää paikat ainakin seuraaville merkinnöille:
- laskun antamispäivä
- yrityksesi nimi
- osoite ja Y-tunnus
- ostajan nimi ja osoite
- palvelun luonne ja suorituspäivä
- veroton yksikköhinta, verokanta ja arvonlisäveron osuus.
Edellä mainituilla, niin sanotuilla kevennetyillä laskumerkinnöillä pärjäät pitkälle. Yleisistä laskumerkintävaatimuksista voit halutessasi lukea tarkemmin lisää linkin takaa.
Miten lasku sitten käytännössä lähetetään?
Sinun täytyy vain avata valmis laskupohja, ja kirjoittaa siihen vaaditut tiedot. Tämän jälkeen voit lähettää asiakkaalle laskun sähköisesti tai halutessasi tulostaa sen ja lähettää postitse. Ilmaista laskupohjaa voi käyttää monella tavalla.
Laskuttamiseen voit hyödyntää mitä vai yllämainituista palveluista ja laskupohjista.
Jos sinulle kertyy kuukaudessa vähänkin enemmän laskutettavaa, kannattaa harkita jotakin halpaa ja sähköistä kirjanpito- ja laskutusohjelmaa.
Ilmaisiin laskupohjiin verrattuna säästät mukavan määrän tunteja kuukaudessa.
Mistä muualta löydän lisää laskupohjia?
Pienillä laskumäärillä voit myös käyttää ilmaiseksi joitakin nettiselaimessa toimivia laskutusohjelmia – tutustu esimerkiksi Isoltan helppokäyttöiseen laskutusohjelmaan.
Voit myös ladata Googlesta ilmaisia .doc -muotoisia laskupohjia kirjoittamalla hakusanaksi ”laskupohja doc” tai “laskupohja word”. Jos taas haluat pohjan pdf- tai excel-muotoisena, lisää nämä maininnat hakusanan loppuun.
Sitten vain klikkaat linkistä ja laskupohja tallentuu tietokoneellesi.
Voit toki halutessasi tehdä myös itse Wordilla tai Excelillä oman ilmaisen laskupohjan, johon voit liittää yrityksesi logon ja yhteystiedot valmiiksi.
Voit myös ladata jonkin verkosta löytyvän laskupohjan ja muokata siitä omannäköisesi. Hyviä laskupohjia yrittäjille löytyy internetistä roppakaupalla.
Ilmainen matkalaskupohja
Tämä sivu käsittelee ilmaisia laskupohjia, mutta mikäli työhösi liittyy matkustamista, voit hyödyntää myös ilmaista matkalaskupohjaa, jonka löydät linkin takaa.
Sinun täytyy vain syöttää matkasi tiedot lomakkeeseen, jonka jälkeen saat valmiin matkalaskun sähköpostiisi. Aikaa matkalaskun tekemiseen kuluu noin minuutti.
Toiminimen laskutukseen liittyen sinua saattaa kiinnostaa seuraava kirjoittamamme teksti:
