Hyvityslasku – milloin ja miten hyvityslasku tehdään?

Mikä on hyvityslasku?

Hyvityslasku on lasku, jolla korjataan aiemmin lähetetty virheellinen lasku tai osa siitä. Se toimii kirjanpidollisena vastakirjauksena alkuperäiselle laskulle ja auttaa pitämään laskutuksen sekä verotuksen kunnossa.

Tällainen laskun korjaus tehdään tyypillisesti silloin, kun:

laskun summa on virheellinen
arvonlisävero (ALV) on laskettu väärin
asiakas palauttaa tuotteen
palvelu perutaan
annetaan alennus jälkikäteen

Kyse ei siis ole vain “muokatusta laskusta”, vaan erillisestä asiakirjasta, joka viittaa alkuperäiseen laskuun.

Milloin lasku kannattaa korjata?

Jos virhe huomataan ennen kuin lasku on lähetetty asiakkaalle, voit yleensä korjata sen suoraan. Kun lasku on jo toimitettu, turvallisin ja selkein tapa on tehdä korjaus kirjanpitoa varten hyvityslaskulla ja tarvittaessa lähettää uusi, oikea lasku.

Tämä käytäntö tekee tapahtumaketjusta selkeän sekä asiakkaalle että kirjanpidolle.

Miten hyvityslasku tehdään?

Hyvityslasku näyttää pitkälti tavalliselta laskulta, mutta siinä viitataan aina alkuperäiseen laskuun. Hyvityslaskussa tulee olla:

oma juokseva laskunumero
viittaus alkuperäiseen laskuun (laskunumero ja päivämäärä)
selkeä merkintä, että kyseessä on hyvityslasku
hyvityksen peruste (miksi laskua korjataan)
hyvitettävä summa ja ALV-erittely
kokonaissumma (usein negatiivinen)

Useimmissa laskutusohjelmissa hyvityksen voi tehdä nopeasti suoraan alkuperäisen laskun pohjalta.

Osittainen hyvitys

Kaikkia laskuja ei tarvitse hyvittää kokonaan. Osittainen hyvitys on järkevä esimerkiksi silloin, kun:

vain osa tuotteista palautetaan
palvelusta annetaan osittainen alennus
toimituksessa on ollut puute ja hinta sovitaan pienemmäksi

Tällöin korjataan vain se osa, johon muutos liittyy.

Laskun korjaus ja arvonlisävero

Korjaus vaikuttaa myös arvonlisäveroon. Kun hyvitys tehdään:

ALV korjataan samassa suhteessa kuin alkuperäisessä laskussa
muutos kirjataan kirjanpitoon
veroilmoitus heijastaa muutosta, kun kirjanpito on ajan tasalla

Varmista, että ALV-erittely näkyy samalla logiikalla kuin alkuperäisessä laskussa, jotta tieto pysyy selkeänä.

Entä jos asiakas on jo maksanut?

Jos asiakas on ehtinyt maksaa virheellisen laskun, voit palauttaa liikaa maksetun osuuden tai sopia, että summa vähennetään seuraavasta laskusta. Hyvitys kirjataan silti asianmukaisesti, jotta kirjanpitoon jää selkeä jälki muutoksesta.

Yleisimmät virheet laskun korjauksessa

alkuperäiseen laskuun ei viitata lainkaan
ALV:tä ei oikaista samassa suhteessa
muutosta ei kirjata kirjanpitoon
lähetetään vain uusi lasku ilman selkeää vastakirjausta

Kun tapahtumat dokumentoidaan selkeästi, vältät turhat selvitykset ja pidät asiakassuhteen kunnossa.

Voiko hyvityslaskun perua?

Jos hyvityslasku on tehty virheellisesti, se korjataan yleensä tekemällä uusi vastakirjaus. Tärkeintä on, että kirjanpidossa tapahtumaketju pysyy ymmärrettävänä: alkuperäinen lasku, siihen liittyvä hyvitys ja mahdollinen uusi lasku.

Yhteenveto

Hyvityslasku on selkein tapa korjata jo lähetetty lasku ja varmistaa, että kirjanpito sekä ALV pysyvät oikein. Kun toimit johdonmukaisesti ja viittaat aina alkuperäiseen laskuun, laskutuksen korjaaminen on suoraviivaista ja läpinäkyvää.

Laskutusohjelma yrittäjälle

Finago Isolta on tehokkain ja helppokäyttöisin laskutusohjelma.

Ota käyttöön