Maksumuistutus – mitä tehdä jos asiakas ei maksa laskua?

Laskun maksamatta jääminen on tilanne, johon lähes jokainen yrittäjä törmää jossain vaiheessa. Useimmiten kyse ei ole pahantahtoisuudesta vaan unohduksesta tai epäselvyydestä. Tässä oppaassa käymme läpi, miten toimit rauhallisesti ja järjestelmällisesti, jos asiakas ei maksa laskua ajallaan.

Mitä tehdä kun laskun eräpäivä menee ohi?

Jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä, ensimmäinen askel on tarkistaa tilanne.

Varmista:

että maksu ei ole juuri lähtenyt
että lasku on lähetetty oikeaan osoitteeseen
ettei asiakkaalla ole kysymyksiä laskusta

Usein tilanne ratkeaa nopeasti ystävällisellä muistutuksella.

Näin lähetät maksumuistutuksen

Maksumuistutus on ensimmäinen virallinen keino pyytää maksua. Sen voi lähettää heti eräpäivän jälkeen tai muutaman päivän kuluttua.

Hyvä maksumuistutus on:

asiallinen
selkeä
ystävällinen

Muistutuksessa kannattaa mainita:

alkuperäinen lasku ja laskunumero
avoin summa
uusi eräpäivä
maksutiedot

Usein jo ensimmäinen muistutus riittää.

Voiko muistutusmaksun lisätä?

Yritysasiakkaalle voidaan yleensä lisätä kohtuullinen muistutusmaksu. Kuluttaja-asiakkaiden kohdalla sääntöihin liittyy tarkempia vaatimuksia.

Jos lisäät maksun, kerro siitä selkeästi muistutuksessa.

Entä viivästyskorko?

Viivästyskorkoa voidaan periä eräpäivän jälkeen. Korko määräytyy korkolain mukaan tai sopimuksen perusteella.

Korko kannattaa mainita jo alkuperäisessä laskussa tai sopimusehdoissa.

Ota yhteyttä asiakkaaseen

Jos maksua ei kuulu muistutuksesta huolimatta, suora yhteydenotto voi auttaa.

Usein kannattaa:

soittaa tai lähettää viesti
kysyä onko laskussa epäselvyyttä
sopia maksusuunnitelma tarvittaessa

Asiallinen keskustelu säilyttää hyvän asiakassuhteen.

Milloin siirtyä perintään?

Jos laskua ei makseta muistutuksista huolimatta, seuraava vaihe on perintä.

Vaihtoehdot:

hoidat perinnän itse
siirrät saatavan perintätoimistolle

Perintä kannattaa aloittaa kohtuullisen ajan kuluttua, jotta saatava ei vanhene.

Voiko asiakkaan kanssa sopia maksujärjestelystä?

Kyllä. Monessa tilanteessa maksusuunnitelma on järkevä ratkaisu.

Se voi:

parantaa todennäköisyyttä saada rahat
säilyttää asiakassuhteen
vähentää riitatilanteita

Kirjaa sovitut ehdot selkeästi.

Yleisimmät syyt maksun viivästymiseen

lasku on unohtunut
lasku on mennyt väärään osoitteeseen
asiakkaalla on kassahaasteita
laskun sisältö ei ole selkeä

Näiden ennakointi vähentää ongelmia.

Miten ehkäistä maksamattomat laskut?

Voit pienentää riskiä:

sopimalla maksuehdoista etukäteen
laskuttamalla nopeasti työn jälkeen
käyttämällä ennakkolaskua tarvittaessa
kuvaamalla työn selkeästi laskussa

Selkeät käytännöt helpottavat molempia osapuolia.

Yhteenveto

Maksamatta jäänyt lasku on tavallinen osa yritystoimintaa, eikä siihen kannata suhtautua paniikilla. Useimmiten tilanne ratkeaa nopeasti ystävällisellä muistutuksella ja avoimella viestinnällä. Jos maksua ei kuitenkaan kuulu, käytössä on selkeä etenemismalli muistutuksesta perintään.

Laskutusohjelma yrittäjälle

Finago Isolta on tehokkain ja helppokäyttöisin laskutusohjelma.

Ota käyttöön